Članovi odbora ne mogu dozvoliti da njihovi lični interesi ometaju odluke koje donose kao direktori. Dakle, gotovo sve korporacije imaju politike sukoba interesa i izjave koje zahtevaju od direktora da potpišu.
Šta je sukob interesa?
Neki primjeri situacija koje mogu dovesti do sukoba interesa za člana korporacije:
- Ako član Odbora ima spoljni poslovni interes u kompaniji koja se takmiči sa kompanijom u kojoj je on ili ona član odbora
- Ako je član odbora odgovoran za odluke koje mogu uticati na cenu akcija kompanije
- Ako član Odbora ima saznanja o predstojećem spajanju kompanija ili kupovini ili prodaji.
- Ako je član upravnog odbora u ličnom odnosu sa zaposlenim u preduzeću.
Imajte na umu da postoji ili ne može biti krivično djelo. Obično se pojavljuje nepravednost ili sukob interesa koji izaziva probleme.
Kada pripremiti politiku sukoba interesa
Politiku sukoba interesa treba da pripremi advokat vaše korporacije i da ga potpišu svi članovi odbora na prvom (organizacionom) sastanku odbora ili kada se pridruže odboru.
Nijednom članu odbora ne treba dozvoliti da služi bez potpisivanja ove politike.
Dužnosti članova odbora
Politika sukoba interesa treba da opiše dužnosti članova odbora:
- Fiduciarne obaveze, za finansijska i pravna pitanja. Fiducijarna pitanja uključuju odgovornosti da se bore za poslovne interese. Ova fiducijarna odgovornost uključuje sve ostale odgovornosti odbora.
- Dužnost lojalnosti, postavljanje odgovornosti odbora nad drugim spoljnim interesima
- Obaveza poverljivosti, čuvanje privatnih poslova i informacija sa sastanaka odbora i poslovanja kompanije.
Izvan interesovanja
Politike sukoba interesa zahtevaju od članova odbora da otkriju spoljne interese koji su u suprotnosti sa interesima kompanije. Ovi potencijalni sukobi interesa uključuju odnose ili odgovornosti (lične, finansijske i druge). Ova politika omogućava članovima odbora da zadrže direktora da učestvuje u diskusiji, izvještavanju ili glasanju o nekom pitanju. Član takođe može da se odrekne (izgovore) iz tog pitanja.
Nastavak sukoba interesa
Ako je konflikt interesa značajan, kontinuiran i nepopravljiv, a ako otežava sposobnost pojedinca da izvršava dužnosti na položaju, politika sukoba interesa daje organizaciji pravo da ukloni osobu sa položaja.
Tipična politika konflikta interesa
Politika sukoba interesa za odbor direktora može uključivati:
- Definicije, kao što su "zainteresovana osoba" i "finansijski interes"
- Diskusija o obavezi otkrivanja i utvrđivanja da li postoji sukob interesa
- Procedure za rješavanje sukoba interesa, od strane pojedinca ili odbora
- Šta se događa ako odbor utvrdi ili ima opravdan razlog da veruje da je došlo do povrede sukoba interesa
- Diskusija o nadoknadi direktora od organizacije i njenog uticaja na funkciju odbora
- Zahtjev za godišnji pregled politike sukoba interesa, otkrivanje spoljašnjih interesa i ponovnog potpisivanja politike.
Potpisane politike sukoba interesa za svakog člana odbora su deo korporativne evidencije i moraju se voditi u knjizi ili dokumentu korporativne evidencije.