Donja linija je: Ako to ne možete dokazati, ne odbijte ga.
Sjajno je biti u mogućnosti da uzmete poreske olakšice za sve vaše poslovne troškove, ali je još bolje da budete u mogućnosti da dokažete te odbitke u reviziji IRS-a. Ako imate ovlašćenog poreskog pripravnika, ova osoba će zatražiti da pogledate svu dokumentaciju o vašim poreskim olakšicama.
Dakle, pre nego što odete do vašeg poreznika sa papirologijom ( NE u džepu , molim vas!)
U ovom članku ćemo pogledati neke jednostavne poslovne troškove, uvek postavljajući pitanje: "Kako mogu dokazati da je ovo pravi poslovni trošak?" I uvek ćemo gledati ove transakcije sa stanovišta IRS-a i vašeg poreznog preparatora.
Najvažnija činjenica koju treba zapamtiti jeste da MORATE biti u stanju da pokažete ne samo da se transakcija odvijala, nego da je to bila BIZNIS CILJ.
Kupovina imovine ili troškovi plaćanja
Kupujete sve-u-jednom štampač od Best Buy-a za vaše poslovanje. Napišete ček sa vašeg poslovnog računa ili koristite kreditnu karticu vašeg poslovanja. Dakle, to je dovoljno da pokaže da je to poslovni trošak, zar ne? Zapravo, ne. Čuvanje otkazane provere ili potvrda o vašoj kreditnoj kartici je samo jedan deo vašeg dokaza. Otkazani ček ne pokazuje šta ste kupili. Korišćenje kreditne kartice je bolje, jer prijem prikazuje kupovinu.
Uključujući i potvrdu o blagajničkom registru uz vašu otkazanu proveru takođe je potrebna, da biste prikazali šta ste zapravo kupili.
Plaćanje sa ličnog naloga
Isplata troškova sa vašeg poslovnog bankovnog računa ili poslovne kreditne kartice radi na isti način. Naravno, trebalo bi da koristite poseban poslovni pregled ili štedni račun ili poslovnu kreditnu karticu.
Dok u vašim ličnim računima nije nužno problem, otežava se dokaz da je ova lična provera korišćena u poslovne svrhe.
Kada prvi put započnete svoj posao, možda ćete morati da koristite lični račun za nekoliko stavki. Na primer, nedavno sam formirao novi LLC i morao sam da koristim ličnu provjeru za registraciju u mojoj državi. Kada koristite lični račun za poslovnu svrhu, uverite se da imate puno dokumentacije. U ovom slučaju, odštampao sam potvrdu državnog sekretara koji je pokazao da sam platio registraciju LLC preduzeća. U ovom slučaju bilo je teško vjerovati da je to bilo za ličnu upotrebu.
Upotreba troškova dnevnika
Neke troškove je teže dokazati od drugih. Dva velika primera ovoga su putni troškovi, uključujući kilometražu i navedenu imovinu. U oba slučaja, najbolji način za zadovoljenje zahtjeva IRS za dokazivanje troškova jeste zadržavanje dnevnika.
IRS preferira "na vrijeme" dokaz . To jest, beleška koju napravite na listi troškova ili računu za prijem ili kilometražu u trenutku potrošnje novca je bolja od liste koju pišete na kraju godine.
Održavanje evidencije o kilometrima je, znam, održavanje evidencije kilometara je ogroman bol. To znači da svaki put kada uđete u vaš automobil (bez obzira da li je posao platio za automobil, usput, morate zapisati:
- Datum
- Kilometraža
- Gde si otišao
- Svrha - poslovna ili lična - što je više moguće.
Ako želite da olakšate, zabeležite kilometražu na automobilu 1. januara godine, a zatim zabeležite kilometražu samo u poslovne svrhe.
Da biste odbili troškove poslovnih kilometara, koristeći ili standardnu odbitku kilometraže ili stvarne troškove, morate pokazati da ste automobilu koristili najmanje 50% vremena za obavljanje posla.
Savet: Ako ste priključeni na svoj pametni telefon, probajte aplikaciju kilometraže ili trošak. Sačuvaće vam puno papira i čuvajte svoje troškove na mreži.
Konačno, zapamtite da se trave za putovanje l (idući i dolje na posao) ne smatraju troškom odbitnog putovanja. Dok možete pratiti troškove prevoza na putu, ne uključujte ih u svoj dnevnik putovanja.
Korištenje prijema poslovnih putovanja
Pored evidencije kilometraže, ako putujete za posao, moraćete da pratite prihode za troškove.
Ove troškove, kao kilometražu, pažljivo razmatra revizor IRS-a, jer je lako uključiti lične putne troškove sa poslovnim putovanjem.
Najbolji način da dokažete troškove poslovnih putovanja (uključujući hotele, letove, iznajmljivanje automobila, obroka i zabave) je da koristite slip kreditne kartice (koristeći svoju vizit karti, naravno) uz dodatne napomene o poslovnoj svrsi. Napišite belešku u trenutku kada imate trošak. Takođe možete da koristite planera dnevnog reda, knjige zakazivanja ili kalendara kako biste zabeležili događaje o poslovnim putovanjima, a zatim ih vezati uz svoje prihode.
Kupovina na listi svojstva
Hajde bliže pogledati taj sve-u-jednom štampač koji ste kupili. Štampač se takođe može koristiti za lično štampanje, a IRS kategorizira ove vrste svojstava kao svojstvo navedenog . Oni su na listi, jer se mogu koristiti u lične ili poslovne svrhe. IRS zahteva viši stepen dokaza o poslovnoj upotrebi.
Morate konkretno dokumentovati kako koristite navedenu imovinu. Najbolji način je držanje dnevnika sa komadom imovine (kao logotip troškova koji je opisan ispod). Svaki put kada koristite štampač ili drugu navedenu imovinu, obratite pažnju na datum, upotrebu (broj kopija, na primjer), određeni posao (štampanje kopija brošure za posao) i da li je korištenje poslovno ili lično. povezane sa štampačem, kao što su kertridži.
Na kraju godine, trebalo bi da budete u mogućnosti da pokažete procenat korišćenja za posao, a zatim dodelite taj procenat na troškove. Na primjer, ako utvrdite da ste štampaču koristili 60% vremena za poslovanje, 60% troškova možete uzeti kao poslovni odbitak.
Kao podsetnik, ako imate imovinu na lokaciji vašeg preduzeća (NE vaš kućni ured ), ne morate voditi evidenciju. Pretpostavlja se da svaka upotreba na poslovnoj lokaciji bude u poslovne svrhe.
Korišćenje izveštaja o nalogu
Recimo da ste izgubili slip kreditne kartice ili nemate otkazanu provjeru za tu kupovinu štampača. Možete koristiti bankarsku izjavu ili izjavu o kreditnoj kartici da biste dokazali kupovinu posla, ali će vam biti potrebna dodatna verifikacija, iz knjige zakazivanja, kalendara ili dnevnog planera.
Nema takve stvari kao previše dokaza
Ako postoji bilo kakva sumnja u to da li su neki troškovi u poslovne svrhe, najbolje je imati nekoliko načina da dokažete troškove.
Vaš sistem poslovnih zapisa
Na kraju, evidencija koju vodite na ovim poslovnim troškovima treba da bude deo vašeg ukupnog sistema vođenja poslovnih podataka.