Prijavite se za Identifikacijski broj poslodavca (EIN)
Vaš EIN je jedinstveni broj dodeljen specifično vašem poslu za potrebe IRS-a. Ovaj broj identifikuje vaše poslovanje kada izveštava informacije o vašim zaposlenima u federalnim i državnim agencijama. Primeri ovih informacija uključuju ukupne prihode i poreze plaćene u njihovo ime. Možete čuti EIN koji se naziva Obrazac SS-4 ili Poreska Identifikacija - isti su kao EIN.
Prijavite se za svoj EIN preko IRS direktno. Najprikladniji način za završetak ove transakcije je putem online aplikacije. Međutim, prijave se takođe prihvataju telefaksom i poštom.
Provjerite državu i lokalne propise za dodatne EIN zahtjeve
Iako mnoge države i lokaliteti prihvataju vaš federal EIN za identifikaciju, neki zahtevaju odvojene brojeve za poreske svrhe. Primeri uključuju New York, Massachusetts i South Carolina. Možete odrediti svoje gradske i / ili državne propise tako što ćete posetiti web stranicu malih preduzeća odgovarajuće države.
Razumeti razliku između samostalnog izvođača i radnika
Bez obzira da li zapošljavate nezavisne ugovarače ili zaposlene, značajno utječe na to kako se plate, Medicare, Socijalno osiguranje i porezi na nezaposlenost plaćaju, tako da je ključno razumjeti razliku između njih.
Osnovni test se svodi na sledeća tri pitanja:
- Da li poslodavac kontroliše kada, gde i kako je posao završen? Ako je tako, radnik je verovatno zaposleni.
- Da li poslodavac kontroliše finansijske aspekte rada? Na primer, da li su troškovi nadoknađeni? Da li poslodavac pruža alate povezane sa radom, kao što su računari? Ako je tako, radnik je verovatno zaposleni.
- Da li je veza u toku ili je radnik zaposlen za određeni projekat bez očekivanja da će se nastaviti zapošljavanje? Da li poslodavac nudi radniku, kao što je zdravstveno osiguranje i plaćeno slobodno vreme? Ako je veza u toku i / ili ukoliko su ponuđene koristi, radnik je verovatno zaposleni.
Obavezni obrazci za zaposlene
Kada su vaši dokumenti u redu, spremni ste da zaposlite svoje zaposlene. Obavezno sakupite informacije o porezima i platnim listama u prvih nekoliko dana rada kako biste bili sigurni da će primiti svoju prvu platu blagovremeno. Možda biste želeli da podstaknete korišćenje zaposlenog direktnog depozita za brže plaćanje.
Svaki zaposleni mora popuniti obrazac o zadržavanju poreza na dohodak W-4, koji vam omogućava da izračunate ispravno zadržavanje poreza. Zaposleni moraju takođe popuniti obrazac I-9 da bi potvrdili da su zakonski dozvoljeni da rade u Sjedinjenim Državama.
Izaberite svoj period plaćanja
Što je manje plaćenih perioda, to je lakše završiti platni spisak. Međutim, neke države zahtevaju da zaposleni plaćaju prema određenom rasporedu, na primer, nedeljno ili dvonedeljno. Ako želite raditi platni spisak manje često nego jednom nedeljno, obratite se svom državnom Ministarstvu rada da biste utvrdili da li je predloženi period plaćanja u skladu sa državnim propisima.
Kreiranje procesa povezanih sa platama
Pre nego što budete u mogućnosti da izdate tačne paychecks, biće vam potreban metod praćenja radnog vremena. U tu svrhu postoje mnogi alati, od osnovnih registarskih tablica do platformi koje prate aktivnosti zaposlenih na telefonima ili računarima. Takođe je važno postaviti politiku za plaćeno slobodno vrijeme ako nameravate da ga ponudite, isplatu nadoknade i druge pogodnosti.
Sa druge strane, morate imati proces u cilju osiguranja da odbitke za naknade, poreze i slično plaćaju odgovarajućim proizvođačima i agencijama u ime vaših zaposlenih.
Izaberite Payroll Platformu
Ako planiraju da upravljate platnim spiskom u kući, uverite se da ste vi ili vaš knjigovođa zadovoljni nijansama ovog zadatka. Postoji nekoliko visokokvalitetnih platformi za plaćanje kako bi se stvari olakšale. Međutim, većina malih preduzeća preferira usluge outsourced kontrolera, pošto ovi profesionalci imaju znanje i iskustvo kako bi tačno i na vrijeme mogli da proizvedu platni spisak.
Producirajte svoj platni spisak
Kada ste vi ili vaš kontroler upisali lične informacije zaposlenih u sistem platnog spiska, spremni ste da napravite svoj prvi platni spisak. Koristeći vremenske alate koje imate na raspolaganju za radnike na sat (ne-izuzev), unesite ili prijavite broj sati za svaki. Salari (oslobođeni) radnici ne moraju prijaviti svoje sate. Isplaćuje se isti iznos svake sedmice.
Napomena: Ako trošite troškove rada u vašem računovodstvu, i dalje ćete želeti da zaposleni u plaćanju prate svoje časove. Neće uticati na njihovu nedeljnu platu, ali ćete želeti da budete u mogućnosti da precizno rasporedite vreme na posao kako biste razumeli troškove. Razmislite o korišćenju programa za praćenje vremena koji se sinhronizuje sa vašim softverom za obradu knjigovodstva za izradu ovih izveštaja. Mnogi će imati sinhronizaciju sa vašim platnim spiskom, tako da ih možete koristiti i za zaposlene koji plaćaju i na sat.
Zadržite obavezne rekorde
Određene evidencije o platnim spiskovima moraju se zadržati za potrebe IRS. Kao opšte pravilo, morate zadržati sve evidencije za pojedince koji su aktivno zaposleni, bez obzira na dužinu njihovog mandata. Mnogi zapisi moraju biti zadržani u određenom periodu nakon prestanka radnog odnosa. Na primjer, evidencija poreza na zaposlenost mora biti zadržana najmanje četiri godine. Posebna uputstva su dostupna preko IRS-a.
Izračunati i platiti federalne i državne poreze za zarade
Konačno, kao poslodavac ste odgovorni za plaćanje poreza na zarade i izradu određenih izvještaja. Generalno, izveštaji se daju kvartalno ili godišnje. Koristite resurse dostupne preko IRS-a i vaše poreske uprave da biste osigurali da se svi porezi i izvještaji tretiraju na odgovarajući način.
Tačan platni spisak na vreme je jedna od najvažnijih odgovornosti vašeg poslovanja. Prvo, greške na platnom spisku su siguran način da uznemirite zaposlene. Drugo, poreske greške mogu rezultirati znatnim novčanim kaznama i kaznama. Pažljivo razmislite kako će se obrađivati vaš platni spisak kako biste izbjegli najčešće zamke.