Kako pripremiti Plan kontinuiteta poslovanja za vaš mali biznis
Plan koji štiti od poslovnog poremećaja u slučaju nepredviđenih događaja. Ili, ako želite, "... procedure primenjene kako bi se osigurala pravovremena i uredna nastavak poslovnog ciklusa organizacije kroz njenu sposobnost da izvrši planove sa minimalnim ili bez prekida operacija poslovnih operacija ili usluga" ( Upravljanje objektom za upravljanje objektima).
Ciljevi planiranja kontinuiteta poslovanja uključuju:
- Osiguravanje zdravlja i sigurnosti svih zaposlenih
- Minimiziranje prekida u sposobnosti biznisa za pružanje svojih proizvoda i / ili usluga
- Minimiziranje finansijskih gubitaka
- Biti u mogućnosti da nastavi sa kritičnim operacijama u određeno vrijeme nakon katastrofe
Dobro osmišljen plan kontinuiteta poslovanja može značiti razliku između opstanka vašeg biznisa i neuspeha ukoliko dođe do katastrofe. Vatra, poplava, neuspjeh na hard disku ili krađa podataka - bilo koji ili svi od njih mogu spustiti vaše poslovanje van provizije. Uzimajući vremena da sastavite plan kontinuiteta poslovanja, pomažete u tome da vaše preduzeće bude u mogućnosti da nastavi sa radom u najkraćem mogućem roku.
Da biste kreirali poslovni plan za nepredviđene poslove:
1) Utvrdite koji su glavni rizici za vaš mali biznis.
Da li je krađa podataka? Poplave? Zemljotres? Saznanje o vrstama katastrofa najviše će vam pomoći da usredsredite svoj plan kontinuiteta, a ne trošite vreme i novac koji se pripremaju za nešto što je malo verovatno da će se dogoditi.
Nema smisla u planiranju kako da se oporavite od zemljotresa, na primer, ako se vaše preduzeće ne nalazi u zoni zemljotresa. Ali ne zaboravite na sve veće rizike koje često previdjuju mala preduzeća kao što su sajber napadi, hakerska aktivnost i sabotaža.
2) Odlučite šta će biti apsolutno neophodno da vaš mali biznis počne da radi ponovo ako je poslovna katastrofa zatvorila i preduzmete korake kako biste osigurali brzo dostupnost onih bitnih stvari.
Ovi elementi mogu uključivati osoblje, podatke, opremu, finansijska sredstva i zaštitu infrastrukture.
Koji su ljudi ključni za vaše operacije? Koju opremu trebate nastaviti da proizvodi i isporučuje vaše kritične proizvode i / ili usluge? Možda se može napraviti aranžman sa drugim poslovima koji imaju potrebnu opremu. Koji su potrošni materijal neophodni? Saznajte unapred ko bi alternativni dobavljači ili špediteri bili ako vaš trenutni aranžman možda neće biti funkcionalan. Koliko dugo bi vaše poslovanje moglo da funkcioniše ako je njegov tok prihoda bio isključen? Gde biste dobili novac da nastavite?
2) Pripremiti plan za evakuaciju u slučaju fizičke katastrofe.
Pređite s osobljem i postavite je na videlo u svim vašim poslovnim prostorijama. Kako osoblje zna da je potrebno evakuirati? Šta trebaju uraditi kada budu obavešteni o evakuaciji? Koji su putevi dostupni van zgrade? Gde bi ljudi trebalo da se sretnu izvan zgrade? Ko je odgovoran za proveru da li su svi sigurni?
3) Kreirajte sistem za ventilaciju komunikacije.
Ako se nešto desilo u vašem poslu, ko bi bio odgovoran za obavještavanje svake osobe koja radi tamo? Uverite se da su liste kontakata za telefon i e-poštu ažurirane i da ljudi koji su odgovorni za kontaktiranje drugih imaju štampane liste pošto svaka tehnologija ne radi pre ili kasnije i najčešće u najnepovoljnijim vremenima.
Takođe odlučite ko će biti odgovoran za komunikaciju sa javnošću i kako (ažuriranje poslovne stranice , objavljivanje na društvenim mrežama , saopštenja za javnost, znakovi u prozoru, radio obaveštenja itd.)
4) Budite sigurni da su vaši hitni kompleti na terenu kompletni i ažurni.
Ovi kompleti za prvu pomoć na radnom mestu Liste provjere iz St. John Ambulance pokazuju tačno koji kompleti prve pomoći za različite veličine preduzeća moraju sadržavati na osnovu broja zaposlenih. U zavisnosti od vrste katastrofa koje se mogu desiti u vašem području, možda ćete želeti da dodate i druge materijale. Na primer, jedan galon vode po osobi dnevno je jedan od preporučenih zaliha na ovoj listi pribora za hitne slučajeve za maloprodajnu prodavnicu.
5) Preduzmite korake kako biste zaštitili svoje poslovne podatke.
Vaši poslovni podaci su vaša najvažnija sredstva. Da li je ukraden ili uništen, da li će vaš posao biti u mogućnosti da se brzo ustanete i ponovo pokrenete ili čak i nastavite?
3 koraka za uspješnu sigurnosnu kopiju podataka objašnjavaju kako možete dobiti bezbjednost da znate da su vaši poslovni podaci zaštićeni i da će biti brzo dostupni. Zaštita podataka je jedna od mnogih prednosti prebacivanja vašeg poslovanja na cloud computing .
6) Obezbedite da vaše preduzeće ima adekvatno osiguranje.
Vatrogasno osiguranje je tip koji se pali na pamet, ali vatra svakako nije jedina moguća katastrofa koju vaš mali biznis može iskusiti. Pored drugih očiglednih fizičkih katastrofa kao što su poplave ili oštećenja vjetrova, uzmite u obzir štetu koja može nastati zbog krađe, na primjer. I onda postoji potencijalni faktor odgovornosti ako se vaš mali biznis bavi aktivnostima koje bi vas mogle otvoriti na tužbe.
Izbor odgovarajuće vrste osiguranja za pokrivanje rizika i dobrog, najnovijeg osiguranja pokrivaće vam dugačke načine da ponovo pokrenete i ponovo pokrenete svoj mali biznis ako dođe do katastrofe.
8) Upoznajte svoje komšije.
Otvaranje linija komunikacije sa vlasnicima preduzeća oko vas može stvarno imati koristi od planiranja kontinuiteta poslovanja. Neka znaju o čemu se nadaju i videćete da li ih možete uključiti. Možda ćete moći da podelite troškove pojedinih troškova koji se odnose na planiranje kontinuiteta ili da napravite aranžmane za pomoć kako biste pomogli jedna drugoj u slučaju katastrofe. Koordinirani planovi za vanredne situacije posebno su važni za preduzeća koja dele susedni prostor, poput onih u trgovačkim centrima ili gradskim ulicama.
9) Proverite lokalne programe i resurse.
Vaš grad, grad ili Odbor za biznis u akcijama mogu imati planove za vanredne situacije / planove za slučaj opasnosti ili obezbediti resurse koji će vam olakšati sastavljanje sopstvenog plana. Na primer, grad Otava nudi informacije o pripravnosti za hitne slučajeve za Ottawa biznis na svojoj web stranici, i nudi trening radionice na temu. Pogledajte šta je dostupno u vašem gradu prije nego počnete sa pisanjem sopstvenog plana za poslovnu katastrofu.
10) Stavite sve zajedno.
Dok radite kroz plan kontinuiteta, sve dijelove stavite zajedno u formu za štampu. (Digitalne kopije su lepe, ali nisu veoma korisne ako se napajanje isključi i / ili digitalni uređaji se ne mogu koristiti.) Tri prsta za povezivanje dobro funkcioniše. Uključite plan za evakuaciju vašeg biznisa, plan komunikacije, informacije o kompleti za hitne slučajeve i polise osiguranja, mjere za zaštitu podataka i operativne suštine, kao i detalje svih aranžmana koje ste napravili da biste nastavili i ponovo radili.
11) Vodite plan poslovanja u slučaju nepredviđenih situacija.
Na kraju, ali ne i najmanje važno, želite se osigurati da plan plana katastrofe održite na lako dostupnom mestu i pobrinite se da svi koji znaju gde znaju svoju lokaciju. Takođe treba dodijeliti jednu osobu i drugu da preuzme plan za poslovnu situaciju na izlazu ako poslovna nesreća zahtijeva napuštanje prostorija.
12) Koristite veb lokaciju vašeg preduzeća i društvene medije
Vaša poslovna veb lokacija i društvene mreže kao što su Facebook , LinkedIn i Twitter su izvrsni načini komunikacije sa klijentima i poslovnim saradnicima u slučaju vanrednog stanja. Nemojte dozvoliti svojim klijentima da se pitate da li ste otvoreni ili ne, kada hitna pomoć pogađa - brzi post na Facebook-u može da ih održava u toku.
Planiranje kontinuiteta poslovanja se isplati
Lako je odložiti planiranje kontinuiteta poslovanja. Uvek postoje neposredne "krize" koje zahtevaju našu pažnju. Ali koliko su značajni zaista u poređenju sa događajima koji zaustavljaju vaše poslovanje sate, dana ili nedelja? Uzimajući vremena da pripremi plan za kontinuitet poslovanja, imaće ogromna isplata ako bi ikada stradala katastrofa.