Pogledajte prednosti i slabosti kancelarije bez papira
Evo pogleda prednosti i slabosti kancelarije bez papira koje će vam pomoći da odlučite da li je bez papira pametna odluka za vaš mali biznis.
Prosjeci bez papira
1. Životna sredina - Prema Daily Greenu , papir predstavlja 25% otpada na deponiju, a ako bi Sjedinjene Države smanjile upotrebu kancelarijskog papira za samo 10%, to bi spriječilo emisiju 1,6 miliona tona stakleničkih plinova. A to je samo za papir, ne uzimajući u obzir proizvodnju i odlaganje kertridža sa mastilom i energiju koju koriste štampači. Odlazak bez papira je ekološki prihvatljiva odluka.
2. Efektivna cena - Kao što postoje i koristi od kancelarije bez papira za životnu sredinu, postoje i prednosti za budžet malih preduzeća. Razmislite o tome koliko trošite svaki mjesec na papir, mastilo, poštarinu i druge potrepštine koje podržavaju papirnu kancelariju. Zatim, uzmite u obzir potreban prostor za čuvanje svih svojih fizičkih zaliha i stvarnih dokumenata. Može biti prilično skupo. Vremenom, bez papira može doći do velike uštede za vaš mali biznis.
3. Jednostavan pristup - Biti bez papira znači da su vaši važni dokumenti digitalizovani. Možete ih podržati do Cloud-a ili pristupiti njima putem aplikacije za udaljenu radnu površinu, pružajući vam mogućnost da radite iz kancelarije za mobilne uređaje ili bilo gdje u toj stvari i ostanite produktivni.
4. Organizacija datoteka - Ako ste ikada zaboravili vreme premeštanjem kroz neorganizovanu kancelariju za podnošenje podataka ili nizova papira da biste pronašli ono što tražite, znate koliko gomilajući papirni dokumenti mogu biti upravljeni.
Kada kreirate kancelariju bez papira, kreirate digitalni sistem datoteka koji je lakše organizovati, pretraživati i potrajati tokom vremena. Ovo čini ono što je nekada bio bolan proces pronalaženja dokumenta koji je lak za pretragu.
Zbunjenost kancelarije bez papira
1. Sistemski propust - Digitalni može biti brz pristup, ali to takođe znači brz gubitak. Razmotrite šta će se desiti sa svim vašim poslovnim dokumentima koji se lokalno čuvaju na vašem računaru ako se vaš sistem pali. Sve bi moglo da izgubiš. Za svako mala preduzeća, a posebno one bez papira, važno je imati sistem za podršku i zaštitu podataka izvan lokacije.
2. Sigurnost - Digitalne datoteke ne mogu biti zaštićene blokadom u ormanu ili u kancelarijama, tako da je sigurnost dokumenata i osjetljivih informacija ozbiljna briga za kancelarije bez papira. Rešenja uključuju enkripciju, lokalne servere i ograničeni pristup, koji imaju svoje troškove i koristi. Pored toga, važno je razmotriti prirodu nekih preduzeća i osjetljivost materijala koji se svakodnevno obrađuje (mislite na svog računovođa) jednostavno ne pozajmljujte se bez papira.
3. Revamp Processes - Deo prelaska u kancelariju bez papira uključuje pregled svih vaših trenutnih operativnih procesa i pronalaženje adekvatnih alternativa.
Na primjer, možda ćete morati početi koristiti uslugu elektronskog potpisa, online fakturisanje i usluge plaćanja i druge aplikacije koje zamjenjuju potrebu za fizičkim dokumentima. Svo osoblje će takođe morati biti obučeno u novom sistemu kada bude na mjestu.
4. Vreme Intenzivno - Bez kretanja bez papira nije proces preko noći; postoji puno faktora koji treba razmotriti. Potrebno je vremena da se uzmu u obzir sve implikacije napuštanja sveta papira iza sebe, i tako dugo da implementirate sve promjene u vašim operacijama koje podržavaju bez papira.
Odluka da se otvori bez papira je ona koja se razlikuje od poslovanja do posla, i svakako nije univerzalna odluka koja je u pravu za svaku kompaniju. Najvažniji deo donošenja odluke da se bez papira obavi vaše istraživanje, tako da možete odlučiti da li su prednosti prevazilaze izazove.
Zatim, kreirajte sistematičan proces koji ne samo da će vam priuštiti prednosti bez papira, već isto tako poboljšati svoju produktivnost u isto vrijeme.