Stavite rezervni plan na mesto
U idealnom slučaju, uvek bi trebalo da imate plan rezervne kopije u slučaju iznenadnih bolesti ili drugih vanrednih situacija, ali ako ključni zaposleni nagoveštavaju na odlazak ili obaveštenje, morate odmah da izadjete sa planom da neko drugi obavlja svoje zadatke.
Menadžeri na visokom nivou i potencijalne zamjenice trebaju razumjeti svaki aspekt njegove uloge.
Veliki dio plana sukcesije je dokumentacija. Sve što svaki zaposleni radi treba da bude deo javnog priručnika, kalendara, liste obaveza ili datoteke. Ova dokumentacija treba da sadrži kontakt informacije za spoljne strane, kao i objašnjenja o tome kako funkcionišu makroi Excel, računarski programi ili druge prečice koje stavi zaposleni.
Plan takođe treba da sadrži jasnu listu prioriteta, tako da preostali zaposleni nisu preopterećeni i znaju koje zadatke imaju prednost nad njihovim postojećim radom.
Razmotrite bezbednost informacija
Ključni zaposleni često imaju pristup bankarskim računima, važnim računarskim sistemima i online uslugama. Iako su slučajevi namernog lošeg ponašanja ili krađe informacija rijetki, i dalje je najbolja praksa da se njihov pristup ukloni čim ih više ne trebaju.
Pored uklanjanja pristupa, morate osigurati da ga zadržite.
Na primjer, drugom zaposleniku će možda biti potrebno da dobije ovlašćenje za potpisivanje čekanja da održi dvostepeni potpisni sistem za potpisivanje. Ako se zaposlenik koji se odlazi prijavio za online uslugu, kao što je analiza vašeg web sajta, koristeći e-poštu kompanije, obavezno ga prebacite na akreditive.
Izdaje konačnu platu i koristi
Odlazeći zaposleni imaju pravo na isplatu poslednje plate i eventualne naknade, kao što su neiskorišćeni odmor.
Isplate za obračunate naknade zavise od vašeg ugovora o zapošljavanju i lokalnih zakona.
Državni zakon takođe utvrđuje vremenski rok za izvršenje plaćanja. Uopšteno govoreći, to bi bio redovni planirani dan ako je zaposlenik ostao sa vašom kompanijom. Mnoge kompanije preferiraju da zaposlenici koji napuštaju službu potpisuju za svoj krajnji platni račun lično na svoj poslednji dan. Radite s vašim knjigovodstvenim uslugama da biste izračunali konačni iznos koji ste dali.
Ažurirajte svoje finansijske izvještaje
Ukoliko je zaposleni već zarađivao opcije na berzi ili odloženu nadoknadu, trošak i prateća odgovornost su verovatno već zabeleženi u vaše knjige. Ako odlazak pokrene zlatni padobran ili neki drugi ugovorni rok, nadoknada može biti samo fusnota - ako je uopće uključena u vaše finansijske izvještaje.
Umesto da čekate do sledećeg izveštajnog perioda, vaš knjigovodjač odmah napravite odgovarajuće unose u dnevniku kako bi odrazili sve finansijske transakcije koje su se desile uz odlazak zaposlenog. Ovo vam daje unapred upozorenje u slučaju da vam treba objasniti ili prilagoditi promenu profita uzrokovanih bilo kakvim isplatama.
Obavesti investitore
Većina zaposlenih smatra se zamjenljivom, a njihovi odlasci bi vjerovatno bili važni za investicione odluke.
Međutim, postoje izuzeci. Jedan primer bi bio odlazak vodećeg naučnika čiji bi odlazak ometao istraživanje koje se smatra centralnim za operacije njegove kompanije.
Bez obzira, kao najbolja praksa, trebalo bi da pošaljete saopštenje o obaveštavanju vaših investitora o odlasku bilo kog ključnog zaposlenog. To može pomoći u smirenju strahova od previranja ili neslaganja unutar vaših činova i sprečiti investitore da razmotre povlačenje svoje podrške. Takođe je dobar način da investitori informišu o tome šta se dešava unutar vaše kompanije i da im se dopusti da znaju kako planiraju da rastu napred.