5 načina smanjivanja vremena provedenog u podnošenju
Ali, nažalost, mrzite ili ne, kada pokrećete mali biznis, podnošenje mora biti urađeno, ili ćete uskoro otkriti da vam se pano srušava pod težinom svih papira koji se nastavljaju. O čemu je potrebno da podnesem prijavu?
Postoje dva pristupa problemu koji bi mogli pomoći.
Možete pokušati da podesite svoje vrijeme što je moguće kraće (metod koji sam skoro usavršio tokom godina rada kancelarije) ili učiniti svoje vrijeme podnošenje što je više zabave (nešto što nastavljam). Hajde da pogledamo savjete za smanjivanje vremena koliko zapravo provodite podnošenje.
Uklonite i reciklirajte kad god je moguće
Prvo pitanje o bilo kom delu papira koji gleda na vas koji čekaju da se podnese je: "Da li treba da se podnese ovaj dokument?"
Mnogo dokumenata koji dolaze na poštu mogu ići direktno u drobilicu. Koja je poenta u podnošenju reklama ili informativnih pisama od drugih kompanija, na primjer? Kada se bavite poštom, jednom pročitajte komad pošte, odlučite da li će vam trebati godinu dana i podijeliti ili smanjiti.
Šanse su dobre što takođe podnosite dosta kopija dokumenata koje vam ne trebaju podneti - i ne bi trebali čak ni štampati.
Nema potrebe za podnošenje kopija računa ili pisama na papiru, na primjer, ako su vaše elektronske datoteke organizovane i pratite odgovarajuće sigurnosne procedure .
Dakle, kada se bavite tom gomilom podnošenja, obrišite "papir bez kojeg možete živjeti".
Koristite sistem za podnošenje prijava koji olakšava druge poslove, a ne teže.
Većina novina koje treba da podnesem je vezano za proces poslovanja - i ovi dokumenti se moraju uneti u računovodstveni sistem pre nego što se sa njima nešto uradi.
Dakle, umesto da uzmem taj prijem za kertridž sa tonerom za štampače i podvrgnuću ga pod "P" u svom glavnom sistemu za podnošenje podataka, podneću je u svoj "prvi" sistem za podnošenje, seriju fascikli označenih mesecima i godinama.
Na primer, ako sam kupio toner kasetu u septembru 2017, to je datoteka u kojoj se nalazi, zajedno sa svim ostalim računima, primanja i drugih poslovnih dokumenata koji su se desili u tom mjesecu. Zatim jednostavno je raditi kroz fasciklu na kraju mjeseca i napraviti sve računovodstvene unose koje treba izvršiti (ili ako to ne radite sami, da biste mesečnu fasciklu prebacili kod vašeg računovođa ili knjigovođa) .
Imajte na umu da vodimo servisni posao , a ne maloprodajni posao, tako da sedite i radite na računima jednom mesečno radi za mene. Morate promijeniti ideju mesečne fascikle shodno tome, ako morate da često ažurirate svoje račune.
Razmislite prije nego što date datoteku
Šta se dešava nakon što sam koristio mesečne fascikle za obavljanje računovodstva? Dokumenta treba premeštati u "glavni" sistem za podnošenje prijava . Ali, umesto da podnesem svaki dokument pojedinačno u zavisnosti od njegovog naslova, logično logiram prema grupi, procedura podnošenja je mnogo brža.
Da vidimo još jedan primer kertridža sa tonerom za štampač.
Umesto da podnesem ovu potvrdu pod "P" za kertridž sa tonerom za toner, podneo bih ovaj pod Office Supplies - Receipts, na istom mjestu u kome bih dokumentovao dokumente kao što je potvrda za zbirku post-it beležaka ili potvrdu za štampač papir. Ovo ne samo da beleži biranje, već je mnogo lakše naći dokumente nakon toga.
Koristite čitave reči i fraze na oznakama fascikle datoteke, a ne samo slova
Nema pravila koja kaže da ste ograničeni samo na pojedinačna pisma kada kreirate podele svog sistema za podnošenje prijava. A ako to uradite, prijavljivanje podnosite nepotrebno sporo i komplikovano. Prilagodite svoj sistem za podnošenje podataka tako da možete imati koristi od podnošenja od strane grupe i pronaći odgovarajuću lokaciju kako biste postavili dokument brže.
Na primjer, umjesto da sam imao dio mog podnožja sa oznakom "C", također imam i dio sa oznakom "Klijentske datoteke".
Datoteke unutar "Klijentskih datoteka" su organizovane po abecedi. Ljepota prilagođavanja vašeg podnožja na ovaj način je to što se uvijek može dalje dijeliti i organizovati ako je potrebno. Znači, glavni klijent bi mogao da ima delilac datotečnog sistema koji je označen njenim imenom u odeljku "Klijentske datoteke" kako bi lakše pronašao dokumente koji su joj povezani.
U ovom primjeru, etikete na sistemu za prijavu pročitali su "B", "C", "Klijentske datoteke", "D" ... Vidite koliko je lakše vaše podnošenje prijava?
Još jedan tip za podnošenje prijava kako biste ubrzali podnošenje prijava: Ne zaboravite da prilagodite i abecedu. Umjesto da imate samo "M" dio, označite i "Mc".
Držite svoj "prvi" sistem za podnošenje prijava blizu i zgodno
Druga sjajna stvar u korišćenju dvostepenog sistema za podnošenje podataka, kao što je onaj gore opisan, jeste da postane mnogo lakše zadržati prvu fazu vašeg sistema za podnošenje podataka (mesečne mape) fizički blizu vašeg radnog prostora . Biće mnogo više sklonija da odmah pošaljete papire umesto da ih pustite da se nagomilate ako imate blisko, organizovano mjesto za njihovo podnošenje.
Dakle, stavite svoje poslednje, sadašnje i sledeće mesečne mesečne fascikle u tacnu ili koristite fajl koncertne datoteke i stavite ga u ruke u vašem radnom prostoru. Najveći deo vašeg sistema za podnošenje prijava ("glavni" sistem za podnošenje prijava, kako smo ga nazvali gore, može biti preko sobe ili čak u drugoj sobi u potpunosti, ali u interesu štednje vremena , ne bi trebao morati doći do uradite prvu prijavu.
Kako napraviti zabavu za zabavu
Saveti za podnošenje prijava koje sam vam dala do sada trebao bi vam pomoći da smanjite vrijeme provedeno u podnošenju prijave i sprečite zamrzavanje mozga. Ali, šta je učiniti da zabavite svoje vreme?
Uistinu, jedina strategija koju sam ovde došao jeste potpuno mito, nagrađivši se s kolačićem, ako podnesem određeno vreme. Ovo će funkcionisati, ali može dovesti do puno kilograma ako imate puno prijave.
Ili možete uzeti više umetničkog pristupa, koristeći sve različite boje za mape datoteka i koristeći neobične fontove ili kaligrafiju za etikete. Bez obzira da li ovo čini vašu prijavu zabavnijom, sigurno će učiniti to privlačnijim.
I ko zna? Možda samo činjenica da je vaše podnošenje mnogo brže sada kada je tako organizovano učiniti će mnogo zabavnijim.