Koji su zahtevi za vođenje evidencije o platama za zaposlene?

Federalni zakon zahteva da vodite evidenciju o platama i drugu dokumentaciju

Održavanje evidencije o platnom prometu i drugoj dokumentaciji zaposlenih određuje Odjeljenje za radni odjeljenje za plate i čas i Zakon o ravnopravnom radu . Poslodavci moraju pratiti kompenzaciju i slobodno vrijeme, a služba za unutrašnje prihode takođe zahteva da vodite evidencije o platnim spiskovima za sve trenutne zaposlene najmanje šest godina nakon završetka posla.

Koji platni zapisi su poslodavci potrebni da zadrže?

Obično biste zadržali većinu evidencija propisanih zakonom samo u toku poslovanja, tako da usaglašavanje ne bi trebalo mnogo da podrazumijeva dodatne korake ili rad.

Pregledajte zapise koji već imate da biste bili sigurni da ste u skladu sa zahtevima IRS i FLSA.

Evidencije se mogu održavati u bilo kom obliku, uključujući elektronski. Za sve zaposlene koji se ne oslobađaju i one obuhvaćene uslovima minimalne zarade moraju se voditi:

Zaposleni koji se ne oslobađaju moraju se platiti najmanje minimalne zarade i primati prekovremeni rad za više od 40 sati nedeljno. Zaposleni može biti oslobođen ako mu je plaćeno najmanje 455 dolara sedmično na osnovu plata i ako obavlja određene poslove, obično administrativne, izvršne ili rukovodeće.

Plaćanje u pravom trenutku je ono što se zarađuje tokom prvih 40 sati u radnoj nedelji.

Potrebne evidencije za oslobađajuće radnike razlikuju se od onih za radnike koji se ne oslobađaju, a za zaposlene u domaćinstvima, za zaposlene koji rade pod redovnim platnim aranžmanima potrebni su posebni podaci za zaposlene kojima su smešteni smeštaj ili drugi objekti i za zaposlene koji dobijaju popravno obrazovanje.

Ako bilo koji od vaših radnika spada u ove kategorije, konsultujte se sa advokatom.

Obrasci koje morate držati

Pored platnih zapisa, trebalo bi da zadržite još nekoliko dokumenata u fajlu za svakog zaposlenog.

Koji je najbolji način održavanja ploča?

Evidencije o platama, uključujući i one koji dokumentuju sve radno vrijeme, promjene u platnom statusu i stopama plaćanja, treba držati u posebnom dosijeu.

Morate takođe voditi evidenciju svih promjena izvršenih na plate i naknade zaposlenih, uključujući saglasnost zaposlenih. Morate imati pisanu saglasnost u dosijeu za bilo koji odbitak od plate zaposlenog, izuzev poreza i odjeka FICA .

Susan Heathfield, stručnjak za ljudske resurse, ima detaljnije informacije o tome šta treba držati u kadrovskom dosijeu zaposlenog.

Kome se dozvoljava da vide radnike?

Većina preduzeća vodi evidenciju zaposlenih u ograničenom području i omogućava pristup samo pojedincima koji bi mogli da vide evidenciju zbog njihovog ranga ili položaja. Zapisnik zaposlenih nikada ne smije biti uklonjen iz sala za snimanje. Ako imate više od nekoliko zaposlenih, možda ćete želeti da uspostavite politiku pristupa osoblju, tako da zaposleni u kadrovskoj službi znaju odgovoriti na zahteve.