Najbolji planeri događaja ostaju aktuelni sa trendovskim događajima u njihovoj oblasti od hotela do odmarališta do restorana . Najvažnije, uspostavljaju dobre, čak i prijateljske radne odnose sa menadžmentom prodaje i ugostiteljstva na tim mjestima, jer će oboje pomoći u kreiranju ili prekidu događaja. Ovi odnosi će se takođe pokazati korisnim za buduće događaje i nadamo se da će vaš posao pružiti odličan događaj lakšim.
U istom smislu, svaki planer događaja (bilo da je nezavisan ili angažovan kao planer sastanaka u organizaciji) treba da ima ličnu mrežu poslovnih prodavaca i dobavljača pouzdanih događaja koji mogu biti angažovani za razne događaje.
Ne samo da će ta mreža smanjiti vreme koje je posvećeno traženju tih izvođača, ali planer događaja će naučiti kako da sarađuje sa tim kompanijama i pojedincima kako bi dobio najbolju uslugu za svog klijenta. Na kraju, umrežavanje je neverovatno važno u industriji sastanaka i događaja.
Kada su u pitanju referali, vaša mreža (ili nedostatak) može značiti razliku između sletanja posla i gledanja na konkurenciju. Evo događaja prodavača usluga, dobavljača i izvođača radova svaki sjajni planer događaja bi trebao imati na svojoj mreži.
01 - Kompanija za upravljanje destinacijama (DMC)
Prilikom planiranja događaja van grada ili izvan vašeg područja ekspertize, dobar DMC može postati vaš najbolji prijatelj i najbliži saveznik. Njihovi odnosi i veliko lokalno znanje često pokrivaju sve aspekte planiranja događaja. DMC su obično angažovani da pomognu u planiranju i izvršenju svih offsite i večernjih aktivnosti.
02 - Konsultant za komunikacije
Konsultant za komunikacije će pomoći u kreiranju materijala za šablone koji prate odgovarajuću etiketu i formate za svaki tip komunikacionog alata.
Rad sa pisacima i grafičkim dizajnerima (ili direktno izvršavanjem ovih odgovornosti), ova osoba će se pobrinuti da materijali uključe temu događaja, poruke i standarde klijenata. Oni čak mogu pomoći u stvarnoj proizvodnji i štampanju ovih materijala.
03 - Dizajner kancelarijskog materijala
Pokušajte da radite sa vlasnikom prodavnice. On ili ona bi trebali inventirati stotine stilova direktno u radnji (i imati mogućnost naručivanja prilagođenih materijala kada je potrebno). Dizajner sa kancelarijskim materijalima će vam dati predloge i pomoći u pisanju i štampanju vaših materijala.
Stacionarni savet: Pored klasičnih ili tradicionalnih kancelarijskog materijala i poziva, proverite da li inventar uključuje i druge jedinstvene opcije.
04 - Distributer promocijskih proizvoda
Kontakt promotivnih proizvoda treba da vam obezbedi pristup značenjima imena, beležnicama, olovkama, olovkama, odjećama, nagradama i bilo kojoj drugoj stvari koju vi ili vaš klijent može biti zainteresovan za davanje onima koji prisustvuju vašem programu.
Savet za poklone: Uvijek je najbolje izabrati poklone koji odražavaju sliku / brend organizacije za hostovanje. Kada je to prikladno, možda čak i želite da imate mogućnost brenda određenih stavki sa logotipom kompanije ili asocijacije.
05 - Fotograf
Vaš fotograf takođe treba da održava mrežu resursa kao što su video produkcija, A / V tehničari i drugi fotografi. Fotograf koji oslikava tehničku ekspertizu sa marketinškim savetom je onaj koji želite u svojoj mreži. On ili ona će razumjeti umetnost i poslovne razloge za bilo koji događaj.
06 - Private Caterer
Ugostitelj može imati svoj restoran, banket ili prodavnicu. Pored toga što nudi niz različitih stavki menija koji će privući opće ili etničke utiske, on ili ona bi trebali ponuditi neverovatne opcije za doručak, ručak, pauze i / ili večeru.
07 - Vlasnik vina / Sommelier
Dobar vlasnik vinoteke može da obezbedi inventar (za potrošnju ili zahvalnicu) kao direktan resurs za privatne partije, ali što je još važnije, ovaj sommelier može pomoći obrazovanju planera o vinu.
Savjet za vino: Za dodatni bonus, izradite direktnu vezu sa vlasnikom vinarije da popuni inventar direktno svojim klijentima i uključite ličnu belešku od vas.
08 - Čokoladnica
Ako možete, radite sa lokalnim čokoladnikom koji koristi sve sveže sastojke, ali ima mnogo gurmanskih proizvođača čokolade koje će se direktno preneti na vaš događaj. MarieBelle New York stvara prekrasno prikazane čokolade.
Saveti za čokoladu: Ako stvarno želite da budete fensi, veliki čokoladnik može uključiti prilagođenu sliku na vrhu čokolade ili čak stvoriti čokoladnu skulpturu ili središnjak. Takođe nije loša ideja da zatražite od svog kontakta da zadržite svoje lične poslovne kartice u prodavnici za personalizovane isporuke klijentima.
09 - Cvjećara
Dobar cvjećar će vam ponuditi razne ideje koje se odnose na temu, boje i budžet za vaš događaj. On ili ona će savjetovati koje cvijeće će održavati najbolje za vrijeme trajanja i temperature vašeg događaja (npr. Događanja na otvorenom) i sezonu.
10 - Snabdevač iz iznajmljivača
Veliki događaj može uključivati bilo koji broj predmeta za ukrase, posteljinu, podove, rasvjetu, audio / vizuelnu opremu, posuđe, staklene posude, rekvizite, šatore i sl. Dobra stranka kompanija za iznajmljivanje će ponuditi sve ovo i više. Vaš dobavljač partije za iznajmljivanje takođe može biti odličan izvor koji će vam pomoći u razmišljanju o najboljim načinima podrške temama vašeg događaja.
11 - Biro za konvencije i posjetioce (CVB)
CVB je odgovoran za promociju lokalne destinacije i može generalno pružati informacije o istoriji i jedinstvenim karakteristikama odredišta. Planeri događaja treba da posete CVB i osoblje kao jedan resurs za detaljne informacije o lokalnim putovanjima i turizmu.