Federalni zakon zahteva da vodite evidenciju o platama i drugu dokumentaciju
Koji platni zapisi su poslodavci potrebni da zadrže?
Obično biste zadržali većinu evidencija propisanih zakonom samo u toku poslovanja, tako da usaglašavanje ne bi trebalo mnogo da podrazumijeva dodatne korake ili rad.
Pregledajte zapise koji već imate da biste bili sigurni da ste u skladu sa zahtevima IRS i FLSA.
Evidencije se mogu održavati u bilo kom obliku, uključujući elektronski. Za sve zaposlene koji se ne oslobađaju i one obuhvaćene uslovima minimalne zarade moraju se voditi:
- Lične informacije, uključujući ime zaposlenog, kućnu adresu, zanimanje, pol i datum rođenja ako je mlađi od 19 godina
- Sat i dan kada počinje njegova radna nedelja
- Ukupno radno vrijeme radio je svakog radnog dana i svake radne nedelje
- Ukupna dnevna ili nedeljna zarada po pravu
- Redovna godišnja stopa plaćanja za svaku sedmicu kada se koristi prekovremeni rad
- Ukupna nadoknada za radnu nedelju
- Ukupne zarade plaćene za svaki period plaćanja
- Datum plaćanja i period plaćanja.
Zaposleni koji se ne oslobađaju moraju se platiti najmanje minimalne zarade i primati prekovremeni rad za više od 40 sati nedeljno. Zaposleni može biti oslobođen ako mu je plaćeno najmanje 455 dolara sedmično na osnovu plata i ako obavlja određene poslove, obično administrativne, izvršne ili rukovodeće.
Plaćanje u pravom trenutku je ono što se zarađuje tokom prvih 40 sati u radnoj nedelji.
Potrebne evidencije za oslobađajuće radnike razlikuju se od onih za radnike koji se ne oslobađaju, a za zaposlene u domaćinstvima, za zaposlene koji rade pod redovnim platnim aranžmanima potrebni su posebni podaci za zaposlene kojima su smešteni smeštaj ili drugi objekti i za zaposlene koji dobijaju popravno obrazovanje.
Ako bilo koji od vaših radnika spada u ove kategorije, konsultujte se sa advokatom.
Obrasci koje morate držati
Pored platnih zapisa, trebalo bi da zadržite još nekoliko dokumenata u fajlu za svakog zaposlenog.
- Potpisana kopija njegovog W-4 obrasca koji pokazuje federalno zadržavanje. Ovaj obrazac se može mnogo puta mijenjati, tako da vodite najnoviji oblik na vrhu.
- Kopija bilo kog oblika na kome je zaposlenik odobrio odbitke u plaćanju, uključujući beneficije i posebne donacije kao što su United Way ili druge dobrotvorne organizacije
- Kopija originalnog prijavnog formulara i bilo koje prateće dokumentacije, kao što je nastavak ili transkripti.
- Zapisnici o promjenama nivoa plata, uključujući promocije ili demotije, i razloge za ove radnje.
Koji je najbolji način održavanja ploča?
Evidencije o platama, uključujući i one koji dokumentuju sve radno vrijeme, promjene u platnom statusu i stopama plaćanja, treba držati u posebnom dosijeu.
Morate takođe voditi evidenciju svih promjena izvršenih na plate i naknade zaposlenih, uključujući saglasnost zaposlenih. Morate imati pisanu saglasnost u dosijeu za bilo koji odbitak od plate zaposlenog, izuzev poreza i odjeka FICA .
Susan Heathfield, stručnjak za ljudske resurse, ima detaljnije informacije o tome šta treba držati u kadrovskom dosijeu zaposlenog.
Kome se dozvoljava da vide radnike?
Većina preduzeća vodi evidenciju zaposlenih u ograničenom području i omogućava pristup samo pojedincima koji bi mogli da vide evidenciju zbog njihovog ranga ili položaja. Zapisnik zaposlenih nikada ne smije biti uklonjen iz sala za snimanje. Ako imate više od nekoliko zaposlenih, možda ćete želeti da uspostavite politiku pristupa osoblju, tako da zaposleni u kadrovskoj službi znaju odgovoriti na zahteve.
- Zaposlenima treba dozvoliti da vide sopstvenu evidenciju. Možda želite da neko ostane u sobi sa zaposlenom dok gleda sopstveni rekord.
- Odredite koje zaposlene kompanije mogu da vide evidencije zaposlenih. Pristup je obično ograničen na zaposlene u odeljenju ljudskih resursa i rukovodiocima i rukovodiocima iznad određenog nivoa.
- Raznim federalnim i državnim revizorima može se dozvoliti pristup evidenciji zaposlenih radi revizije. Možete zatražiti nalog pre nego što dozvolite revizoru pristup zapise zaposlenih.
- Advokati koji zastupaju zaposlene u tužbama mogu se dobiti u određenim konkretnim slučajevima. Službenik najvišeg nivoa ili advokat kompanije treba da potvrdi zahtev advokata pre nego što dozvoli da se podaci pregledaju.