Master Your Filing System!
Odvajanje je vremena za organizovanje vašeg sistema za podnošenje zahteva. Iako bi svi voleli da imaju kancelariju bez papira , stvarnost je u tome što mnogim malim preduzećima i dalje postoji potreba za čuvanjem papirnih dokumenata kao što su fakture , primanja i sl. I mogu ih lako dobiti ako je potrebno.
Posebno je važno prikupljanje računa; nepostojeći ili neuredni sistem za podnošenje prijave može dati dodatni napor u porezu na dohodak jer ne želite propustiti poreske olakšice zbog nedostatka primanja.
A ako je vaše preduzeće ikada predmet revizije i ne možete da dostavite tražene dokumente u prilog vašim troškovima, vaše potražnje će najverovatnije biti odbijene i vaš poreski povraćaj će se ponovo procijeniti .
Kao vlasnik malih preduzeća , morate brzo i lako raditi za vašim stolom . Iako je postavljanje sistema za prijavu papira teško, to je relativno lagan zadatak koji se može olakšati nekoliko saveta i trikova za podnošenje prijava.
Kako organizovati sistem za podnošenje zahteva
(1) Sedite za svojim radnim stolom na nekoliko minuta i shvatite gde ćete instinktivno tražiti stvari.
Imam fioku desno od moje radne stanice. Kada sam prvi put postavio svoj sistem prijave, nisam imao ništa u njemu. Kad bih tražio olovke, krpice ili spajalice, to je bilo prvo mesto kojeg bih gledao, iako sam znao da je prazna. Tako da sam naravno stavio olovke, kese i spajalice u tu ladicu. Za mene je to prirodno mesto za te stvari.
Svako će to drugačije pristupiti i ono što radi za jednu osobu možda neće raditi za drugu. Uzmite nekoliko minuta da sednete na svoj primarni radni prostor i dođite do opreme, materijala i datoteka. To će vam pomoći da uspostavite idealno mesto za podnošenje tih predmeta za vas lično.
(2) Sada kada znate gde ćete naravno potražiti informacije, morate da utvrdite da li će abecedni, numerički ili predmetni sistem za podnošenje podataka najbolje raditi za vas.
Kako ćete organizovati svoje papire u podnošenje kategorija (tj. Troškove, finansije, marketing )?
Kako pronaći poslovne papire u vezi s poslovnim troškovima, kao što su izvještaji o bankama, računi za komunalne usluge, računi o troškovima kancelarije, evidenciji kilometara vozila itd.? Šta o informacijama o kupcima - tražite stvari prema imenu klijenta? Referentnim brojem? Ovo je kritičan korak, jer će odrediti kako ćete postaviti svoj sistem za podnošenje prijava. Jednom kada ste utvrdili koje kategorije ćete koristiti, odlučite se da li želite dalje da kreirate podkategorije. Uradite to pre nego što kupite nešto za vaš sistem za podnošenje podataka.
(3) Zatim, grubo odredite svoje potrebe za skladištenjem.
Da li imate veliki broj datoteka kojima pristupate dnevno? Da li pristupite samo svojim datotekama nedeljno? Odgovori će utvrditi da li vam je potreban nosač radne površine za radnu površinu, dva fijata koji se nalaze u kućištu blizu radnog stola ili četiri bočne kutije za bravu u bočici.
Izaberite pažljivo. Dozvolite rast prilikom pregleda kabineta za odlaganje - kupite nešto za dvostruko više datoteka koje mislite da ćete sada imati. Ovo će ograničiti broj puta kada ćete morati da se pribegavate i reorganizujete svoj sistem podnošenja prijava.
(4) Uložiti u dobar sistem označavanja radi jasnosti i lakog pristupa.
Mogućnost čitanja oznaka datoteke očigledno, ali jasnost u obeležavanju će vam uštedjeti više vremena za podnošenje podataka nego što možete zamisliti.
Većina kompanija koje proizvode etikete pružaju šablone koji se integrišu sa najpopularnijim softverom za obradu teksta. Možda ćete želeti da razmotrite jedan od malih sistema za izradu etiketa koji sada mogu takođe odštampati pojedinačne poštanske naljepnice. Predmeti koji obavljaju duplu dužnost su obično mudra investicija.
(5) Sada ste spremni za kupovinu fascikli datoteka.
Najbolja ulaganja su kupovina obojenih fascikli (proverite da li su plastične naljepnice uključene) i obične mape datoteka manila. Fascikle za obojene boje su najbolje iz dva razloga:
- lako su dostupni
- olakšavaju prepoznavanje kategorija
Na primjer, ako stavite sve svoje klijentske datoteke u žute viseće fascikle, finansijske informacije u plavim fasciklama i sve što je povezano sa marketingom u crvenim direktorijima, možete lako videti grubo gdje biste trebali tražiti određenu datoteku.
Jednostavno je najbolje
Princip KISS-a se primjenjuje na uspostavljanje sistema za prikupljanje podataka koji je jednostavan za korištenje i lako se razvija. Držite je jednostavno dušo! Široke kategorije tema će vam omogućiti da lako dodate nove datoteke dok rastete i eliminišete potrebu za redovnim nadogradnjom ili reorganizacijom vašeg sistema za podnošenje zahteva.
Čuvanje jednostavne takođe će olakšati integraciju vašeg papira i digitalnih fajlova u svoj sistem upravljanja dokumentima .
Idite tamo gde nema papira
Ako pokušavate da zelite svoj posao i prebacite u "Papirnu kancelariju", možete skenirati račune za troškove i sačuvati ih sa vašim drugim digitalnim računovodstvenim informacijama. Neke od novijih softverskih aplikacija zasnovane na Cloud-u olakšavaju ovo tako što imaju mobilne aplikacije koje vam omogućavaju da uzmete račun za prijem troškova i da ga snimite u letu (pogledajte The Best Accounting Software za kanadske mala preduzeća ).
Imajte na umu da su kopije papira ili digitalne slike primanja troškova generalno prihvatljive za Kanadsku agenciju za prihode (CRA) pod uslovom da su oni jasno čitljivi. U suprotnom, CRA može zatražiti da pogleda originalne dokumente dokumenata tokom revizije ili rutinskog zahtjeva za dokumentaciju, tako da se originali uvijek moraju čuvati u propisanom roku. (Pogledajte Koliko dugo moram da vodim svoje poslovne podatke? Više informacija.)