Izrada bitnih detalja
Kao i svaki poslovni projekat, prvi korak je organizovanje svih informacija koje imate i identifikovanje najhitnijeg pitanja.
Pre nego što počnete da izaberete mesto ili unajmite zvučnik , morate znati osnovne parametre vašeg događaja. Skoro je nemoguće razgovarati sa detaljima i troškovima sa trećim licem dok ne dobijete više specifičnosti. Evo ključnih detalja koje treba da definišete pre nego što kontaktirate spoljne proizvođače.
Datum
Sve se vrti oko datuma vašeg posebnog događaja. U idealnom slučaju, želite imati tri potencijalna datuma na umu, tako da možete upoređivati raspoloživost i cijene po celoj tabli. Pokušajte da uključite različite dane u nedelji radi maksimalne fleksibilnosti.
Vremenski okvir
Čak i jednodnevna razlika može uticati na vaše planiranje, tako da vam je potrebno precizirati svoje očekivane vremenske okvire. Na primjer, sa početkom u 10 ujutru umesto u 8 sati, možda neće trebati dodijeliti budžet za doručak.
Broj prisutnih
To je jedan detalj koji se često previše procenjuje za produktivne pregovore. Budite realni sa projekcijama prisutnosti . Razgovarajte unaprijed koga ćete pozvati i staviti svoje projekcije zajedno na tabelu. Prisustvo i budžet su direktno korelirani, tako da ne slučajno pretpostavljate broj ljudi za koje mislite da će prisustvovati.
Breakout Sessions
Možda vam je potrebna samo jedna prostorija za banket ako se držite večere, ali za konferenciju u punoj veličini će verovatno biti potrebni dodatni prostori za razbijanje i izložbeni prostor. Još jednom, nećete moći mjeriti troškove dok ne odredite koliko vam je prostora potrebno. Za konferencije, najbolji pristup je planiranje lažne itinerera na prvom sastanku. Razmenjivanje ideja i njihovo sastavljanje na papiru pomažu vam da vodite sledeće planske odluke.
Budžet vs. Troškovi
Možda bi bilo nepraktično raditi na budžetu pre nego što saznate lokacije i troškove ugostiteljstva, ali rad na ovakav način predstavlja merilo za merenje svih ponuda prodavaca. Počnite sa svojim izvorima prihoda. Koliko treba da naplaćujete za prisustvo? Da li ćete pozvati sponzore kako biste pomogli nadoknaditi troškove? Šta će izlagači platiti za učešće? Prihodi će na kraju diktirati vaš budžet, tako da je samo smisla zaštititi ih prvo.
Marketing
Nakon što ste identifikovali svoje izvore prihoda, sledeći korak je da predstavite svoj marketing plan . Koji je najbolji način da se postignu i angažuju vaši generatori prihoda? Možda imate listu potencijalnih prisutnih kao udruženja poslodavaca ili članova. To bi očigledno bilo od pomoći, ali šta je sa sponzorima i izlagačima?
Ako planirate da privučete više od 20 izlagača, onda morate biti u stanju da ih dođete. Ciljane marketinške kampanje koštaju novac, a to smanjuje vaše prihode.
Prevoz i smeštaj
Pokretanje lokalne konferencije obično eliminiše bilo kakve zabrinutosti u pogledu transporta. Međutim, i dalje se trebate obratiti za smještaj zvučnika, izlagača i posebnih gostiju. Neki hoteli pružaju popuste na prostor za sastanke ako rezervišete dovoljno noći u sobi . Jedini način da iskoristite ovo je znanje vaših potreba za smeštaj unapred. Vratite se kroz podatke o prisutnosti i projite koliko gostiju je izvan vašeg područja.
Sada sve ovo verovatno zvuči kao puno informacija koje se okupljaju napred, a to jeste. Ali imajte na umu da su to detalji koji utiču na sve ostalo u procesu planiranja.
Možda ćete na početku privući pažnju na "glamuroznije" zadatke, kao što su posete sajtovima i planiranje menija. Samo zapamti da će njihovo vrijeme doći. Međutim, za sada se fokusirajte na činjenice kako biste kasnije doneli najbolje odluke.