Korporativne evidencije su one koje američka korporacija mora da vodi kako bi pokazala da funkcioniše na način koji zahteva Služba unutrašnjih prihoda i zakoni države u kojoj je preduzeće inkorporirano (formirano kao korporativni poslovni subjekt).
Zašto su korporativne evidencije neophodne?
Potrebne su korporativne evidencije kako bi se pokazalo da korporacija funkcioniše adekvatno kako to zahtijeva Služba unutrašnjih prihoda, kako bi se pokazalo da je korporacija poseban entitet i da održava korporativni štit od odgovornosti.
Šta je knjiga o korporativnim zapisima?
Neke korporacije imaju korporativnu evidenciju "knjigu" koja uključuje sve potrebne dokumente. U drugim slučajevima, korporativni zapisi se čuvaju na mreži ili u kabinetu datoteka. Zapisnik treba da bude na jednom mestu i dostupan ako služba unutrašnjih prihoda vrši reviziju vaše korporacije.
Takođe možete zadržati vaše korporativne zapise "u oblaku", ali ove zapise mogu uključivati poverljive informacije i vlasničke procese, pa se uverite da je vaš server siguran. Susan Ward, ekspert za Small Business-Canada, ima sjajan članak o upravljanju dokumentima koji vam mogu pomoći u ovom projektu.
Kako su kreirani korporativni zapisi? Ko vodi korporativne zapise?
Korporativne evidencije generiše odbor direktora vaše korporacije. Odbor kreira dokumente kao što su članovi osnivanja korporacije i godišnji izvještaji. Odbor takođe kreira i uređuje dokumente kao što su predlogi i zapisnici tokom sastanaka odbora.
Sekretar korporacije obično se imenuje da zadrži sve korporativne zapise. Naravno, svi zapisi moraju biti potpisani, a sve preduzete mere moraju imati dokumentaciju. Ako korporacija ima akcije akcija, sekretar korporacije (obično kancelarija ove osobe) prati evidenciju vlasništva nad akcijama.
Sekretar korporacije takođe zove se na svakom sastanku odbora, navodeći koji su članovi odbora prisutni i odsutni.
Održavanje zapisa rezolucija odbora
Korporativni odbori odobravaju sveobuhvatne politike i odluke (odluke), a oni se ne uključuju u svakodnevno donošenje odluka o poslovanju. Jedna od najvažnijih aktivnosti korporativnog odbora je donošenje odluka. Rezolucije su u suštini dokumenti koji donose odluke na tabli. Korporativne rezolucije mogu se donijeti u mnogim stvarima, uključujući:
- Evidencija o glavnim transakcijama korporacije
- Odobrenje ugovora
- Zapisnici o prodaji ili kupovini nekretnina (zemljišta i zgrada)
- Zapošljavanje ili otpuštanje velikog broja zaposlenih
- Proširenje na novo tržište ili na novu lokaciju
Sve ove odluke, i više, moraju biti zabeležene.
Šta bi ostali dokumenti trebali biti uključeni?
- Vaš članak o osnivanju i bilo koji članak koji dopunjuje ovaj dokument. Ovi članovi su podneseni sa vašom državom, ali vam i dalje treba kopija originala i svih promjena.
- Korporativni podzakonski akti . Podzakonski akti su vodeći principi koji regulišu rad korporativnog odbora direktora. Podzakonski akti uključuju dužnosti korporativnih službenika , informacije o godišnjem sastanku i način na koji odbor postavlja politiku i glasove.
- Zapisnik svih sastanaka akcionara i direktora, uključujući godišnji sastanak
- Godišnji izvještaji
- Registar akcija za praćenje transakcija i vlasništva nad akcijama.
- Korporativne poslovne i poreske rezolucije
- Rezolucije za zapošljavanje i imenovanje
- Rezolucije o sukobu interesa direktora
- Rezolucije za kredite i korporacije
- Rezolucije o naknadama zaposlenih i planovima za penzionisanje
- Rezolucije dividende dionica
Pratite državni zakon u formiranju odbora i vođenju evidencija
Dok formirate svoju korporaciju, moraćete da proverite sa svojom državom kako biste bili sigurni da pratite državne smernice za organizovanje i vođenje vaše korporacije. Sve države imaju specifične propise o korporacijama. Proverite kod državnog sekretara ili sa advokatom za više informacija.
Nazad na Checkpoint Startup korporacije