3 koraka u kreiranju sistema za upravljanje dokumentima

Kako napraviti sistem za upravljanje dokumentima za mala preduzeća

Upravljanje dokumentima je proces rukovanja dokumentima na način da se informacije mogu kreirati, dijeliti, organizovati i čuvati na efikasan i odgovarajući način. Kao takvo, učenje kako kreirati sistem upravljanja dokumentima je kritičan za preduzeća.

Za mnoge kompanije, fokus upravljanja dokumentima je na organizaciji i skladištenju dokumenata. Žele da budu u mogućnosti da skladišti dokumente na organizovan i siguran način koji i dalje omogućava lako otkrivanje dokumenata.

Ovaj članak će vam pokazati kako napraviti sistem za upravljanje dokumentima koji to radi upravo to.

Ako upišete "upravljanje dokumentima" u bilo koji pretraživač, dobićete duge liste "rešenja za upravljanje dokumentima", mnogi sa softverom ili aplikacijama koje oglašavaju prednosti posedovanja kancelarije bez papira .

Softver za upravljanje dokumentima ili aplikacije, međutim, su dizajnirani da poboljšaju upravljanje vašim poslovanjem elektronskim datotekama . Problem je u tome što se mnoga mala preduzeća moraju baviti miksima staromodnih podataka na papiru i elektronskim fajlovima - au nekim slučajevima, procenat podataka o papiru je mnogo veći.

Jedno rešenje za problem mešanja podataka bilo bi korišćenje sistema za snimanje dokumenata za pretvaranje svih dokumenata vašeg biznisa u elektronsku formu. Ali ovo je preskupo i dugo vremena za mnoge mala preduzeća.

Dobra vijest je da možete postaviti osnove sistema za upravljanje dokumentima bez kupovine bilo kog posebnog softvera ili proširivanja veleprodajnih dokumenata za dokumente.

Sistem ne mora biti složen; jednostavno morate uložiti malo vremena u planiranju i implementaciji.

Kako kreirati sistem upravljanja dokumentima

Uspostavljanje sistema upravljanja dokumentima podrazumeva tri koraka;

Prvi korak, kreiranje plana, podrazumeva odgovor na ova četiri pitanja:

Koja su pravila za kreiranje dokumenata?

Računi , pisma podsjetnika za plaćanje, brošure o prodaji, e-pošta, bilansi , tabelarne tablice, izvještaji - Sva preduzeća stvaraju različite dokumente u toku obavljanja i praćenja poslovanja. Da bi se stvari održale organizovano, svi poslovni subjekti trebaju uspostaviti pravila za kreiranje dokumenata.

Na primjer, da li postoje uzorci za neke od vaših standardnih poslovnih dokumenata, kao što su pisma i fakture, i gdje se nalaze?

Da li postoji vodič u stilu koji treba pratiti?

Da li novi dokumenti moraju biti datirani i / ili vremenski žigovi?

Koji postupci treba da se poštuju za deljenje ili pregledanje dokumenata?

Za neke mala preduzeća, jedina tačka oko stvaranja dokumenata koja će biti važna će biti gde se nalaze šabloni za različite poslovne dokumente i kako ih koristiti. Međutim, ako kreiranje dokumenata u okviru vašeg preduzeća uključuje različite ljude koji sarađuju, pregledavaju ili ažuriraju dokumente, potrebno je provesti neko vrijeme da odlučite kako bi to trebalo učiniti kako bi osigurali efikasnost i konzistentnost.

Kako ćemo skladištiti dokumente?

Postoje dva aspekta ovog pitanja.

Prvi uključuje fizičke aspekte skladištenja. Čak i ako vaš mali biznis čuva dokumente u podnim kabinama, postoje troškovi vezani za skladištenje; a ne samo troškove samih šaltera, već troškove vremena kada vi i / ili vaši zaposleni otpišete dokumente ili idete da ih preuzmete. Zapravo, najveći trošak koji se odnosi na skladištenje, za većinu malih preduzeća, verovatno je trošak gubitka vremena kada ljudi traže dokumente.

Drugi aspekt čuvanja dokumenata je organizacioni; kako će se dokumenti podneti? Ključ za podnošenje dokumenata je praćenje dobre prakse upravljanja datotekama.

Morate takođe znati kako ćete arhivirati dokumente. Kako ćete se baviti datotekama koje su zastarele ili su spremne za premještanje u zadnji gorionik u vašem sistemu za upravljanje dokumentima?

Na početku svake godine, na primjer, prolazim kroz različite datoteke vezane za rad na računaru, uklanjajući one koji više nisu aktuelni i kreiranje novih foldera označenih godinom i / ili subjektom, pomjeranjem datoteka po potrebi.

Isto se može uraditi sa papirnim datotekama; nije teško ukloniti stare (er) dokumente iz fascikle datoteke i etikete i stvoriti novi sa "Old" u naslovu. Neki softver nudi automatske opcije arhiviranja. Na primer, Microsoft Outlook vam dozvoljava arhiviranje stare e-pošte.

Kako se pojednostaviti pronalaženje dokumenata?

Ovo pitanje je srce vašeg sistema upravljanja dokumentima. U anketi koju je uradio Leger Marketing za Xerox Canada, kanadski SMB vlasnici i menadžeri su u proseku izjavili da košta 2,152 godišnje za upravljanje i skladištenje dokumenata i oko sat vremena dnevno za pretraživanje ovih dokumenata (globeandmail.com).

Još jednom, dobre prakse ulaganja mogu proći daleko u pravcu rješavanja problema. Pregledavanje članaka o upravljanju podacima na ovoj web lokaciji će vam započeti. Ako radite stvari kao što je konzistentno pratite striktne konvencije o imenovanju, na primer, dokumenti će biti mnogo lakši za pronalaženje.

I bez obzira da li ste samostalni vlasnik, koji radi sa zaposlenima ili samostalno, preporučujem kreiranje liste lokacija datoteka , koja će podsjetiti korisnike gdje odlaze određene vrste datoteka - i gdje pronaći konkretne dokumente. Ako je vaše preduzeće kao većina, ne zaboravite da uključite da li će datoteka biti na vašem računarskom sistemu, in-house serveru, u oblaku ili ako je u obliku papira podnesen na fizičkoj lokaciji kao što je kabinet za podnošenje. Na primer, pretpostavimo da koristite slike, video ili čak papirne fotografije u mom poslu. Unos u vašoj listi datoteka može biti:

Digitalne slike / video: računar (ili server) - disk E: / fotografije - datoteke u odgovarajuću fasciklu
Fotografije papira: podloška 3 - Fotografije - alfa po predmetu

Zajednička mreža ili cloud uređaji trebaju biti označeni u skladu sa sadržajem koji treba da podnesu fioke.

Kako možemo učiniti / čuvati naše dokumente sigurnim?

Prva linija odbrane za bezbednost dokumenata fizički obezbeđuje poslovne prostore . Sva preduzeća treba da imaju sigurnosne sisteme, kao što su alarmni sistemi, instalirani - čak i kućni bazni poslovi .

Preduzeća takođe mogu ili žele ulagati u druge sigurnosne uređaje, kao što su prozorske rešetke / roštilje, sigurnosne kamere i / ili patrolne usluge. Možete provesti sve vreme kada želite da kreirate lozinke i šifrujete datoteke u pokušaju da zaštitite svoje elektronske datoteke, ali nije bitno da li neko može samo da lutaju i ukrade vaš računar i prateći hard disk.

Svi ormani za odlaganje trebaju biti zaključani i čuvani zaključno nakon radnog vremena (i zaključani u vrijeme ručka ako niko od pouzdanih neće biti u neposrednoj blizini).

Opšte sigurnosne procedure za elektronske dokumente uključuju redovno pravljenje rezervnih kopija dokumenata i čuvanje sigurnosnih kopija dokumenata negde drugde od istog tvrdog diska gdje se nalaze originalni dokumenti. Izvan sajta je najbolje zaštiti od toga što su vaši poslovni podaci izbrisani prirodnim katastrofama - još jedan razlog zašto je oblak idealan za poslovanje .

Mala preduzeća sa kolegama ili zaposlenima koji dele istu računarsku mrežu takođe mogu da ograniče pristup nekih korisnika tako da mogu da koriste ili vide samo neke resurse mreže. Na primjer, možda imate mrežni direktorij ili direktorij za dijeljenje oblaka pod imenom "Računovodstvo" koji ima pristup ograničen samo na upravljanje. Čak i ako je korisniku dozvoljeno pristupiti resursu, kao što je aplikacija, određeni dokumenti mogu biti zaštićeni lozinkom. Sadržaj dokumenata se takođe može šifrovati, što ih čini pristupačnim samo onima koji imaju potreban ključ za šifrovanje.

Krađa zaposlenih je još jedna pretnja za sigurnost podataka. Mala preduzeća sa zaposlenima treba da urade redovnu činjenicu da provere i dobiju pozadinske provere zaposlenima stvar politike.

Implementacija sistema za upravljanje dokumentima

Jednom kada ste kreirali svoj plan za upravljanje dokumentima odgovorili na gore navedena pitanja, spremni ste da ga implementirate, kako biste bili sigurni da svi vaši zaposleni znaju detalje sistema za upravljanje dokumentima vašeg preduzeća i prate odgovarajuće postupke prilikom kreiranja, čuvanja i preuzimanja dokumenata.

Takođe ćete morati biti sigurni da svako ko pristupa i koristi dokumente u vašoj organizaciji prati, raditi stvari kao što je imenovanje i čuvanje dokumenata na odgovarajući način. Redovno provjeravajte spot da biste provjerili da li se određene datoteke mogu lako pronaći i da se čuvaju od pogrešnog snimanja.

Možete postaviti sistem upravljanja dokumentima za jedan dan, ali ga provesti dosledno tokom vremena će biti ključ uspeha. Nagrade su ogromne - biti u mogućnosti da pronađete ono što želite da pronađete kada to želite i mir uma.