U stvari, možete se pitati da li ste partijski planer ili planer sastanka. U slučaju planiranja profesije, nazivi posla su raznovrsni i brojni kao ponuđene usluge i često je teško opisati i diferencirati jedan od narednih.
Može biti izazov prilikom pripreme portfolija za planiranje događaja, tražeći posao ili u radu sa klijentom koji nema tačno shvatanje vaše funkcije i odgovornosti.
Event Management vs. Event Planning
Iako su veoma blisko povezani, upravljanje događajima i planiranje događaja su dvije veoma različite funkcije. Ključna razlika leži u ove dve riječi: upravljanje i planiranje. U vrlo jednostavnim terminima menadžeri događaja upravljaju događajima i planeri događaja planiraju događaj.
Kako se kaže, menadžeri događaja mogu takođe planirati aspekte događaja i planeri događaja mogu upravljati određenim komponentama procesa planiranja događaja. Menadžeri događaja i planeri događaja rade uz rame, a njihove odgovornosti se mogu preklapati.
Da bi stvari bile još zbunjujuće, pojedinačni planeri događaja često pružaju usluge upravljanja događajima, a menadžeri događaja mogu takođe ponuditi usluge planiranja događaja. Ako sve ovo dovodi do grebanja glave, počnimo pažljivim pogledom na upravljanje događajima.
Upravljanje događajima uključuje upravljanje projektima
Upravljanje događajima uključuje stvaranje i razvoj velikih događaja koji mogu uključivati konferencije, konvencije, koncerte, sajmove, festivale i svečanosti. Upravljanje događajima uključuje identificiranje ciljne publike, formulisanje koncepta događaja, planiranje ukupne logistike događaja i vođenje projektnog upravljanja događaja u celini - uključujući upravljanje timovima ljudi odgovornih za svaku funkciju, budžet i nadgledanje izvršenja događaja.
Menadžeri događaja takođe nadziru usluge svih spoljnih proizvođača i profesionalaca, koji uključuju planere događaja.
Posebne odgovornosti menadžera događaja mogu uključivati:
- Izbor i zadržavanje mesta
- Koordinacija spoljašnjih proizvođača
- Uključivanje zvučnika ili zabave
- Uređenje za prevoz i parkiranje
- Dobijanje potrebnih dozvola i odgovarajuće osiguranje
- Odgovornost za poštovanje zdravstvenih i sigurnosnih standarda
- Izrada planova za vanredne situacije u vanrednim situacijama
- Kriza i upravljanje situacijom na događaju
- Izrada bezbednosnog plana
- Praćenje događaja
Ova lista nikako nije potpuna. U zavisnosti od obima događaja i ostalih angažovanih stručnjaka, odgovornosti za posao mogu se razlikovati.
Uloga usluga upravljanja događajima
Firme za upravljanje događajima često su angažovane da planiraju i izvršavaju velike sastanke kompanije i posebne događaje. Dok su venčanja i koncerti uobičajeni događaji za profesionalce za upravljanje događajima, sportski događaji, okupljanja i velike stranke su takođe prilike koje mogu imati koristi od upravljanja događajima.
Državni subjekti, neprofitne organizacije, udruženja i korporacije koriste kompanije za upravljanje događajima da koordiniraju važne događaje i sastanke. Funkcija upravljanja događajima se često može naći u odeljenju korporativnog marketinga ili odnosa s javnošću ili kao dio osoblja za posebne događaje.
Veštine za uspeh
Kao i kod većine funkcija planiranja događaja, upravljanje događajima zahteva izvrsne organizacione vještine za uspjeh. Mogućnost multitaskiranja i manipulacije mnogim pokretnim delovima je od suštinskog značaja i, uz tu vrhunsku organizaciju dolazi potreba za efikasnim vještinama upravljanja vremenom.
Mogućnost prioriteta i zadržavanje zadataka je ono što vodi ka uspešnom događaju. Upravljanje događajima počinje sa procesom stvaranja vizije za događaj, a zatim ga doživljava do izvršenja, što zahteva i kreativnost i fleksibilnost.
Zato što je upravljanje projektima ključni element i uključuje upravljanje ne samo funkcijama, već i timovima ljudi, međusobne veštine su takođe važne. Interakcija sa pojedincima na svim nivoima organizacije je deo posla i imaju vještine veštine komunikacije i biti ugodan i prijatan će proći dug put u razvijanju tih odnosa.