Donji savjeti će vam pomoći da fino podesite svoje veštine komunikacije tako da možete uštedjeti vreme, smanjiti stres i postati produktivniji efikasno komuniciranje u svakoj interakciji koju imate u svom malom biznisu.
Ograničite udaljavanje i slušajte
Slušanje je ključ za efikasnu komunikaciju, ali nije uvijek lako. Jedan od načina da postanete bolji slušalac je da pokušate ograničiti distrakcije tokom razgovora koji otežavaju čuti i apsorbovati ono što drugi kažu. To može značiti zatvaranje e-pošte klijenta, isključivanje telefonskog zvona ili zatvaranje vrata u vašu kancelariju. Radeci ove male stvari, obezbeđujete da osoba sa kojom razgovarate ima svoju punu pažnju.
Takođe je važno ograničiti unutrašnja distrakcija, to jest, sve se dešava u vašem umu. Kada imate nekoliko tema koje treba riješiti tokom sastanka ili razgovora koji se brinu kroz njih kako bi se sve vaše ideje izvukle, može izazvati zabunu, ali to može uzrokovati konfuziju i može učiniti drugoj osobi osećati kao da njegov ili njen ulaz nije bitan.
Usporite i zapamtite da je komunikacija dvosmerna ulica. Uspostavite davanje i uzimanje koje omogućava obe strane da se izjasne.
Budite odgovorni
Jedna od najgorih stvari koje možete učiniti kada se pojavi konflikt ili se neko žali na vaše poslovanje, proizvode, usluge itd. Ignoriše ga. U većini slučajeva, neka vrsta odgovora treba odmah da se izda, čak iako je to samo kratka izjava da ćete pogledati na to pitanje.
Ako sačekate dok ne dobijete sve potrebne informacije pre nego što dođete do nesrećne stranke, oni mogu završiti ne samo nesrećnim već i sada ljutitim. Čuvajte linije komunikacije otvorene u svim situacijama tako što ćete što je moguće više odzivati i osigurati da ljudi koji dođu do vas osećaju kao da im je važno pitanje.
Postavite prava pitanja
Toliko komunikacija se oslanja na dobijanje informacija koje su vam potrebne, a mnogo puta ovo znači da morate postavljati prave vrste pitanja. Postoje tragovi o tome koja pitanja treba da tražite u svakom delu razgovora koji imate. Morate biti u mogućnosti da slušate i nuli u vezi sa tim tragovima da biste shvatili koja pitanja će otkriti informacije koje su vam potrebne.
Razmotrite slučaj zaposlenog koji ne ispunjava ciljeve i generalno je nesretan na poslu. Ako ne postavljate prava pitanja, možda nikad nećete doći do korena problema, što može biti bilo šta od ličnih pitanja da biste bili nedovoljno osporeni.
Napravite većinu sastanaka
Sastanci su poznati po tome što su vremenski razbijaci ako nisu dobro planirani i temeljno organizovani. Ako ste organizator, prva stvar koju treba učiniti da poštujete vreme svake godine i učinite svoj sastanak što efikasnijim jeste unapred zakazati.
Zatim, treba vremena da pripremite dnevni red koji navodi fokusne tačke i postavlja strukturu sastanka.
Evo nekih drugih pametnih sastanaka koji će vam pomoći da budete sigurni da su vaši sastanci produktivni:
- Potvrdite vrijeme sastanka u odgovarajućim vremenskim zonama jedan do dva dana pre sastanka.
- Dodijelite moderatora sastanka koji rukovodi sastankom i osigurava da učesnici stave na dnevni red.
- Ohrabrujte ulaz i pitanja svih na sastanku.
- Napišite beleške ili dodijelite nekome drugom da beleže, kako biste uhvatili važne detalje sastanka.
Kombiniraj metode komunikacije
Komunikacija direktno ili glasovno-glasovno je odlična za uklanjanje vremenskih izazova koji često dolaze sa e-poštom. Međutim, on takođe može stvoriti više pitanja i konfuzije ako sve uključene strane nisu na istoj stranici.
Čak i ako se većina vaših komunikacija odvija preko telefona ili na događajima u vezi sa mrežom , možete kreirati e-poštu sa saglasnošću koja opisuje ono što se diskutovalo, koji su sljedeći koraci i ko je odgovoran za šta. To može biti odličan način kombinovanja različitih metoda komunikacije za efikasniju (i manje zbunjujuću) naprednu komunikaciju.
Usredsredite se na korisničke usluge
Dobra usluga klijenta zavisi od dvosmerne komunikacije. Često kada se pojavljuju sukobi sa klijentima, ključ rezolucije komunicira kako bi otkrio problem, a zatim nastavlja da komunicira sve dok se ne identifikuje rješenje.
Jedan od načina za održavanje dugoročnih odnosa sa vašim klijentima je zadržavanje otvorenih linija komunikacije. To znači da tražite informacije o tome kako stvari idu i kako se osjećaju o proizvodima i uslugama koje pružate. To se može postići na kraju projekta, tokom svakodnevnih razgovora, sa fokus grupom , ili kroz formalne ankete.
Koristite povratnu poruku koju primate
Ako već komunicirate sa svojim klijentima, verovatno ćete redovno primati povratne informacije, čak i ako ga ne potražite putem formalnih metoda. Može biti zlatna informacija korisnih informacija o tome kako vaše klijente i potencijalne klijente percipiraju vaše poslovanje, proizvode i usluge. Međutim, da biste bili efikasni, morate da koristite ove podatke da biste promenili i poboljšali svoje procese. Stvorite proces za prikupljanje povratnih informacija koje primate na jednom mjestu, a zatim izostavite vrijeme svakog meseca ili dva da biste analizirali podatke i napravili plan za implementaciju i praćenje poboljšanja.
Na kraju, efikasna komunikacija može biti jedna od najvažnijih veština koje koristite u vašem poslu. Ako vaše veštine komunikacije mogu da koriste neku finu podesivost, potrebno je vreme da analizirate način komunikacije i rezultate vaše komunikacije. Zatim se fokusirajte na načine na koje možete poboljšati tokom vremena. Možda ste iznenađeni koliko to menja vaše odnose sa osobljem, klijentima i kolegama na bolje.