Vlasnici biznisa često se bave sopstvenim knjigovodstvom iz više razloga koji uključuju strah od prenošenja osjetljivih finansijskih informacija, želeći potpunu kontrolu i zadržavanje troškova osoblja. Ovi razlozi, iako sigurno važeći za startup i manje operacije, sve više postaju nepraktični jer rast vašeg poslovanja. Neki vlasnici prenose računovodstvene dužnosti na članove porodice ili osoblje koje vjeruju, ali najuspešniji i savršeni preduzetnici brzo uče da je računovodstvo i finansija čarobnjak poslovanja i zaslužuje profesionalno upravljanje od strane kvalifikovanih finansijskih stručnjaka.
Tri glavne pozicije finansijskih menadžera u većini preduzeća su knjigovođa ili računovođa, kontrolor i glavni finansijski direktor ili finansijski direktor.
Kao vlasnik preduzeća, sami možete sami da preuzmete zadatke na tim pozicijama ili ih prenesete na osoblje ili povereni saradnik, ali pošto poslovanje sazreva, većina vlasnika otkriva da profesionalci za zapošljavanje stvaraju povoljne troškove i istovremeno oslobađaju vlasnike da se koncentrišu na jezgro poslovna pitanja. Rezultati angažovanja računovodstvenih profesionalaca uključuju - ali nisu ograničeni na - sledeće poslovne prednosti:
- Pronalaženje troškova u proizvodnom procesu, odnosa dobavljača, kancelarijskog poslovanja i upravljanja zaposlenima
- Štedi novac za porez
- Upravljanje sve većim brojem internih papirologija i eksternih izvještaja
- Osmišljavanje mreže finansijske sigurnosti ublažavanjem rizika sa osiguranjem, upravljanjem zalihama, diverzifikacijom i procjenama fiskalne pretnje
- Planiranje ekspanzija
- Rukovanje platnim listama
- Operacionalizacija i maksimiziranje profita
- Izbjegavanje novčanih kazni, kazni, niže kreditne rejtinge i naknade za kamatu koji nastaju zbog nedostatka rokova, ne-precizno izračunavanje platnog spiska, zaboravljanje plaćanja računa i nedostatak vremenskih osjetljivih poslovnih mogućnosti
Zapravo, većina preduzeća štedi novac angažovanjem profesionalnog finansijskog osoblja za upravljanje svakodnevnim poslovanjem.
Međutim, ovisno o veličini vašeg poslovanja, vašoj industriji i drugim faktorima, možda će vam trebati samo knjigovođa sa polovičnim radnim vremenom ili trebati puno finansijsko osoblje koje uključuje kontrolora i finansijskog direktora. Odlučivanje koje finansijsko osoblje za vaše poslovanje zaista treba je složena odluka koja zavisi od mnogih faktora. Vaše potrebe će se gotovo sigurno promeniti s vremenom, a ako vaše poslovanje uspešno uspije, možete kružiti kroz sve ove pozicije. Sledeće odeljke detaljno objašnjavaju šta svaki profesionalac radi i objašnjava kada je vašem poslu potrebno jedan ili više ovih finansijskih stručnjaka:
Osnovne knjigovodstvene funkcije
Većina knjigovođa radi reaktivno beleženje onoga što je već učinjeno finansijski u kompaniji sa malo ili nimalo uticaja na poslovnu strategiju. Knjigovodstvo radi na osnovu transakcija i retko donosi odluke o budućim poslovnim transakcijama. Nadareni knjigovođa može objasniti vaše opcije, voditi evidencije i izveštaje aktuelne, identifikovati odstupanja u knjigama i preporučiti ideje o uštedama u troškovima, ali njihovi primarni poslovi su da hronikuju poslovanje i njegove finansijske transakcije i sastave izvještaje iz ovih informacija. Neki od tipičnih svakodnevnih zadataka preduzeća knjigovodja uključuju:
- Snimanje prodaje, troškova, obaveza prema računima i potraživanja
- Nadgledanje troškova zaliha, kancelarijskih troškova, najamnine, komunalnih usluga i drugih fiksnih i varijabilnih troškova
- Upravljanje platnim spiskom , porezno zadržavanje, porez na promet poreza, plaće i odbitke od osiguranja
- Obezbeđivanje da su bitni oblici i papirologija završeni i čuvaju se sigurno
- Priprema dnevne, nedeljne, mesečne, kvartalne i godišnje izveštaje za menadžment, vladine agencije, akcionare, zaposlene i zainteresovane strane
- Plaćanje računa na vreme
- Istraživanje alternativnih dobavljača i upoređivanje troškova
- Identifikacija problematičnih područja kao što su otpad, loše upravljanje, prevara i krađa
- Materijali za praćenje, zalihi, inventar i ljudski resursi
- Priprema poreza i dnevnih, mesečnih ili kvartalnih poreskih depozita za grad, državu, IRS, agencije za nezaposlene i osiguravajuća društva
- Upravljanje poslovnim i zdravstvenim planovima zaposlenih
- Zaštita evidencije preduzeća
- Dobijanje procjena i pronalaženje i plaćanje usluga i popravke ljudi
- Provera problema usklađenosti
- Rukovanje kreditnim kreditnim problemima interno i poslovno kreditiranje sa spoljnim dobavljačima i zajmodavcima spolja
Znajući kada da unajmite knjigovođa
Većina vlasnika preduzeća - posebno onih sa poduzetničkim duhom - uspeva da pokreće svaki aspekt svog poslovanja, a računovodstvo postaje lakše sa svim intuitivnim softverom koji je dostupan. Sasvim je moguće da vlasnici biznisa čuvaju knjige, ali to nije nužno dobra ideja kako posao raste. Kada dokumentacija počinje da ugrožava upravljanje vremenom, zadovoljenje posla ili efikasnost, vreme je da razmislite o zapošljavanju knjigovođe. Možda nećete morati angažirati radnika sa punim radnim vremenom i čak možete da odnesete sve ili deo dela računovodstva kao što je platni spisak. Zapošljavanje knjigovođe ima smisla ako se neko od sledećih primjenjuje na vas i vaš posao:
- Stvarno ne razumete računovodstvo, ali verujte softveru da vam kaže sve što vam treba znati.
- Niste upoznati sa poreskim kodom i strategijama za izbjegavanje poreza.
- Vaše preduzeće doživljava brz rast u kratkom vremenu.
- Investitori, zajmodavci ili akcionari žele profesionalno pripremljene izvještaje.
- Vi trošite više vremena u knjigama od generisanja prodaje ili novog posla.
- Planirate da se proširite na različite regione, industriju ili liniju proizvoda.
- Želite kupiti, prodati ili trgovati imovinom.
- Obavešteni ste da će vaše knjige biti predmet revizije.
Zapošljavanje knjigovođe ne mora biti bolan proces, jer možete započeti sa angažovanjem posla profesionalnoj računovodstvenoj firmi. To je naročito efikasna strategija ako niste upoznati sa računovodstvom, angažovanjem knjigovođa ili proverom računovođa ili aplikanata za finansijske poslove.
Kada razmisliti o zapošljavanju kontrolora
Kontroleri, koji se ponekad nazivaju kontrolerima, nadgledaju knjigovođe, poreske menadžere, kreditne menadžere i drugo računovodstveno osoblje dok direktno izvještavaju direktora finansijskog izvještaja, direktora ili vlasnika preduzeća. U manjim kompanijama, kontrolor može biti jedini ovlašćeni javni raĉunar u kompaniji ili nadgledati tim računovođa. Mnogi od ovih stručnjaka obavljaju svoje dužnosti uz pomoć službenika, knjigovodstva ili administrativnog pomoćnika.
Kontrolor je glavni računovodstveni službenik kompanije i snosi odgovornost za pripremu finansijskih izvještaja, poslovnih planova, budžeta, poreza, sertifikata usklađenosti i posebnih projekata kao što su planiranje kratkoročnih i dugoročnih poslovnih strategija, akvizicija poslovanja, prodaja imovine, spajanja kompanija i osiguranje finansiranja ili investitora. Za finansijskog menadžera na srednjem nivou, kontrolori obično obavljaju sledeće poslove:
- Upravljaju finansijskim osobljem.
- Potpisati čekove i nositi fiduciarnu odgovornost za poslovanje preduzeća.
- Odjavite se o finansijskim izveštajima i dokumentima.
- Uspostaviti finansijske politike i procedure kompanije.
- Kreirajte izvještaje za interni pregled.
- Rukovati osiguranjem i politikom upravljanja rizicima.
- Zaštitite imovinu kompanije.
- Pripremite, pratite i ažurirajte budžete.
- Priprema za javnu ponudu.
- Savetovati vlasnike i rukovodioce na finansijskim tržištima, trendovima i najboljim praksama.
- Razviti proaktivne poreske strategije.
- Izaberite i administrirajte softver za računovodstvo.
- Nastaviti kolekciju.
- Radi se o ljudskim resursima kao što je održavanje evidencije zaposlenih.
- Obučite osoblje o beneficijama zaposlenih i poslovnim odgovornostima.
Znaci koji ukazuju na vaše poslovanje potreban je kontrolor
Što veće vaše poslovanje raste, verovatnije će vam biti potrebno samo knjigovođa. Ako imate akcionare ili odbor direktora koji se sastoji od ljudi koji nisu prijatelji, bliski saradnici i porodica koju ste imenovali, angažovanje kontrolora je dobra poslovna praksa koja štiti vašu kompaniju i imovinu. Generalno gledano, kontrolor se koncentriše na računovodstvo dok se CFO fokusira na strateške finansije.
Kako se zainteresovane strane kompanije šire, kontrolor pruža taktičko izveštavanje o upravljanju i nadzor osoblja o računovodstvenim pitanjima dok CFO rukovodi finansijskim planiranjem i nosi odgovornost za tim kontrolora i računovodstva. Većina malih kompanija ne može sebi da priušti kontrolora s punim radnim vremenom, ali pošto rast poslovanja raste, ne možete sebi priuštiti da funkcionišu bez kontrolora, čak i ako on ili ona radi na vanrednim ili konsultantskim osnovama.
Kada unajmiti glavnog finansijskog službenika
CFO-ovi rade izvan strogih ograničenja učestvujući u svim poslovnim odlukama i zalaganju za najbolje finansijske interese organizacije. Kao što svaki poznati preduzetnik ili vlasnik preduzeća zna, stroge finansijske procene su samo jedan od uspešnih poslovnih ciljeva kompanije. Inicijative koje daju jak profit mogu lako oslabiti kompaniju sa kupcima koji ne žele da plaćaju visoke cene za inferiorne proizvode ili lojalne klijente koji stavljaju veću vrijednost na ciljeve kompanije, principe, ekološku posvećenost ili operativne tehnike.
Najbolji CFO ocenjuju ne samo troškove poslovanja, već i rizike i pretnje koje bi bilo koje preduzeće moglo proizvesti. Kao visoki korporativni službenici, CFO-i rade sa vlasnicima, upravnim odborima, višim rukovodstvom i drugim ključnim akterima i igraju kritične uloge u istraživanju i razvoju, nadgledanju preduzeća, usaglašenosti sa propisima i svakodnevnim poslovima. Ostale CFO dužnosti uključuju:
- Upravljanje kompanijom kroz spajanja, nabavke, javne ponude i promjene u poslovnoj strukturi i poslovanju
- Upravljanje velikim poslovnim proširenjima na nova tržišta
- Zastupanje za zdravu finansijsku praksu u kompleksnom donošenju odluka
- Upravljanje imovinom i finansijskim odnosima sa više zainteresovanih strana
- Operativne operacije
- Procjena i upravljanje finansijskim rizicima
- Planiranje kratkoročnih i dugoročnih finansijskih ciljeva
- Tumačenje podataka o tržištu iz više finansijskih pokazatelja i poslovnih trendova
- Razumevanje razloga zbog kojih poslovna tržišta vrše način na koji rade
- Određivanje načina ulaganja korporativne imovine
- Predviđanje trendova na tržištu i način na koji kompanija može iskoristiti kapital
Svaki dio kompanije se u velikoj mjeri oslanja na kombinovane dužnosti svojih finansijskih direktora: nadzor supervizije, upravljanje trezorom i planiranje i predviđanje kritičnih finansijskih pitanja.
Progresivno veće potrebe za finansijskim upravljanjem
Mala i srednja preduzeća imaju razvijajuće potrebe za knjigovodstvom i računovodstvom, dok se njihove aktivnosti raste. Vlasnici ili određeni članovi tima često se bave računovodstvom malih i pokretnih preduzeća uz pomoć računovodstvenog softvera. Najzad, međutim, većina preduzeća utvrđuje da zapošljavanje profesionalnih knjigovođa - bilo punom ili spoljnim radnim vremenom, internim ili outsourcedom - oslobađa osoblje za osnovne poslovne dužnosti i podstiče veću tačnost, bolju usaglašenost i poboljšan nadzor. Pravi knjigovođa obezbeđuje da se izveštaji podnose na vreme i pomažu kompanijama da identifikuju strategije štednje, prevare, krađe i otpad.
Kako se vaše poslovanje raste i zahtevi za vaše vrijeme se množe, možda ćete naći da vam je potrebno finansijsko osoblje koje nadgleda kontrolor ili finansijski direktor da upravlja sve više sofisticiranim finansijama kompanije. Vaše opcije uključuju angažovanje punog radnog vremena, osoblja u preduzeću ili outsourcing knjigovodstvenih i finansijskih dužnosti na profesionalno profesionalno računovodstvo. Obe opcije su podjednako valjani načini za podsticanje finansijske snage vašeg preduzeća, ali mnogi malim i srednjim preduzećima uživaju prednosti zapošljavanja savetnika kako bi se izbjeglo visoki troškovi zapošljavanja profesionalaca s punim radnim vremenom.