Uspostavljanje efikasne strategije upravljanja potraživanjem računa ključan je dio vođenja uspešnog poslovanja. Uprkos tome, mi se rutinski bavimo SMB-ima koje ne preduzimaju metodički pristup situaciji, a one su gore za to. Poboljšanje i optimizacija procesa potraživanja računa donosi mnoge koristi za tablicu, i oni se ne odnose samo na sam AR. Jednostavan i efikasan proces AR takođe pozitivno utiče na marketing, prodaju, usluge klijenata i sveobuhvatne operacije.
Dakle, vrijedno je posvetiti vrijeme i napore da ga poboljšamo.
Zašto se optimizira zaduživanje računa
Kao i mnogi vlasnici preduzeća, ne možete odmah videti prednosti proaktivnog optimiziranja vaših potraživanja procesa. Međutim, kako je već rečeno, to može drastično poboljšati mnoge aspekte vašeg poslovanja. On sprečava odlazak postojećeg kapitala, što povećava likvidnost. S druge strane, biznis je u stanju da smanji dug, smanji troškove, raste fond i u mnogim slučajevima nadmaši konkurenciju.
Ključni deo optimizacije procesa potraživanja računa mora biti uporan u pogledu pokretanja procesa ranije. Previše često, preduzeća tako nameravaju da naprave prodaju da tretiraju potraživanja po nalogu kao naknadne kupce. Početak procesa ranije znači raspravljanje o stvarima kao što su uslovi plaćanja u ranim fazama odnosa sa klijentima. Dobijanje novog kupca na elektronskom platnom računu na početku procesa je još jedan primjer proaktivnog pristupa situaciji.
Prije nego što uradite nešto drugo, onda obavezujete svoju kompaniju da potraživanje računa napravi prioritet još ranije u procesu što je više moguće.
Tipične poreske štete
Vlasnici biznisa često potiskuju potraživanja na gornji gorionik, pod pretpostavkom da je ostavljanje sasvim dovoljno sasvim u redu. Međutim, loše AR prakse izazivaju brojne probleme za preduzeća.
Od produženja kredita nekvalifikovanim potrošačima na neuspešno praćenje blagovremenih naloga, loše AR prakse sisaju vreme, novac i produktivnost poslovanja. Oni često proizvode efekat valovanja koji dotiče gotovo svaki aspekt vođenja kompanije. Najgori deo je to što se mnogi problemi lako mogu izbeći.
Druga zajednička pitanja vezana za AR uključuju nepravilno primenjivanje i raspodelu gotovinskih plaćanja, ne obraćajući pažnju na tačnost faktura i računa i neuspjeh generisanja i pravilnog korištenja izvještaja do nula u potencijalnim pitanjima. Bilo koji od ovih i drugih pogrešnih koraka može prouzrokovati dalekosežna pitanja čak i za vrlo uspješna i profitabilna preduzeća, pa je više nego vrijedno preduzimati korake da ih ispravi što prije.
Optimizirajte ove pet aktivnosti za poboljšanje obrade potraživanja računa
Optimizacija procesa potraživanja računa izgleda prilično zastrašujuće od samog početka. Međutim, uzimajući metodički pristup situaciji, možete implementirati promjene koje će rezultirati prilično brzim i dramatičnim poboljšanjima. Za vašu pogodnost identifikovali smo pet aktivnosti koje će, kada se pravilno optimizuju, drastično poboljšati sveukupno funkcionisanje procesa potraživanja vaših računa i, zauzvrat, proizvesti mnoge uzbudljive prednosti za vaše poslovanje u cjelini:
- Održavanje tačnih podataka o klijentima - Centraliziranje procesa master podataka kako bi se osigurala tačnost računa klijenata i informacija je ključni dio uspostavljanja i održavanja efektivnog procesa potraživanja. Na primjer, netačne adrese mogu dovesti do slanja faktura na pogrešno mjesto, što dovodi do kašnjenja. Korisnički računi treba da budu revidirani na konzistentnoj osnovi da bi se proverile nepravilnosti, kao što su neobični ili neodgovarajući uslovi plaćanja, kreditni limiti, popusti i slično. Promjene podataka o kupcima trebaju biti pravilno dokumentovane, a kontrole se trebaju postaviti kako bi se sprečilo neovlašćeni ljudi da mogu pristupiti ili uređivati podatke.
- Uspostaviti jasan i koncizan proces odobravanja kredita - Prečesto često, privredni subjekti prelaze u štetne kreditne navike kako bi povećali prodaju. Naravno, ovo vodi do začaranog ciklusa koji može na kraju biti katastrofalan za kompaniju. Proširenje kredita može biti vrlo dobra stvar, ali mora se ustanoviti jasan proces za to. Trebalo bi da sadrži jasna uputstva o tome kada i kako procjenjivati i nadmašiti kreditne limite, kada treba staviti račun na čekanje i kako funkcionira proces aplikacija. Redovne preglede procesa odobravanja kredita treba izvršiti jer se okolnosti mijenjaju.
- Uspostavljanje efektivnog procesa fakturisanja - Obračun i fakturisanje kupaca mora biti tačan i racionalan kako bi bio efikasan. Greške u cenama, jedinicama mere i slično mogu izazvati ozbiljne probleme. Dalje, fakture moraju biti stvorene i poslate blagovremeno, a način na koji su proizvedeni treba da budu konzistentni i definirani. Jedan od načina za poboljšanje fakturisanja i fakturisanja je automatizovanje što je više moguće, pa nemojte se bojati da se oslonite na tehnologiju ovdje. Koristite izveštaje izuzetaka da biste odredili problematične račune. Ako je moguće, postavite portal za kupce kako biste neke od poslova prebacili na kupce, a imali osećaj autonomije.
- Održavali proces prijave za gotovinu - Prilikom dolaska, plaćanja moraju biti ispravno primenjena. Treba ih primeniti na ispravnog kupca i na odgovarajuće fakture. U suprotnom, ako nastupe sporovi ili problemi kasnije, pokušaj nule u početnom problemu će biti veoma teško. Plaćanja takođe treba brzo primeniti kako biste bili sigurni da u svakom trenutku, znate koji su računi aktuelni i koji su prošli. Jedan od potencijalnih načina za optimizaciju procesa je pružanje ograničenog broja mogućnosti plaćanja za jednostavnost. Objavljivanje unosa dnevnika ubrzo i dugo prije datuma prekida. Kad god je to moguće, izbjegavajte odlaganje gotovine na neizvršive račune dok ne budete imali vremena da shvatite gdje to zapravo treba ići.
- Optimizacija procesa sakupljanja - Pravilno optimiranje potraživanja računa olakšava prikupljanje plaćanja na blagovremen i efikasan način. Kada se plaćanja pravilno primjenjuju, na primjer, lako je utvrditi na koje račune postoji rizik od prelaska u podrazumevano stanje. Napori na prikupljanju trebali bi biti dosledni i metodični. Trebalo bi uspostaviti jasno definisan proces pregovaranja o planovima plaćanja kako bi se osiguralo da se to uklapa sa opštim ciljevima kompanije. Procesi trebaju biti automatizovani što je više moguće kako bi se smanjio rizik od grešaka iz ručnog unosa.
Osam najboljih praksi za usvajanje poboljšanja procesa potraživanja računa
American Productivity and Quality Center, ili APQC, uspostavio je skup standarda koji se zovu Open Standards. Oni navode najbolje prakse za obradu potraživanja računa, i oni bi se trebali pokazati kao neprocenjivi dok radite na ispunjavanju vaših AR procesa. Sumirali smo osam najvažnijih tačaka iz APQC Open Standards-a za vašu pogodnost:
- Eliminisati prepreke za prijem plaćanja - Na primer, istražite svoje klijente kako biste saznali koji načini plaćanja najbolje funkcioniraju za njih. Odatle, razmislite o ponudi drugog izbora opcija plaćanja kako bi korisnicima olakšali plaćanje svojih faktura na vrijeme.
- Prioritizujte upravljanje kreditima - Ne odobravajte kreditno lišće samo da biste nastavili sa uključivanjem prodaje. Ova strategija zasniva se na dužem vremenu i predstavlja samo jedan primer mnogih potencijalnih problema koji mogu nastati zbog loših procesa upravljanja kreditima.
- Procenite potraživanja na računima redovno - uspostavite specifičan raspored za praćenje i procenu stanja potraživanja vaših računa. U idealnom slučaju, to treba uraditi najmanje jednom nedeljno. Što pre pronađete greške, to što pre možete ispraviti - a manje su vjerovatne da će izazvati velike probleme za vaše poslovanje.
- Uzmite u obzir skraćivanje uslova plaćanja - ne postoji zakon koji kaže da svi kupci moraju imati uslove plaćanja za net-30. Često, korištenjem kraćih uslova plaćanja, zahtijeva kupce koji sporije plaćaju da plate bar malo brže, pa je vrijedna opcija za razmatranje.
- Kreirajte Proces rješavanja rješavanja sporova za fakturisanje - Uspostavite specifičan proces za rješavanje sporova za fakturisanje. Ovo neće samo pojačati proces, već će poboljšati sveukupno zadovoljstvo kupaca, jer će vaš tim tačno znati šta treba učiniti kada se pojavi spor.
- Automate - Istražuje različite tipove softvera i druge oblike tehnologije za automatizaciju što većeg broja procesa potraživanja. Što više možeš ukloniti ljudski element, to će biti tačniji i pouzdan ceo proces. Mnogi programi su skupi, ali ROI je značajan jer ima manje grešaka, au mnogim slučajevima i produktivnost zaposlenih dobija povećanje.
- Uspostaviti proaktivni kolektivni proces - napraviti kolekciju najvećim prioritetom i provesti ga uspostavljanjem jasne, koncizne strategije sakupljanja. Idealno, ciljati da se intervenišu ranije. Kada se račun skloni u kolonu iz prošlosti, vaš tim treba da bude svuda i zna šta treba učiniti.
- Elektronski račun - Ako imate sredstva za to, pokrenite račune za elektronsku elektroniku. Iako će biti nekih ko ne može da podrži elektronske fakture i isplate, većina kompanija se bavi ovim tokom ovih dana. Što manje papira provjerava da morate obraditi i poštom koju morate poslati, lakši i tačniji ceo proces će biti.
Kao što vidite, ne morate da startujete od nule da biste poboljšali i optimizirali svoje potraživanje. Možete odabrati da preuzmete jednu oblast po istom vremenu, ili možete pune napunu ispred i odmah popraviti. U svakom slučaju, svi koraci koje ste preduzeli u cilju optimizacije potraživanja na računu dugoročno će se isplatiti.