Kako upravljati evidencijama poslovnih troškova

Dobro upravljanje poslovnim zapisom znači manje poreski vremenski napor

Ako ste odvojili vrijeme da napravite spisak svih zadataka koje morate preduzeti da biste upravljali svojim poslovanjem, a zatim ih naručili u smislu toga koliko vam se sviđalo raditi, gde bi došlo upravljanje troškovnim upravljanjem? Dvesta sedamdeset? Ili niže?

Međutim, dok većina od nas definitivno smatra da upravljanje poslovnim zapisom predstavlja rad u ishrani i imaju tendenciju da mu daju nizak prioritet, dobro upravljanje dokumentima ne samo da olakšava radni život, već nam može dati realno smanjenje stresa u poreskom vremenu.

Evo šta možete uraditi kako biste učinili rekordno upravljanje jednostavnom:

1. Održavajte svoje poslovne i lične troškove odvojeno

Zvuči lako, zar ne? Ali ovo je dio rekordnog menadžmenta koji zauzima većinu ljudi. Ako uzmete potencijalnog klijenta za golf, recimo, to je lični trošak ili poslovni trošak? (Odgovor je lično jer zelene naknade nisu odbitni poslovni troškovi.) Vozila koja koristite iz ličnih i poslovnih razloga su još jedan višegodišnji problem. Morate znati šta se kvalificiraju kao legitimni poslovni troškovi i šta ne i sigurno je da vaša poslovna evidencija to pravilno odražava.

2. Obezbedite dovoljnu dokumentaciju za sve poslovne troškove

Mnogi poslovni ljudi pogrešno razmišljaju da su "liste" dovoljno dobre za potrebe upravljanja zapisima. Na primjer, oni imaju listu kupovine na izjavama o kreditnoj kartici i smatraju da je to dovoljno u smislu zahtijevanja tih kupovina kao poslovnih troškova.

Nažalost, CRA (Kanada agencija za prihode) je zahtjevnija. Oni ne prihvataju izjave o kreditnoj kartici ili otkazane provere kao dovoljnu dokumentaciju za troškove kada se faktura ili primanja obično izdaju. IRS je više opraštajući i u nedostatku potvrde generalno prihvata izjave o kreditnoj kartici i otkazane provere kao dokaz o troškovnim potraživanjima.

Što se tiče vođenja evidencije, treba imati na umu dvije stvari:

a) Uvijek uzmite račun . Uzmite naviku da tražite potvrdu kad god kupujete - bez obzira koliko je mala. Mali troškovi se povećavaju i potreban vam je dokumentacija za poslovne podatke.

b) Označite svoje primanja, ako je potrebno . Još uvijek postoje biznisi oko one koji prima račune koji nemaju ništa na njima osim datuma kada je stavka kupljena i koliko to košta - što nije od velike pomoći kada gledate u potvrdu pokušavajući da saznate šta predmetna stvar i koja kategorija poslovanja se uklapa u to.

Kada dobijete potvrdu , pogledajte je i napišite nedostajuće / relevantne informacije o tome, na primjer za šta je potvrda i kategorija troškova.

3. Uzmite zaseban bankovni račun za svoje poslovanje

Iako su provizije za poslovne račune banaka znatno visoke u poređenju sa ličnim računima, poslovni račun banke je apsolutno neophodan za dobro upravljanje poslovnim kartama. Poslovni bankovni račun pomaže vam da odvojite svoje poslovne i lične troškove. Sve poslovne prihode će uložiti na poslovni račun i povući sve troškove vezane za poslovanje ili plaćanja samo sa poslovnog računa.

Koji poslovni banci biste trebali dobiti? Račun za čekanje - poželjno onaj koji daje mesečne izjave i vraća vaše otkazane provere.

Poslovne provjere pomažu u pravljenju upravljanja zapisima, jer možete koristiti liniju beleški na prednjoj strani svake provere kako biste dokumentirali poslovnu svrhu troškova.

4. Imajte i koristite odvojenu kreditnu karticu za poslovne troškove

Korišćenje ličnih kreditnih kartica za poslovne potrebe brzo će vas odvesti u rekordni menadžment. Poslovna kreditna kartica u velikoj mjeri pojednostavljuje upravljanje vašim poslovnim podacima tako što pomaže u održavanju vaših ličnih i poslovnih troškova. (Takođe pomaže da vaš posao postane profesionalniji.)

5. Vodite evidenciju vožnje vašeg poslovnog putovanja

Ako koristite bilo koji od vaših vozila u poslovne svrhe , dnevnik kilometraže će biti velika pomoć u vođenju rekorda.

Na početku godine obratite pažnju na kilometražu (ili kilometar) koja se nalazi na kilometra od broja kilometara, a zatim unesite kilometražu po datumu svaki put kada koristite vozilo za poslovne potrebe. Čuvanje vašeg broja kilometara u kutiji za rukavice vašeg vozila olakšava ovo. Ako imate više od jednog vozila koje koristite u poslovne svrhe, vodite evidenciju broja kilometara.

6. Držite sve svoje poslovne evidencije za određenu poresku godinu zajedno

Svoje poslovno spiskove razbacane po celom mestu predstavljaju pravi vremenski period kada je u pitanju računovodstvo ili priprema vaših poreza , a organizovanje sistema upravljanja poslovnim zapisima do fiskalne godine olakšavaće vam da pronađete poslovne podatke koje vam trebaju kada vam trebaju njih.

7. Zadržite svoje poslovne podatke za ispravnu dužinu vremena

Iz nekog razloga, čini se da postoji puno zabune o tome koliko dugo morate voditi svoje poslovne podatke . Za poreske svrhe, "ako vratite na vreme, držite svoje podatke najmanje šest godina nakon završetka poreske godine na koju se odnose." Ovaj šestogodišnji period počinje od poslednjeg korišćenja poslovnih zapisa, a ne od trenutka kada se transakcija dogodila.

Za američke poreske prijave, "vodi evidenciju 3 godine od datuma podnošenja prvobitnog povratka ili 2 godine od datuma kada ste platili porez, koji god da je kasnije ako podnesete zahtjev za kredit ili refundaciju nakon podnošenja vašeg povratka. za 7 godina ako podnesete zahtev za gubitak od bezvrijednih vrijednosnih papira ili odbijanja lošeg duga ".

8. Računarski softver olakšava

S lakoćom korišćenja, pristupačnost sa mobilnih uređaja i niske troškove, današnji softverski paketi za računovodstvo malih preduzeća mogu značajno pojednostaviti upravljanje dokumentima . Za otprilike 10 $ / mesečno proizvođači softvera kao što su FreshBooks i Zoho nude osnovne starter pakete pogodne za freelancere i samostalne vlasnike , uključujući fakturisanje , praćenje troškova i jednostavno izvještavanje. Razmislite o prednostima mogućnosti da, na primjer, pošaljete račun direktno sa svog pametnog telefona, napravite sliku prijema za ručak sa klijentom i snimite je kao trošak, ili pratite vrijeme plaćanja pomoću ugrađenog tajmera.

Ove osam stvari koje možete učiniti kako bi lako vodili rekord, nije teško. Kao i veliki broj administrativnih poslova vezanih za vođenje biznisa, oni zahtevaju samo uspostavljanje dobrih navika i upornosti. Ali ako sada primenite ova pravila i prođete kroz njih, videćete ogromnu razliku sledećeg poreskog vremena i vaše računovodstvo će biti lakše tokom cele godine.