5 koraka za sistem za vođenje poslovnih zapisa koji funkcioniše

CCRRA sistem - hvatanje, pregled, pregled, snimanje, akt

Verovatno ste čuli izraz "Garbage In, Garbage Out". Ova fraza, koja se prvobitno primenjivala na računarski hardver i softver, takođe funkcioniše za finansijsku stranu vašeg poslovanja. Ako želite da uspete, moraćete da napravite finansijski sistem koji briše smeće i koji vam daje tačne i korisne informacije kako biste videli kako vi radite i da znate kada postupati po ovim informacijama.

Evo pet jednostavnih koraka u kreiranju jednostavnog sistema za vođenje finansijskih evidencija : hvatanje, provjera, snimanje, pregled, akt.

Prvo, CAPTURE informacije.

Ako nije tamo, ne postoji. Dok započnete svoj posao, navikavajte se da sve snimite, tako da postaje automatsko. "Hvatanje" je najteži i najvažniji deo procesa; stvar je stvaranja navike prikupljanja informacija. Pratite svaki iznos koji trošite za vaše poslovanje i svaki iznos koji uzimate kao prodaju. Ne brinite u ovom trenutku o tome šta radite sa informacijama. Samo budite sigurni da sve što uzimate uključuje (a) opis predmeta, (b) iznos, i (c) datum.

Drugo, PROCJENA da bi se uverili da su informacije potpune i tačne.

Svake dve nedelje provodite sat koji prolazi kroz sve i proverava to. Proverite da li su sve informacije koje su vam spremne za snimanje.

Uverite se da ste uključili datum i iznos, i dovoljno detalja o tome šta je trošak za to možete tačno snimiti. Na primjer, napomena za "papir, 3,55, 7/12" možda neće biti dovoljno informacija. Za šta je bio papir? Da li je ovo novine koje ste kupili za kancelariju? Ili ste kupili papir za računar?

Postavite određeno vreme za sastanak sa sobom na kraju alternativnih sedmica (svaki drugi petak, na primjer) da biste provjerili sve. Ne čekajte predugo; Što duže čekate da to učinite, teže će biti upamtiti i sakupiti informacije.

Treće, zapišite informaciju da je sačuvate.

Snimanje znači stavljanje vaših finansijskih informacija u upotrebljivu formu. Nakon što se sve proveri, prebacite ga na knjigovođe da biste ga snimili ili sami snimili. Uradite to mesečno. Unesite informacije u tabelu ili softver za računovodstvo. Takođe možete pronaći da online softver radi za vas, tako da vi i vaš knjigovođa mogu obojicu videti informacije i diskutovati o tome. Samo budite sigurni da ćete sve snimiti svaki mjesec, pa ga možete pregledati.

Četvrto, konsolidujte i PREGLEDITE informacije.

Nakon što su vaše finansijske informacije zabeležene svakog meseca, odštampajte četiri izveštaje:

• bilans
• bilans uspjeha (p & l)
• izveštaj o potraživanju starenja , i
• izveštaj o isplativim računima.

Za svaki izveštaj uključite upoređivanje sa istim informacijama izveštaja iz prošlog meseca. Posebnu pažnju posvetite specifičnim informacijama unutar ovih izvještaja.

Najzad, ACT, na osnovu toga što znate.

U većini slučajeva, "ACT" može značiti da ne radi ništa, ako sve izgleda dobro.

U drugim slučajevima, to može značiti pravljenje promene. Kreirajte "okidačke tačke" u kojima informacije teže da delujete. Evo nekoliko predloženih tačaka:

1. Bilans stanja . Ako vidite da se obaveze povećavaju svakog meseca u trajanju od tri meseca (što verovatno znači da sredstva i / ili troškovi takođe raste), smanjite potrošnju.
2. Izjava o prihodu . Ako vidite da određeni trošak raste kao procenat prodaje, pitajte se zašto se povećava. Ako je povećanje neophodno, možda biste želeli da smanjite potrošnju na druge troškove, kako biste zadržali nivo profita.
3. Starenje potraživanja na računima . Budite sigurni da idete po sporim plaćačima. Što duže pustite da dug bude neplaćen, manje je vjerovatno da ćete dobiti novac. Postavite sistem zbirki, kako sam već govorio, kako biste bili sigurni da ste odmah plaćeni i da sporo plaćnici ne preostaju da pretpostavljaju da ne želite svoj novac.

1. Accounts Payable . Plaćajte što je moguće što prije. Pokušajte rano da platite popuste. Ako ne možete da platite sve svoje račune, platite one koje će vam prouzrokovati kazne ili koje će uticati na vaš kreditni rejting. Čak i ako je neko drugi odgovoran za plaćanje računa, vi ste osoba koja je na kraju odgovorna za osiguranje plaćanja vaših poslovnih dugova.

Čak i ako niste upoznati sa finansijskim sistemima, trebalo bi da budete u mogućnosti da podesite ovaj i pokreće ga. Najteži dio je sakupljanje informacija. Jednom kada ste formirali "naviku prikupljanja", videćete da će ostatak ići s njim.

Zapamtite, CCRRA - Snimite finansijske informacije za svoje poslovanje, provjerite je svake druge nedjelje, snimi i pregledajte informacije mesečno, a zatim postupajte po potrebi kako bi se održala finansijska situacija bez problema. Ako pratite ovaj jednostavan sistem od pet koraka, minimiziraš "smeće" i probleme koji dolaze uz to i maksimalno povećate finansijsku situaciju.

Dobro organizovani finansijski sistem održaće vaše poslovanje finansijski održivim u narednim godinama.