Dobijte svoje donatorske datoteke po nalogu
Kada znate kada je došlo to vreme, a šta onda radite? Nekoliko neprofitnih profesionalaca dalo je ove odgovore kada sam ih zamolio da završe rečenicu: "Znao sam da je vrijeme da se dobije novi sistem upravljanja donatorima kada ..."
- Onaj koji smo imali nije mogao da izvještava podatke na način koji nam je bio potreban.
- Pas je pojeo moje indeksne kartice.
- Želeo sam da znam stvari o mojim donatorima, i trebalo je apsurdno vreme kadra da nađem odgovor.
- Poslednji "sistem" je ostavio u glavi.
- Jedina osoba koja je imala pojam kako da koristi sistem (stara baza podataka Access) je penzionisala.
- Računar volontera srušio se i sve smo izgubili.
Jesu li ti razlozi istiniti za svoje neprofitne organizacije?
Međutim, odlučiti da vam je potreban novi sistem je jednostavan dio. Postoji svet zbunjujućih informacija o konkurentnim sistemima i nema jednostavnog načina da se sve to zajedno.
Okrenuo sam se na "Consumer Reports" neprofitne tehnologije da pronađem odgovore. Idealware je neprofitna organizacija koja pomaže drugim neprofitima da donose pametne softverske odluke vršenjem nepristrasnih istraživanja, a zatim ih pretvaraju u lako razumljive izvještaje, članke i obuku.
Andrea Berry, direktorica partnerstva i učenja na Idealware-u, sugeriše ove korake u izboru novog sistema upravljanja donatorima.
Otkrijte da li vam je zaista potreban novi sistem.
Berry kaže da započne procenom zašto vam se ne sviđa vaš sistem. Problem možda nije ono što mislite i nije lako zameniti softver. Potrebno je vreme, trud i novac.
Berry je rekao: "Ne postoji sistem srebroga metka, pa se uverite da je vaš trenutni sistem zaista neadekvatan.
Na primjer, možda će vam trebati samo saznati više o sistemu koji imate, umjesto da se potpuno prebacite na potpuno novi sistem. "
Podesite vreme za utvrđivanje problema koji je zaista problem. Može li to biti jedno od sledećih?
- Trebate više treninga. Možda vaš trenutni sistem ima funkcije koje ne razumete ili znate kako da ih koristite. Pitajte svog prodavca ako postoje mogućnosti za obuku, kao što su video zapisi ili online resursi kojima možete pristupiti.
- Treba vam više podrške. Koje su opcije podrške za vaš trenutni sistem? Postoji li dostupna i pristupačna podrška? Da li prodavac razume vaše probleme i pokuša da pomogne, ili da li vam pričaju? Da li imaju rešenje za vaš problem?
- Ne razumete sve mogućnosti vašeg trenutnog sistema. Da li stvarno znate sigurno da ne radi ono što želite? Postoji li dostupna dokumentacija? Neki proizvođači naporno rade na pružanju dodatne pomoći kao što su video zapise, forumi na kojima možete postavljati pitanja i književnost napisana za ne-tehnike.
- Vaš sistem je suviše slab ili suviše robustan. Određivanje sistema vašeg procesa i vašeg budžeta je presudan korak.
- Vaš sistem je preskup. Da li plaćate više funkcionalnosti nego što vam je potrebno? Berry kaže: "Kada razgovarate sa prodavcem, zapamtite da je ovo prodaja ... priroda je da se" prodate ". Razumijevanje vaših potreba će vam pomoći da ne bude ometan "sjajom sjajnog objekta". "
- Vaš sistem je zastareo. Možda u vašem sistemu nedostaju nove funkcije. Imajte na umu da bi trebalo redovno ažurirati automatski ili sam ili vaš prodavac. Samo budite svesni kako vaš sistem ostaje ažuriran.
- Prodavac više ne podržava vaš sistem. Berry kaže da ovo nije uobičajeno, ali se to dešava, pogotovo ako je manji prodavac kupio veći.
Idealware obezbeđuje radnu svesku, Vodič za potrošače za nizak troškove donatorskih sistema koji će vam pomoći da vodite ovaj proces samoprocene.
Identifikovati tim zainteresovanih strana.
Pa ste odlučili da se prebacite. Šta je sledeće?
Berry je rekao: "Ono što vidimo stalno je da direktor za razvoj odluči da dobije novi sistem, ali se ne konsultuje sa odeljenjem za marketing, odnosno izvršnim direktorom ili volonterskim koordinatorom , koji će svi koristiti sistem."
Dobro je savjetovati svima koji će koristiti ovaj sistem. Kada razmišljate o funkcijama koje su vam potrebne, dozvolite svima da kažu. Uverite se da će svi koji će koristiti ili biti pod utjecajem sistema predstavljeni. Neko u glavnom odeljenju za poklone treba definitivno biti prisutan, kao i pojedinac koji vodi aktivnosti prikupljanja sredstava.
Razumijte svoje trenutne procese.
Napravite detaljnu listu svojih procesa prikupljanja sredstava, standardizujte ih i procenite sve što radite sa vašim bazama podataka. Pitajte svoju organizaciju:
- Zašto to radimo ovako?
- Da li moramo i dalje raditi na takav način?
Berry je rekao: "Standardizacija vam daje fleksibilnost u izboru sistema ... jeftiniji sistemi ne dopuštaju veliku fleksibilnost, tako da manje" nepodobnosti ", to bolje. Potražite najbolje prakse na terenu i izbjegavajte jedinstvene procedure."
Eliminišite višak radnog staza pre nego što investirate. Koliko puta unosite adresu, na primer? Nemojte nositi nadvazudne taktike koji se tokom godina proliferisali i umesto toga fokusirate se na ono što vaša organizacija trenutno treba.
Na primer, želimo da podesite standard za unos broja telefona. Da li ćete snimati brojeve kao (555) 555-5555 ili 555-555-5555? Ovo su sve bitne detalje o kojima treba razmišljati.
Prioritizujte svoju listu želja .
Obježite sve koji će koristiti sistem ili ko će dobiti izvještaje iz nje. Mozete zamisliti sve što bi mogli, a zatim ih rangirajte. Odredite ono što vam je apsolutno potrebno, bez kojih je sistem beskoristan. Prvo će to učiniti da ne odeš na nivo složenosti koji bi mogao uništiti budžet.
Berry preporučuje kreiranje liste sa tri nivoa:
- Šta vam je potrebno ili je sistem beskoristan?
- Šta bi bilo lepo imati, ali nije prekidač dogovora?
- Šta biste hteli ako novac nije bio opcija?
Popularne karakteristike često uključuju:
- Praćenje angažovanja donatora
- Prilagođena polja i beleške
- Gajenje donatora
- Sposobnosti raspoređivanja
- Izveštaji o popularnim trendovima
- Upravljanje članstvom
Bonus: Pogledajte Salsin Vodič za CRM da biste utvrdili ispravne funkcije za vašu organizaciju.
Uradite svoje istraživanje.
Koristite Idealware. Oni su uradili neophodna istraživanja za vas. Izveštaji Idealware-a su sužili polje, odabrali sisteme koji su namenjeni sistemima za upravljanje donatorima, a potom izvukli prvih deset sistema i obezbedili spisak karakteristika.
Pogledajte Vodič za potrošače za male sisteme za upravljanje donatorima.
Koristeći izveštaj, napravite kratku listu od tri ili četiri održiva sistema.
Demonstracije raspoređivača rasporeda.
Neki proizvođači će doći do vas, ili možete ići kod njih. Međutim, mnoge demo emisije se emituju na mreži pomoću alata za razmjenu weba. Ponekad možete čak i preuzeti probnu verziju.
Obavezno koristite prave primjere kako biste vidjeli kako će svaki sistem raditi za vaše potrebe. Odlična pomoć je Idealware's Six Tips za navigaciju Demo prodavca.
Rasporedite sisteme prema vašoj listi želja - fancy prema osnovnim potrebama i visokim troškovima nasuprot pristupačnom - i odaberite pravi sistem za vas.
Možda ćete moći da kupite svoj novi sistem putem kreditne kartice na mreži, ali veći sistemi mogu imati ugovor koji treba obraditi i potpisati.
Berry kaže: "Ponekad možete odmah da počnete da koristite svoj novi sistem, dok drugi sistemi trebaju biti prilagođeni. DonorPerfect Online je dobro poznat po prilagođavanju sistema pre nego što započnete, dok su drugi sistemi, poput GiftWorks-a, jednostavni za korištenje - Neki sistemi će trebati konsultanta da se uspostavi. "
Imajte na umu da ćete koristiti CRM za poboljšanje donatorskih odnosa, ali možete ga čak koristiti da biste poboljšali svoje strategije prikupljanja sredstava.
Dan Quirk je menadžer marketinga u kompaniji Salsa Labs, premijerskoj kompaniji za prikupljanje sredstava za neprofitne organizacije usmerene na rast. Danovi marketinški fokus na stvaranje sadržaja, optimizaciju konverzije i savremenu marketinšku tehnologiju pomažu mu da trenira neprofitne razvojne timove o najboljim praksama prikupljanja digitalnih sredstava.