Online knjigovodstvena rešenja koriste cloud computing okruženje kako bi prikupile i korelirale informacije koje preduzeće treba da upravlja svojim finansijama. Ove softverske platforme pojednostavljuju proces knjigovodstva, minimiziraju vreme provedeno na unosu podataka i povećavaju efikasnost u celoj tabli. Mnogi vlasnici preduzeća i finansijski izvori koriste ove prednosti praćenjem pametnih procesa implementacije kako bi stvorili savršeno okruženje za rukovanje svakodnevnim finansijama.
Pronađite najbolji softver
Prvi korak u postavljanju idealne online knjigovodstvene okoline je da odredi koja softverska platforma ima prave alate za kompaniju. CFO treba da se upoznaju sa najkorisnijim opcijama i razviju listu platformi koje nude najbolje karakteristike. Mala preduzeća se razlikuju po veličini, obimu i potrebama, tako da je važno unaprijed da se konsultujete sa rukovodiocima kompanija kako bi tačno utvrdili koji su alati potrebni za rješavanje konstantnih fluktuacija njihovih finansijskih podataka.
U ovoj fazi su razmatrane razmatrane stvari, ali treba procijeniti sve od karakteristika i koristi za usluge podrške koje nudi računovodstvena platforma. Mnoge kompanije zahtevaju dosta prilagođavanja ili će možda biti potreban softver za skalu i ponuditi sveobuhvatniju prijavu niz put. Računovodstvene potrebe za danas, kao i za budućnost treba analizirati pre potpisivanja na tačkastu liniju.
Pojednostavite Payroll
Platni spisak postaje sve komplikovaniji kako se mala preduzeća šire i uzimaju dodatne zaposlene. Informacije o praćenju vremena moraju se prenijeti na odjeljenje za plate, kako bi se generisali izvještaji neophodni da bi se zaposlenima pružila tačna kompenzacija. Online knjigovodstveni alati mogu preuzeti podatke uneti u softver za praćenje i platni promet i prevediti ga u format koji se može koristiti za pripremu čekova direktno iz programa.
Ovo povećava tačnost i osigurava da svi zaposleni budu plaćeni na vrijeme, svaki put bez da računovodstveni odjel mora provesti sate raditi na platnom spisku svake nedjelje.
Mnoge aplikacije za praćenje praćenja takođe obuhvataju širok spektar opcija i pogodnosti dostupnih putem mobilne veze. Postoje programi za praćenje vremena koji korisnicima omogućavaju unos vremena iz polja, putem mobilne aplikacije i čak putem SMS tekstualnih poruka. CFO-ovi mogu podesiti višestruke procedure odobravanja za različite članove, pomažući pomoć u poboljšanim podacima i detaljima u podnetom vremenu koje se prati za platni spisak.
Upravljajte prodajnim podacima
Mala preduzeća se bave stalnim prilivom podataka o prodaji. Dolazni i izlazni računi, plaćanja, narudžbenice, ispunjavanje naloga i informacije o isporuci sadrže bitne finansijske podatke koji čine veliki deo slike kada je u pitanju gotovinski tok. Neuspešno pratiti ove brojeve i blagovremeno, može dovesti do konfuzije koja sprečava sposobnost kompanije da donosi odluke o budućem rastu.
Online knjigovodstveni softver upravlja svim ovim suštinskim podacima kako to dolazi, tako da rukovodioci kompanije uvek imaju jasnu sliku o tome koliko je novca dostupno u bilo kom trenutku.
Obezbeđivanjem brzog i preciznog načina određivanja statusa pojedinačnih naloga i faktura, ove platforme uštede vreme na svakom koraku duž prodajnog lanca. Neke softverske rešenja nude mogućnost automatskog generisanja faktura i slanja klijentima kako bi se prodajno odeljenje još više raslo.
Nadgledanje računa i potraživanja
Moguće je da posao izgleda profitabilno na papiru, ali da se u stvarnosti bori ili ne uspije. Ovo je uobičajeni problem sa kojima se suočavaju kompanije sa neefikasnim knjigovodstvenim procesima koji ne pokazuju istinitu priču iza gotovinskog toka. Korištenje online alata za praćenje statusa oba plaćanja i potraživanja računa uklanja konfuziju i pokazuje gde treba preduzeti akcije kako bi se poboljšalo zdravlje finansija kompanije.
Postavljanje podsetnika i upozorenja e-pošte ubrzava proces sakupljanja potraživanja i podseti vlasnike preduzeća i rukovodioce kada su dospele obaveze.
Ovo olakšava kreiranje balansiranog rasporeda plaćanja kojim kompanija zadržava crvenu boju, a ne rušenje budžeta.
Podstaknite mobilnu upotrebu
Daljinski pristup je veliki deo onoga što čini knjigovodstvo na mreži tako efikasno. Svako od finansijskog direktora do mobilne radne snage može pristupiti softveru i unositi bitne podatke sa bilo kog uređaja, bez obzira na njihovu trenutnu lokaciju. Kada se svi u kompaniji upoznaju sa prodajom i troškovima, kako bi se oni desili, to bi trebalo da stvori veliki porast u tačnosti u svim odborima. Zaposleni koji se bave poslovima iz kancelarije ne moraju više čekati da se vrate na računare da bi zabeležili podatke o transakciji. Umesto toga, mogu unositi sve brojeve pomoću aplikacije na svojim mobilnim uređajima koji se integrišu sa glavnim softverom za knjigovodstvo i isporučuju informacije direktno u oblak.
Sinhronizacija sa bankama
Sve je previše lako zaboraviti da napišete depozit ili povlačite u poslovnu čekovnu knjigu i dobijete neprijatno iznenađenje kada stigne mjesečna izjava. Ovaj problem se može izbjeći uspostavljanjem online knjigovodstvenog softvera za automatsko prikupljanje finansijskih podataka u momentu nastanka bankarske transakcije. Tačne količine dolara odmah se snimaju i pristupaju sa kontrolne table, metodom koja ne samo da poboljšava tačnost, već takođe čini nepotrebnim da provodi vrijeme svakog mjeseca sortiranjem kroz izjave o papiru kako bi se uverio da je bilans knjiga.
Keep Communication Open
Pouzdano rešenje za online knjigovodstvo treba da dozvoli administratorima da kreiraju različite dozvole za pristup tako da šefovi odeljenja, nadzornici i zaposleni u preduzeću mogu pristupiti i modifikovati informacije. Alati za praćenje dozvoljavaju finansijskim kontrolorima da provere da sve funkcioniše bez problema i da odgovori na sva pitanja koja koriste opcije saradnje unutar aplikacije. Ovo omogućava slobodan protok informacija između svih strana uključenih u finansijske odluke kompanije i uklanja barijere koje stoje na putu efikasnog poslovanja. Ukoliko se potrebe poslovanja promene, CFO i provajder usluga su uvek dostupni da pomognu u poboljšanju.
Iskoristite izvještaje
Stvaranje izvještaja iz finansijskih podataka bez pomoći softvera je teški proces koji povezuje zaposlene u malom biznisu koji bi mogli biti produktivniji na drugim mestima. Kašnjenje između prikupljanja podataka i sastavljanja ovih ručnih izveštaja stvara rizik da bi informacije mogle zastarjiti dok se izveštaj završi. Online knjigovodstvene platforme uključuju alate za izveštavanje za nekoliko najvažnijih poslovnih metrika:
- Projektovana prodaja
- Prihodi i rashodi
- Priliv novca
- Dobitak i gubitak
S obzirom da su svi podaci uneti u sistem odmah uspostavljeni, svaki novi izvještaj odražava najnovije promjene u finansiranju kompanije. Međusobna sinhronizacija je jedna od glavnih prednosti sistema izveštavanja na mreži, ali to nije jedina. Sveobuhvatne kontrolne tabele mogu zbrojiti podatke, poboljšati izvještavanje i omogućiti finansijskim direktorima da pristupe ključnim pokazateljima performanse kompanije bez čuvanja računara. Mobilno povezivanje u računovodstvenim aplikacijama je sveprisutno i omogućava korisnicima ne samo da pregledaju, već i uređuju, manipulišu i analiziraju sve važne podatke gdje god i kad god je to potrebno.
Integrišite sve programe
Online knjigovodstvo je najkorisnije kada se poveže sa drugim aplikacijama koje preduzeće koristi za upravljanje operacijama. Spajanje vremenskog praćenja, platnog spiska, upravljanja zalihama i drugog softvera pomoću sigurne platforme za integraciju pojednostavljuje protok podataka i osigurava da su informacije dostupne kroz online knjigovodstveni program uvijek tačne.
Kao i sa automatizacijom, integracija olakšava povećanu efikasnost i može spasiti preduzeću značajnu količinu novca smanjenjem vremena provedenog u lovu na delove informacija koje su ranije bile raspoređene u svim odeljenjima. Integracija takođe smanjuje veliki broj ponavljajućih zadataka za unos podataka, smanjuje stopu greške i omogućava kompanijama da optimizuju izvještaje da sadrže najveći broj detalja.
Jedna kritična komponenta integracije računovodstvene platforme je prvo shvatiti šta je željeni ishod pre usklađivanja sistema. Znajući šta su računovodstveni zahtjevi , CFO-ovi mogu preciznije procijeniti značaj mnogih karakteristika i koristi različitih programa kako bi osigurali da oni ustvari ispunjavaju potrebe kompanije. Na primjer, troškovi rada zahtijevaju više sistema da razgovaraju jedni s drugima preko platnih spiskova, vremenskog praćenja i sistema glavne knjige. Ako je koštanje poslova glavni način prijavljivanja, onda li je aplikacija za praćenje vremena sinhronizovala svoje podatke sa uslugama obrade platnog spiska je specifično i važno pitanje.
Prilagodite radno okruženje
Kompanije koje nude rešenja za integraciju često uključuju prilagođavanje kao deo svojih usluga. CFO-i mogu iskoristiti ovo za stvaranje centralne platforme koja je posebno prilagođena potrebama svih kompanija. Svako poslovanje zahteva određenu postavku u smislu toka posla, formata za unos podataka i veza između softverskih aplikacija. Sama platforma bi trebalo biti dovoljno jednostavna da svako koristi bez potrebe za obimnom obukom. Online knjigovodstvo može biti neprimetno integrisano u ovo okruženje, tako da postane redovan alat u upravljanju protokom podataka.
Imajte na umu da prilagođavanja mogu zahtevati intervenciju obučenih IT usluga koliko je potrebno za podešavanje povezanosti, da se podaci pravilno sinhronizuju i da su izvještaji tačni. Ova podrška treba da bude budžetirana kada se razmatraju troškovi implementacije novih računovodstvenih rešenja i online knjigovodstvenih usluga, jer će u krajnjoj liniji biti potrebni ne samo prilikom podešavanja, već i tokom vremena promene, tokom rasta i kada tim za računovodstvo zahteva nove informacije i izveštavanje. Kompanije pristupaju to na razne načine.
Mala preduzeća sa ograničenim budžetom i delimičnim CFO-om na računovodstvenoj kormi možda više vole da održavaju odnos sa jednim vlasnikom koji može biti fleksibilan i ako je potrebno. Osim ako potrebe nisu obimne, biće veća verovatnoća da će fakturisanje za rad na nekoliko sati imati koristi za budžete malih preduzeća od mjesečnog zadržavanja. Nasuprot tome, veća preduzeća ili preduzeća sa složenim računovodstvenim potrebama mogu imati više koristi od držanja IT preduzeća na držaču kako bi servisirali svoje tekuće potrebe. U ograničenim situacijama neki od preduzeća najbolje odgovaraju primenom osoblja za internu IT podršku osoblju. Ovo je obično najprikladnije za preduzeća koja imaju IT osobu već na osoblju koja može preuzeti dodatne odgovornosti sistema.
Davanje finansijskog izvještaja, vlasnika preduzeća i zaposlenih u zajedničkom okruženju u kojem se prate i upravljaju finansijama, online knjigovodstvo adresira mnoge probleme tačnosti i komunikacije koje mogu uzrokovati štetne greške. Pravilna implementacija stvara platformu koja transformiše način na koji preduzeća bave finansije i nudi idealno okruženje za produktivnost i rast.