7 Saveti za upravljanje e-poštom za brzo povećanje produktivnosti

Jedan od najčešćih izazova za vlasnike malih preduzeća je balansiranje potrebe da se dosta postigne u onome što nikad ne izgleda kao dovoljno vremena. Mi smo često prekomerno predviđena grupa i većina nas može imati koristi od nekog dodatnog vremena ili barem produktivnije upotrebe vremena koje imamo.

Kad je riječ o upravljanju vremenom , često je izazov saznavanje kako se vrijeme produktivnije koristi. Dobro mesto za početak je upravljanje e-poštom; ovo je jedno područje koje je na vrhu liste vremenskih ubica za mnoge vlasnike malih preduzeća.

Pošto je e-pošta tekući oblik komunikacije, a mi nemamo potpunu kontrolu nad dolaznim protokom, moramo raditi na poboljšanju naše produktivnosti u načinu na koji primamo, organizujemo, odgovorimo i čak razmišljamo o e-pošti. Donji savjeti će vam pomoći da kreirate sistem za upravljanje vašim e-poštom na način koji podržava produktivnost umjesto da jedete na njemu.

1. Isključite obaveštenja.

E-mail ima tendenciju da uđe u bilo koje doba dana i noći, pa je vitalno da kontrolišete kako se tok dolaznih poruka uklapa u vaš dan. Isključite nova obaveštenja o porukama na računaru i na pametnom telefonu kako biste sprečili konstantne distrakcije i poremećaje u vašem rasporedu i proverite poštu kada vam je zgodno.

2. Odlučite kako koristiti vaše prijemno sanduče.

Postoji mnogo različitih filozofija kada je u pitanju upravljanje vašim e-poštnim prijemnim sandučetom. Možete da koristite svoje poštansko sanduče kao povlačenje, ograničite je samo na poruke sa visokim prioritetom ili napravite listu radnih zadataka.

Ključ je odabrati jednu namjenu za prijemno sanduče i držati se s njim.

3. Kreirajte beleške i crne liste e-pošte.

Većina email klijenata i provajdera e-pošte omogućavaju korisnicima da prave listu sigurnih adresa kako bi osigurali da te poruke prođu, pri čuvanju ili blokiranju, šta smatrate za neželjene adrese. Uzmite vremena da često ažurirate ove spiskove kako biste čišćeni dolazni e-poštu.

4. Postavite tajmer i šaržni proces.

Neki vlasnici malih preduzeća imaju koristi od džepova vremena u svom danu samo za e-poštu. Ako ovo radi za vas, odložite određenu količinu vremena tokom dana kako biste odgovorili na poruke, premjestili stavke akcije na listu zadataka, obrisati neželjenu e-poruku i dobiti ideju o tome šta će vam trebati sljedeća pažnja.

5. Koristite pravila za automatizaciju procesa.

Da biste još više olakšali proces upravljanja e-poštom, koristite pravila u vašem e-poštnom klijentu koja vrši sortiranje, zastavu, premeštanje i organizovanje vaših poruka. Iako će vam trebati određeno vreme za kreiranje pravila koja podržavaju način na koji koristite e-poštu, kada ih napravite, možete smanjiti značajan dio vremena za obradu e-pošte.

6. Podignite početak sa pametnog telefona.

Mnogi vlasnici malih preduzeća imaju pametne telefone kako bi mogli ostati u kontaktu i na vrhu posla, čak i kada su van kancelarije. Ako često proveravate e-poštu na svom mobilnom uređaju, možete da sačuvate znatan broj vremena tako što ćete čitati i početi da obrađuju poruke dok ste mobilni. Čak i ako jednostavno naviknete da izbrišete junk i poruke koje vam ne treba čuvati, možete imati koristi od pojednostavljenog prijemnog sandučeta kada se vratite u kancelariju.

7. Ako ga ne pročitate, odjavite se!

E-mail bilteni i druge e-mail poruke mogu biti odličan način da ostanete povezani sa klijentima, kolegama, partnerima i drugim poslovnim subjektima za koje ste zainteresovani, ali se te poruke mogu brzo nagomilati.

Ako niste pročitali određeni broj događaja u više navrata, zaustavite pretplatu. Ograničavanje biltena e-pošte i drugih automatizovanih poruka samo onima koje redovno čitate može biti jednostavan način smanjenja većine u prijemnom sandučetu.

Za još više alata koji će vam pomoći da postanete produktivniji u vašem malom biznisu, istražite ovu listu 101 aplikacija za produktivnost .