Kako odabrati Softver Payroll za vaš mali biznis

Karakteristike za traženje online Payroll softvera

Daješ kosu preko plata? Imajući sopstveni platni spisak, čak i za samo jednog zaposlenog, ima mnogo zamora za vlasnika malih preduzeća. Postoji mnogo toga da se zna, a nadgledanje mnogih saveznih, državnih i lokalnih propisa o porezu na zarade je bol. Osim toga, imate rokove za ispunjavanje, za plaćanja i izvještaje svim tim agencijama.

Nije ni čudo što se mnogi mala preduzeća bave platnim uslugama za ove zadatke.

Ali koja je platna usluga najbolja?

Koje su usluge platnog spiska?

Postoje dve vrste usluga platnog spiska: usluge na mreži i (zbog nedostatka boljeg terminiranja) lične usluge. Internetske usluge mogu biti aplikacije ili na mreži. Lične usluge su poseda koja posjeduje pojedinac koji može platiti online ili ko može biti lokalni.

Proces evaluacije funkcioniše na isti način za obe vrste usluga platnog spiska. Ali ovaj članak će se fokusirati na online usluge. Evo nekih karakteristika koje treba uzeti u obzir:

Koliko košta servis platnog spiska na mreži?

Prvo što vlasnici biznisa pitaju kada tražite uslugu platnog spiska je: "Koliko košta?" Iako su troškovi važni, drugi faktori su isto toliko važni.

Razmislite o troškovima usluge sada iu budućnosti. Ako imate veoma mali posao sa samo jednim ili dva zaposlenima, možda ćete želeti da ograničite troškove koristeći skalabilnu uslugu, u kojoj je trošak minimalan samo za nekoliko zaposlenih i koji se povećava dok dodate zaposlene i usluge.

Za većinu platnih usluga koje sam pregledao, cena je mesečno, tako da se možete promeniti u bilo kom trenutku. Većina zasniva troškove na broj zaposlenih. Neki nude 1099 opciju za plaćanje izvođača, prodavaca ili freelancera. (Na listi ćete pronaći kratku listu sa troškovima na kraju ovog članka.)

Troškovi dolaze na dva nivoa za neke od usluga: osnovna usluga koja samo izračunava i isporučuje platite, a možda i W-2 uslugu, kao i punu uslugu koja takođe vrši deponovanje i plaćanje poreza na zarade i poreskih prijava, uključujući Obrazac 941 (četvrti obrazac izvještaja o porezu na plate).

Šta treba da uključuje uslugu platnog spiska sa punim servisom?

1. Setup, Training i Dashboard. Sistem bi trebalo lako postaviti. Trebali biste imati kontrolnu ploču koja će vas voditi kroz procese i omogućiti vam da provjerite aktivnosti poput podnesaka i depozita plata. Obuka mora biti jednostavna, sa dobrim video zapisima koji će vam pomoći da radite kroz različite procese. Koji nivo znanja planira da pretpostavljaju da imate? Većina vlasnika preduzeća nema dovoljno znanja, tako da vaša služba treba da obezbedi detaljna osnovna znanja o uslovima platnog spiska, platama i podnescima.
2. Paychecks . Svaki od ovih sistema vam omogućava da unesete informacije za svakog zaposlenog, uključujući W-4 obrazac za zadržavanje poreza na dohodak fizičkih lica i druge informacije potrebne za pripremu platnih nadoknada. Sistemi trebaju vam omogućiti da pišete štampane čekove ili da provjerite direktno deponovan (najbolji način). Provjerite kod svoje banke o njegovim zahtjevima.
3. W-2 forme. Vaša usluga treba da vam obezbedi W-2 obrazac , godišnji obrazac za plate i informacije o porezu koji morate dati zaposlenima u januaru. Opcija za punu uslugu takođe treba da podnese ove obrasce kod Administracije socijalnog osiguranja u odgovarajuće vreme.
4. Tax and Payroll Taxes. Ovo je verovatno najvažnija usluga. Imati nekoga da podnosi i plati ove poreze je velika odgovornost. Sistem za punu uslugu treba da podnese sve relevantne poreze na platu i porez na zaposlenost . Oni bi trebali vršiti isplate u vaše ime sa odgovarajućim saveznim, državnim i lokalnim regulatornim agencijama. Obrasci bi trebali uključivati obrazac 941 - Kvartalna plata i poreske prijave i obrazovne porezne stope federalne i državne.

Usluga takođe treba da prati državne i lokalne poreze na zarade, što je velika pomoć ako imate zaposlene koji rade u različitim gradovima i državama.

Koje druge karakteristike treba očekivati?

Poreske garancije. Vaša služba bi trebalo da garantuje da će se poreski obrasci poslati pre svih rokova i da će se plaćanja izvršiti na vreme, tako da ne podnosite novčane kazne ili kazne . Služba bi trebalo da pristane da plati novčane kazne ili kazne za kasnu podnošenje ili plaćanje. Ako ne izvrše ovu garanciju, nemojte ih koristiti.

Pristup mobilnosti. Trebali biste biti u mogućnosti da pristupite kontrolnoj tabli i napravite promjene, pošaljete informacije na svoj računar, mobilni telefon ili tablet, ili čak pozivate informacije.

Samoposluživanje zaposlenih. Neke od ovih servisa imaju kontrolnu ploču na koju se zaposleni mogu prijaviti i dobiti informacije o svojim godišnjim plaćanjima.

Možda će moći da izmene informacije W-4 online.

Integracija sa vašim računovodstvenim sistemom. Pošto se vaša služba platnog spiska integriše sa vašim računovodstvenim sistemom, štedi vam vreme i novac. Intuit Payroll se prodaje samo sa QuickBooks Online, tako da ovo može biti dobra opcija za vas ako već imate QBO. Softver Patriot ima računovodstveni sistem koji možete dodati vašoj službi platnog spiska.

Pitanja koja se postavljaju na druga važna pitanja

Podrška i servis. Ovo je zaista važno. Stvari se dešavaju i platni zapisi moraju biti pokrenuti u određeno vreme. Morate znati da je vaša usluga dostupna i korisna.

Najviši nivo usluge je telefonski poziv. Koliko sati ima pomoćna kancelarija?

Drugi najviši nivo je ćaskanje. Koji su njihovi sati?

Treći nivo je email. Koliko brzo vaša služba odgovara na e-poštu?

Tokom probnog perioda ili prvih 30 dana, provjerite da li ste kontaktirali nekoliko puta kako biste ocijenili pruženu podršku.

Ažuriranja. Regulacija poreza na zarade i poreske stope se uvek menjaju. Dok procenjujete sisteme, pitajte kako ažuriraju svoj softver i kako vam prenose ove ispravke.

Sigurnost. Koliko je siguran njihov sistem? Da li je u oblaku (verovatno)? Koliko često podržavaju?

Ostale dodatne usluge koje želite

1099 Servis. Neki od ovih sistema imaju dodatak (za dodatni trošak) koji vam omogućava plaćanje ugovornih radnika, prodavaca i freelancera i izdaje ih 1099-MISC (slično W-2 obrazcima za zaposlene). Usluga takođe treba da obezbedi podnošenje obrazaca 1099-MISC sa IRS.

Zadržavanje rezervnih kopija . Ako plaćate ne-zaposlene, možda ćete morati da uzmete rezervnu rezervu od svojih plaćanja. Ako imate uslugu 1099, vaša usluga bi trebala biti u stanju da to uradi i izda izveštaje.

Gdje proveriti potencijalne usluge

Kada ste smanjili izbor na nekoliko usluga, proverite ih. Proverite procene na mreži, ali ne previše zavisite od njih. Bolje mesto za provjeru je Better Business Bureau . Pogledajte koje su prigovore protiv ove kompanije i kako su rešeni.

Koje su usluge platnog spiska?

Naći ćete mnoge usluge platnog spiska ako pretražujete na mreži. Evo samo nekoliko da započnete pretragu. Izabrali smo opciju punu uslugu za svaku od njih.

Ja idem u Full Service Payroll. Ova usluga je dodatak na QuickBooks Online. Cena zavisi od toga koju verziju QBO-a želite i nivoa platnih usluga koje vam je potrebno. Cijene su mesečne.

Patriot Payroll Software. Njihov sistem platnog spiska sa punim servisom počinje od 25 dolara mesečno za jednog zaposlenog, povećavajući se sa brojem zaposlenih.

Paychex. Njihov sistem zasniva se na broju zaposlenih. Oni zahtevaju pismenu ponudu od potencijalnog kupca pre objavljivanja informacija o cenama.

Gusto: Njihova cena je 39 dolara mesečno bazna cena plus 6 dolara mesečno po osobi (Pretpostavljamo da je sredstvo plaćeno po osobi).

ADP ima tri nivoa platnog spiska, uključujući HR. Nijedna cijena nije bila dostupna.

Kako isprobati platni sistem

Jedno krajnje pitanje: Problem sa isprobavanjem ovih sistema je to što zahtevaju od vas da "idete uživo", a vi ne možete izdati platite više od jednom. Patriot i Gusto imaju demo verzije koje možete probati. ADP ima dva slobodna meseca platnog spiska, ali to znači da ste obavezni da pokrenete dva meseca sa svojim sistemom.