Koraci do pronalaženja savršenog događaja
Pod pretpostavkom da ste već identifikovali vrstu događaja koji planiraju i njegovu namjenu, mora se uzeti u obzir još mnogih faktora pošto započnete proces izbora samog mesta.
Slijedeći ovaj putokaz će vam pomoći da vodite korake u izboru savršenog prostora događaja.
Identifikujte svoju ciljnu publiku i upoznajte svoju listu gostiju
Kada planirate mesto za događaj, jedan od najvažnijih informacija koje morate znati jeste ko će biti vaši gosti i koliko očekujete da prisustvujete. Iako će vrsta događaja sigurno informisati izbor mesta, jedan od najvećih ograničavajućih faktora za prostor događaja je njegov kapacitet. Pobrinite se da znate barem tačnu procjenu (to može biti opseg) broja gostiju, jer će to odmah ograničiti opcije vašeg mjesta. Takođe treba uzeti u obzir svoju publiku. Budite sigurni da mesto odražava ne samo sam događaj već i ukuse i očekivanja gostiju.
Identifikujte datume događaja
Provjerite svoj kalendar jer će vremenski uticaj utjecati na mnoge odluke, uključujući i mjesto odabira. Nakon vaše liste gostiju, datum vašeg događaja će biti sljedeći ograničavajući faktor.
U zavisnosti od vrste događaja koji planirate, možda ćete morati da budete fleksibilni sa datumom događaja da biste dobili mjesto koje želite, ili ćete morati biti fleksibilni u izboru svog mesta kako biste dobili željeni datum. Trebali biste započeti planiranje mjesta znajući gdje ste vi ili klijent fleksibilni.
Evo nekoliko pitanja koja treba razmotriti:
- Kada su vaši gosti najverovatnije dostupni na osnovu njihovih rasporeda?
- Koja mesta imaju odgovarajući i raspoloživi prostor za to vreme?
- Kada je najbolje vreme da vaš menadžerski tim održi događaj?
Izračunajte budžet
Sa otvorenim budžetom, svako može planirati sjajan događaj i imati beskonačan izbor izbora mjesta. Međutim, više nego verovatno, vaši finansijski resursi su ograničeni i od početka vaših finansijskih ograničenja treba da budete svesni - čak i ako je budžet za vaš događaj jednostavan procenat ili raspon balona. Planer događaja može uvijek planirati sjajan događaj u razumnom budžetu.
- Da li su mesta u okviru vaših budžetskih parametara za prostorne, tehničke i ugostiteljske troškove?
- Da li ste pregovarali o povoljnoj stopi za usluge i pokazali vrednost vaše uloge?
- Da li ste dozvolili fleksibilnost u vašem budžetu u slučaju da troškovi stavke predmeta premašuju plan?
Obuhvataju različite lokacije
Kada su brojevi liste gostiju i mogući datumi događaja suženi, važno je identifikovati lokacije na kojima bi događaj mogao biti održan. Hoteli i događaji ili konferencijski centri su neki od najpopularnijih događaja za korporativne događaje i vjenčanja, ali to nisu jedine opcije.
Ovo je vrijeme da budete kreativni u svom razmišljanju. Razmotrite sledeće:
- Na osnovu teme vašeg susreta, koje tri najbolje lokacije su vam na umu?
- Gdje bi vaši gosti radije prisustvovali ovom sastanku?
- Šta će vam biti najpogodnije za vaše goste?
- Osim hotela, koje neočekivane lokacije mogu povećati stopu RSVP-a?
Pronađite pravu vrstu događaja
Mjesto koje izaberete mora imati odgovarajući prostor za vrstu događaja koji planirate. Da li će vaš događaj zahtevati podijum za ples? Da li vam treba sistem PA? Šta je sa podijumom zvučnika ili projektorskim ekranom? Koju vrstu postavljanja stola vam treba? Pored razmatranja ovakvih pitanja, evo nekoliko pitanja koja se postavljaju na samom početku:
- Da li mesto događaja odgovara posebnim kriterijumima vašeg programa ili događaja?
- Da li se prostor može prilagoditi proizvodnji, zabavi, A / V, zvuku i drugim tehničkim potrebama?
- Da li stanje objekta odražava visoke standarde vaše organizacije?
Razmotrite usluge i ograničenja lokacije
Pored pronalaženja prave vrste prostora za događaj, želeli biste da pogledate vrste drugih usluga koje nudi mesto i odlučite o njihovoj vrijednosti za vaš događaj. Na nekim mestima će se naći i najpoželjnija lista prodavaca iz kojih morate raditi na pronalaženju dobavljača ili dobavljača za druge usluge. Na drugim mestima postoje ograničenja za dekor ili druge aspekte samog događaja. Pitanja koja treba postaviti uključuju:
- Da li ovo mesto nudi dobre mogućnosti parkiranja ili sluga?
- Da li ovo mesto nudi sigurnost?
- Da li ovo mesto nudi dodatne usluge kao što su ugostiteljstvo, cvetni aranžmani, iznajmljivanje posteljine i stola itd.?
- Da li ovo mesto ima postavljanje i čišćenje posade?
- Da li ovo mesto ograničava na koji drugi proizvođači radite?
- Da li ovo mesto ima minimalne količine hrane i pića?
Razmislite o mestu ugleda
Reputacija službe je kritična. Ovo je često razlika između održavanja dobrog događaja i stvaranja odličnog događaja. Naĉin na koji će mesto upravljati svojim objektima, osobljem i klijentima uvek će biti upamćeno. Da biste dobili smisao za vrednost reputacije mesta, razmotrite ova pitanja:
- Kakav je mandat menadžera konferencije, menadžera ugostiteljstva ili izvršnog kuhara?
- Da li će vas menadžment tretirati kao VIP klijenta ili kao jedan od višestrukih programa?
- Koliko fleksibilnost je mjesto spremno za vas?
- Da li imaju svedočenja ili preglede dostupne?
- Da li mesto nudi fotografije od događaja sličnih vašim?
Raspored posetilaca lokacije
Ukoliko logistika i vreme apsolutno ne sprečavaju, svaki planer događaja treba da provede inspekciju lokacije pre sklapanja bilo kog mesta. Slike mogu biti izuzetno korisne, ali ima mnogo aspekata koji se mogu samo lično procijeniti. Tražite obilazak mesta, uključujući sve od parkinga do ulaza i prostora za događaje do kupaonica. Biće vam drago što ste učinili!
Uključite prednosti klijenta
Na kraju dana planeri događaja moraju prezentirati svoje preporuke za svoje klijente (bilo da je to interni klijent poput rukovodilaca preduzeća ili menadžmenta ili eksternog klijenta) i dobiti odobrenja. Jedino pitanje koje treba postaviti u vezi sa klijentom tokom faze planiranja lokacije je da li će klijent odobriti moje preporuke? Kako biste mogli da odgovorite na to pitanje sa izvesnim poverenjem, morate se pobrinuti da razumete očekivanja i preference klijenta od početka.