Šta trebate da sacuvate i organizujete
U određenoj mjeri stvari koje trebate da razvijete sistem podnošenja prijava mnogo će zavisiti od vašeg poslovanja.
Na primjer, ako prodate opipljivi proizvod, trebat će vam nešto što prati vaš inventar. Međutim, ovdje je opšta lista predmeta koje ćete morati da pratite u svom kućnom poslu:
- Poslovni i marketinški planovi.
- Pravna dokumenta (npr. LLC dokumentacija, licence za poslovanje i registracije intelektualne svojine, ugovori)
- Kontakti (profesionalci, klijenti, dobavljači, provajderi itd.)
- Finansijske informacije (Izveštaji o profitu / gubici, bilansi stanja, obaveze prema računima / potraživanja)
- Porezi
- Poslovni troškovi (primanja)
- Projekti
Pored ove liste, želite dodati stavke koje su specifične za vaše poslovanje.
Sistemi za organizovanje vašeg poslovanja u kući
Kvote su da ćete koristiti različite metode za čuvanje i rukovanje vašim papirima i drugim važnim informacijama. Ključni faktor je odabir metode koja najbolje odgovara za vas. Svako ima drugačiji način razmišljanja i organizovanja. Na primjer, za neke ljude, ima smisla organizirati datoteke po abecedi, ali za druge, lakše se organizuju po datumu.
Ako niste sigurni šta će najbolje raditi za vas, probajte je, a ako se borite za održavanje, usvojite drugačiji sistem. Evo tri načina za organizovanje vaših datoteka i informacija:
Jednostavni sistem za podnošenje bindera
Za mala preduzeća koja ne generišu previše papirologija, sistem za vezivanje je dobar izbor.
Takođe je idealno za ljude koji vole da imaju sve na jednom mestu ili kojima su potrebne informacije da budu mobilne. Sistem veziva koristi veliki tri prstenasto vezivo, zaštitne šipke i dijelove razdjelnika.
Koristite razdjelnike odeljka da organizujete svoje poslovne kategorije, kao što su naredbe za čekanje, izvršene naloge, glavne kopije različitih obrazaca ... itd. Odatle ćete započeti sakupljanje datoteka u zaštitnici listova. Kada registrator postane pun - na kraju sedmice, mjesecu ili tri mjeseca - biće vrijeme za čišćenje. Jednostavno ćete prenijeti datoteke o narudžbini kupaca i druge istorijske zapise u tradicionalni sistem za podnošenje podataka koji usko ogleda organizaciju vašeg registratora.
Tradicionalni sistem za podnošenje podataka
Tradicionalni sistemi za prikupljanje podataka koriste kutiju za podnošenje podataka, datoteke za vješanje i manila fascikle. Skoro svako poslovanje će na kraju trebati ovu vrstu podnošenja pošto njihov posao raste. Ima previše papira koji se generiše tokom vremena da ga nema. I pošto poreska evidencija treba zadržati sedam godina, potrebno vam je mesto za čuvanje svih ovih zapisa. Tradicionalni sistemi za podnošenje prijava su idealni za predmete koji se moraju držati, ali se redovno ne pristupaju, kao što su porezi iz prethodne godine i poslovne dozvole. Evo nekoliko saveta kako bi tradicionalni sistem za podnošenje podataka bio uspješan:
- Razmislite o tome kakvu vrstu sistema ćete zapravo koristiti. Možete da idete na laku kupovinu cool kancelarijskog materijala i izradite najsloženiji i šareni sistem za podnošenje podataka u svetu, ali ako se ne uklapa u vaš stil rada, to će biti gubitak vremena za podešavanje i novca.
- Kreirajte sistem za upravljanje vašim radom koji omogućava najmanje količina "dodira". Želite da izbegnete gradnju gomila papira i da se bavite svakom komadom više puta. Umesto toga, radite na donošenju odluka o tome gde treba da ide parče papira kada prvi put dodirnete.
- Odložite vrijeme za podnošenje . Lako je izbegavati ovaj zadatak kao kuga, ali je to neophodno i pomoći će vašem poslu lakše. Posebno primanja i ostali predmeti korišćeni u poreskom vremenu, čuvajući ove stvari organizovano, mnogo je lakše podnošenje poreza.
Elektronski sistem za podnošenje podataka
Digitalni svet nije u potpunosti eliminisao potrebu za skladištenjem papira, ali je olakšao čuvanje informacija. Digitalni sistemi mogu kreirati, slati i upravljati računima, a može pratiti svoje finansijske poslove u kući, a zatim biti uvezen u poreski softver za e-podnošenje. Možete da skenirate račune i da ih uskladištite u datoteku na računaru (iako bi verovatno trebalo da imate i verziju na papiru). Elektronski sistemi mogu da skladište vaše klijente, korisnike i prospekt informacije u sistemu upravljanja odnosima sa klijentima za lakši pristup, slanje e-pošte, obračun i još mnogo toga. Online sisteme se mogu koristiti za čuvanje ideja, pomoći u upravljanju projektima, organizovanju informacija ili istraživanju.
Ali kao papirni sistemi datoteka, vaš sistem digitalnih podnošenja mora imati organizacionu strukturu, koristeći fascikle i datoteke sačuvane na vašem računaru ili u oblaku . Da biste lakše upravljali, koristite istu strukturu i imena datoteka u vašem digitalnom sistemu kao što je to u vašem papirnom sistemu. Da biste zaštitili svoje digitalne datoteke, napravite rezervne kopije na odvojeni čvrsti disk ili na sistem za onlajn skladištenje.
Kombinacija svega gore
Verovatno je da ćete morati da koristite više od jednog sistema da biste upravljali svim podacima i materijalima koji su vam potrebni za čuvanje u vašem poslu. Prvo, moraćete da odlučite šta najbolje odgovara za vas, a zatim ga implementirajte. Na primjer, možda ćete imati sistem vezova koji će vam pomoći da organizujete svakodnevno upravljanje vašim poslom, kao što su raspored, marketing i kopije vaših obrazaca.
Vaš tradicionalni sistem može zadržati sve svoje dugoročne papire kao što su porezi iz prethodnih godina, dozvole i poslovne dozvole i registracije intelektualne svojine. Možete koristiti digitalni sistem za čuvanje ideja, kao što je Evernote , i praćenje projekata.
S druge strane, možda ćete želeti da budete što je moguće digitalniji, koristeći onlajn listu i kalendar na mreži, skeniranje svih primanja na računar i korišćenje softvera ili online usluga za sve vaše potrebe za upravljanje poslovanjem. Čak i tako, i dalje ćete želeti da sistem upravlja dokumentom koji se generiše. Ključ je pronaći sistem koji vam se lako drži i pronađite informacije koje su vam potrebne kada vam je to potrebno.
Ažurirano Septembar 2016 Leslie Truex