Saveti za upravljanje datotekama za digitalne datoteke
Osim skladištenja dokumenata lokalno na računarima, prenosnim računarima ili mobilnim uređajima, sve više kompanija koristi Cloud za osnovne poslovne aplikacije i skladištenje datoteka. (Pogledajte Zašto Cloud Computing je idealno za mala preduzeća i 5 nedostataka cloud computinga. )
Dodatno otežavajući problem skladištenja je potreba da mnogi preduzeća podele dokumente između zaposlenih .
U kancelariji to se obično ostvaruje korišćenjem datotečnog servera ili mrežnog uređaja za skladištenje podataka (NAS). Ako je potreban zajednički pristup za mobilne uređaje, dokumenti se mogu čuvati u oblaku i dele ih dodjeljivanjem dozvola za pristup. Rezultat svega ovoga može biti noćna mora za upravljanje datotekama sa nekim dokumentima čoveka koji se čuvaju u oblaku, a neki lokalno, pa čak i pojedinačni dokumenti koji se čuvaju samo na jednom ili drugom mjestu.
Organizacija je ključ za upravljanje elektronskim datotekama
Gde god se dokumenti skladište, važno je da ih održavate i ažuriraju. Cilj upravljanja elektronskim datotekama je da obezbedite da možete pronaći ono što tražite, čak i ako ga tražite godinama nakon njenog stvaranja.
Većina poslovnih ljudi je u jednom trenutku ili u drugoj situaciji imala neprijatnu poziciju da pozove klijenta i ne može brzo locirati relevantnu fakturu ili druge važne dokumente kupaca.
Jednako nervozno se bore na kraju godine pokušavajući da pronađu dokumente koji se odnose na računovodstvene račune kompanije ili, što je još gore, poreski obveznik .
Odgovarajuća organizacija digitalnih dokumenata je naročito kritična u zajedničkom okruženju - ako je jedan od vaših zaposlenih odsutan (privremeno ili trajno!), Trebalo bi da budete u mogućnosti lako pronaći bilo koji dokument koji je kreirao ili upravljala ta osoba.
(Imajte na umu da je potencijalni gubitak podataka u vezi sa nezadovoljnim zaposlenima koji napuštaju zaposlenje još jedan razlog zaštititi poslovne podatke.
Ovi saveti za upravljanje datotekama će vam pomoći da pristupite datotekama:
1. Koristite podrazumevane fascikle za instalaciju za datoteke programa.
Koristite podrazumevane lokacije lokacije prilikom instaliranja aplikativnih programa. Pod operativnim sistemom Windows programi datoteka programa za konvenciju nalaze se pod direktorijumom (Drive Letter:) -> Program Files. Instaliranje aplikacija na drugim mestima je zbunjujuće i nepotrebno.
2. Jedno mesto za sve dokumente.
Stavite sve dokumente pod jednu "korenu" fasciklu. Za jednog korisnika u Windows okruženju, podrazumevana lokacija je fascikla "Moji dokumenti".
U okruženju za razmjenu datoteka pokušajte isto. Napravite jednu korijensku fasciklu (na primer "Zajednički dokumenti") i spremite sve dokumente u pod-direktorijume unutar root foldera. Jedna lokacija za sve elektronske dokumente olakšava pronalaženje stvari i pokretanje sigurnosnih kopija i arhiva.
3. Kreirajte fascikle u logičkoj hijerarhiji.
To su fijoke kabineta za računare vašeg računara, tako da se govori. Koristite običan jezik da nazovete svoje fascikle; ne želite da gledate ovu listu foldera u budućnosti i pitate se šta znači "TFK" ili bilo koja druga zanimljiva skraćenica koju ste izmislili.
4. Nesto fascikle unutar fascikli.
Kreirajte druge fascikle unutar ovih glavnih foldera po potrebi. Na primer, fascikla pod nazivom " Računi " može sadržati fascikle nazvane "2018", "2017" i "2016". Fascikla nazvana za klijenta može uključivati foldere "podatke o kupcima" i "korespondencija". Cilj je da svaka datoteka bude u folderu, a ne da ima puno listi siročadi.
Međutim, nemojte stvoriti složene, duboko slojevite strukture foldera. Gde god je to moguće, umesto toga koristite opisna imena datoteka.
5. Pratite konvencije o imenovanju datoteke.
Neki operativni sistemi (kao što je Unix) ne dozvoljavaju razmake u imenima datoteka ili fascikli, pa izbegavajte ovo ako se vaše računsko okruženje miješa. Umesto toga koristite podvučice kao razdjelnik (npr. Doe_John_Proposal.doc.). Drugi znakovi kao što su /? <> \: * | "^ takođe su zabranjeni u imenima datoteka ili fascikli pod operativnim sistemom Windows.
Koristite deskriptivne nazive datoteka za jednostavnu identifikaciju i pronalazak, ali nemojte prevazići - imena datoteka / putanja imaju ograničenje dužine koje se razlikuju između operativnih sistema. Pod operativnim sistemom Windows maksimalna dužina pune trake za datoteku (npr. Slovo diska + imena fascikli + ime datoteke) je 260 znakova. Koristite uobičajene skraćenice kad god je to moguće, kao što su Jan za januar ili Corp for Corporation.
6. Budite specifični.
Dajte elektronskim datotekama logična, specifična imena i uključite datume u imena datoteka ako je moguće. Cilj pri imenovanju datoteka je da bude u stanju da govori o čemu se radi, bez potrebe da ga otvorite i pogledate. Dakle, ako je dokument pismo kupcu koji ga podseća da je plaćanje zakasnelo, nazovite je nešto poput "overdue_20180115"; a ne nešto poput "pismo". Kako ćete znati ko je pismo bez otvaranja?
Ako dijelite datoteke putem e - pošte ili prenosnih uređaja, možda ćete želeti da ime datoteke sadrži više specifičnih informacija, s obzirom da informacije o folderu neće biti uključene u dijeljenu datoteku. Na primjer, ako se vaš dokument nalazi u dokumentu Moji dokumenti \ Fakturi \ 2017 \ Korisnici \ Doe_John_20180416.doc i datoteka se deli ili pošalje putem e-pošte, primaoc će videti Doe_John_20170416.doc i možda neće moći da kaže da je datoteka korisnik faktura bez otvaranja.
7. File dok idete.
Najbolje vreme za podnošenje dokumenta je kada ga prvo stvorite. Dakle, navikavajte se da koristite dijalog "Sačuvaj kao" da biste podneli svoj dokument, kao i nazvati ga, stavljajući ga na pravo mesto na prvom mestu.
8. Naručite datoteke kako biste bili u mogućnosti.
Ako postoje fascikli ili datoteke koje puno koristite, prisilite ih na vrh liste datoteka preimenovanjem njima! ili AA na početku imena datoteke.
9. Redovno izvlačite datoteke.
Ponekad ono što je staro je očigledno kao u primeru fascikle pod nazivom "Računi" iznad. Ako nije, čuvajte svoje foldere neiskvarene otiscanjem starih datoteka.
Nemojte brisati poslovne fajlove osim ako ste potpuno sigurni da vam više neće trebati datoteka. Umesto toga, u vašoj glavnoj kolekciji fascikli ispod vašeg root foldera kreirajte fasciklu pod nazivom "Old" ili "Neaktivna" i prebacite stare datoteke u njih kada ih nađete.
( Koliko dugo morate da vodite poslovne zapise za CRA ili IRS? Objašnjava koliko dugo morate voditi poslovne zapise kako biste ispunili svoje poreske obaveze.)
10. Redovno pravite rezervne kopije datoteka.
Bez obzira da li kopirate svoje datoteke na drugi disk ili na traku, važno je postaviti i pratiti regularni rezervni režim. Pogledajte 3 koraka za uspješni backup sistem .
Dobro upravljanje datotekama omogućava pronalaženje onoga što želite
Upravljanje elektronskim dokumentima treba da bude deo celokupne strategije upravljanja dokumentima za vaše poslovanje. Pravičan plan upravljanja dokumentima treba da sadrži sve aspekte dokumenata za rukovanje, uključujući skladištenje, preuzimanje, sigurnosne kopije i sigurnost.
Funkcija pretraživanja je divna stvar, ali se nikada ne podudara sa lakoćom direktnog odlaska u fasciklu ili datoteku. Ako pratite ove savete o upravljanju datotekama dosledno, čak i ako ne znate gde je nešto, znate gdje bi trebalo da bude - velika prednost kada je u pitanju pronalaženje onoga što tražite. Dobra praksa upravljanja datotekama će uštedeti vaše poslovno vreme i novac .