W-4, I-9, Aplikacija za posao, Državna registracija i još mnogo toga
Vaša prva odgovornost za papirologiju i propisi za nove zaposlene dolaze odmah nakon angažovanja. Pre nego što zaposlenik započne posao i primi njegovu prvu platu , postoje neki obrasci od kojih se traži da se zaposlenik završi. Ove forme moraju popuniti svaki zaposleni, prema federalnim i državnim zakonima.
u većini slučajeva, ne morate nikome vraćati obrasce, ali ih morate zadržati. Kada se ovi oblici završe, držite ih na određenoj lokaciji, dostupni zaposlenima i drugima koji ih trebaju vidjeti. Odeljenje za rad u SAD-u (pod odeljenjem plata i sati) ima specifične zahtjeve za platnim spiskovima i kadrovskim podacima koji se moraju držati kod svih zaposlenih.
Savezne, državne i lokalne agencije mogu takođe da izvrše reviziju vaših evidencija zaposlenih iz više razloga, tako da je vođenje evidencija važno.
01 - Obrazac W-4 za zadržavanje poreza na državne prihode
Svi novi zaposleni moraju popuniti Form W-4 pre nego što primaju svoju prvu platu. Ovaj obrazac sadrži informacije o bračnom statusu, broju zavisnih osoba i određenim dodatnim iznosima zadržavanja. Koristi se za izračunavanje zadržavanja za federalne poreze na dohodak. Ne morate čuvati kopije svih W-4 obrazaca, samo najnovije.
Poslodavci ne bi trebali davati zaposlenima savjete o tome kako da popunite ovaj obrazac, ali ih možete uputiti na članak IRS koji im pomaže da popune ovaj obrazac.
Obavezno koristite najnoviju verziju formulara W-4. Zakon o poreskim olakšicama i zapošljavanju iz 2017. godine napravio je značajne promene u tabelama odbijanja, a zaposleni možda žele da promijene svoje zadržavanje kako bi izbjegli previše poreza uzeti sa svojih platnih računa. Trebalo bi da koristite obrazac 2018 W-4 za nove zaposlene i za zaposlene koji žele da izvrše izmjene u obliku.
Zaposleni mogu promijeniti svoju W-4 formu onoliko često koliko ih vole. Na primjer, zaposlenik može dobiti bonus i želi da promijeni zadržavanje. Vaša je odgovornost kao poslodavac da prati poslednje promene i da budete sigurni da plate za zaposlene odražavaju želju zaposlenog zbog zadržavanja.
02 - Formular I-9 i E-Verify System za prihvatljivost za zapošljavanje
Kao poslodavac, morate da dokumentujete podobnost novih zaposlenika za rad u SAD. Dokument koji morate koristiti je F orm I-9 , verifikacija ispunjavanja uslova za zapošljavanje, koja mora biti popunjena svakim novim zakupom. Novi zaposleni mora da obezbedi dokumentaciju o (a) identitetu i (b) radnom podobnosti.
Postoje dva koraka ka procesu I-9. Prvo, zaposlenik popunjava formular i navodi koji će se identitet i dokumenti o prihvatljivosti raditi koristiti. Onda, vi kao poslodavac morate pogledati te dokumente i osigurati da su adekvatni i odgovarajući.
Ovaj obrazac morate zadržati u zapisniku zaposlenog, ali ga ne morate nikome poslati. Ako službenik za imigraciju dođe u vašu kompaniju ili želi da pregleda vašu dokumentaciju o zaposlenom, obrazac je vaš dokaz da ste potvrdili radno sposobnost zaposlenog.
Veći poslodavci (sa mnogim zaposlenima) mogu se prijaviti za sistem E-Verify i koristiti ga kako bi proverili podobnost novih zaposlenih za rad u SAD. Sistem koristi informacije na obrazcu I-9 za upoređivanje sa federalnim bazama podataka.
03 - Formular za prijavu za posao
Svaki novi zaposleni mora popuniti obrazac za prijavu za posao, čak i ako je ta osoba već dostavila nastavu za posao. Formular za prijavu za posao sadrži informacije o novom zaposlenom koji se može potvrditi, kao što su prethodni poslodavci i obrazovanje. Takođe sadrži nekoliko izjava koje podnosilac zahteva mora da potpiše.
Jedna izjava na obrazcu zahteva potvrđuje da su podaci o aplikaciji tačni i tačni, dok druge izjave dozvoljavaju poslodavcu da sprovodi referentne provjere i provere u pozadini.
Imajući obrazac za prijavu za svakog zaposlenog, štiti vas kao poslodavca od podnosioca zahtjeva koji vrši lažne zahtjeve i omogućava vam da preduzmete akciju ako obrazac za prijavu nije tačan.
04 - Državno zadržavanje i registracija
Poslodavci moraju registrovati nove zaposlene sa novim sistemom obavještenja o njihovom zapošljavanju; ova registracija omogućava državi da prikupi isplate za djecu od ovih zaposlenih. Spisak državnih sistema obaveštenja je uključen u ovaj članak.
Svaka država koja prikuplja porez na dohodak ima zahteve da poslodavci prijavljuju i plaćaju te poreze. Obratite se državnom odjelu o prihodima (ili ekvivalentu) za informacije o tome kako se registrovati kao poslodavac u državi. Ova državna agencija će vam također dati informacije o zadržavanju formi i zahtjeva za izvještavanje i plaćanje zadržanih iznosa.
Za države koje imaju porez na prihod, moraćete da odbijete ove poreze sa platnih potraživanja zaposlenih i pošaljete poreske dažbine odgovarajućoj državnoj agenciji.
05 - Kontrolna lista za zapošljavanje novih zaposlenih
Evo 12 listova provjera novih procesa zapošljavanja, tako da ne zaboravite ništa. To podrazumeva dobijanje Identifikacionog broja poslodavca (registracioni broj federalnog poslodavca) koji se registruje kod Poreske uprave za poresko izveštavanje i plaćanja i registruje se kod poreskog entiteta vaše države (ukoliko se zahteva porez na državni prihod). Takođe su navedeni i drugi registri i zahtjevi.
06 - Još jedna stvar - Priručnik o zaposlenima
Ako vaše preduzeće ima nekoliko zaposlenih, trebalo bi da imate priručnik za radnike ili smernice i procedure. Priručnik može uključivati opis radnog procesa i koristi kao dodatak politikama i procedurama.) Svi novi zaposleni trebaju primiti kopiju ovog priručnika i trebali bi potpisati da su ih pročitali i razumjeli.
Priručnik za zaposlenike postaje pravno obavezujući dokument za vas i vaše zaposlene. S obzirom da zaposleni čitaju priručnik o zaposlenima, može se sprečiti nezadovoljstvo zaposlenih, neispunjena očekivanja i eventualne tužbe.