3 Provedeni i tačni načini organizovanja vašeg malog biznisa

Organizovanje podrazumijeva puno više od jednostavnih štapova papira i prašenja od nereda koje imate na stolu. Organizacija podrazumijeva stvaranje sistema i procedura za sve različite dijelove vašeg poslovanja; ovo ima potencijal da vam pomogne da postanete produktivniji i profitabilniji. Ideje ispod uključuju neke od najboljih načina na koje možete postati više organizovani u vašem malom biznisu. Pokušajte samo jedan za sporo i održivo poboljšanje ili napravite plan da uključite novi organizacioni proces svakog meseca u svoj biznis ove godine.

  • 01 - preuzmi kontrolu rada i dokumenata

    Počećemo sa papirom, jer je to najveći krivac za neorganizaciju za većinu nas. Šta radite sa dokumentima nakon što ih preduzmete? Kako čuvate papire za buduću reference? Ako nemate sistem za podnošenje podataka i / ili sistem za digitalno arhiviranje, sada je vrijeme za njegovu izgradnju. Počnite tako što ćete pogledati papire koje imate oko sebe. Napravite držanje gomile i gomilu za odbacivanje, a zatim uništite ili reciklirajte sve novine, časopise, biltene, kartice, napomene i slično, koji su učinili drugom gomilom. Ako niste sigurni odakle da počnete, pročitajte ovaj članak iz Staples-a koji daje detaljan pregled onih dokumenata koje stvarno trebate zadržati, a ostalo je poštena igra za šreder.

    Sad kad imate bolju ideju o vrsti dokumenata s kojima radite, vrijeme je da napravite ili poboljšate svoj sistem za prijavu ureda. Susan Ward je sastavila korisni vodič za kreiranje sistema za upravljanje dokumentima koji vam može pomoći da kreirate ili fino podesite svoj papirni proces i organizujete ga.

    Ako odlučite da je vrijeme da krenete ka kancelariji bez papira ( prvo pročitajte ove prednosti i slabosti ), onda možete početi skeniranjem i digitalizacijom vaših primanja, koristeći online fakturisanje i usluge plaćanja kao što su FreshBooks, prelaskom u program digitalnog potpisa kao što je DocuSign , i koristeći Cloud za backup podataka i arhiviranje. Ako sakupljate vizit karte na događajima tokom godine, možda je dobra ideja da uložite u skener biznis kartice, tako da možete odmah da digitalizujete kontakt podatke i odvojite papirne kartice.

  • 02 - Koristite alatke za proizvodnju desne strane

    Svi mi imamo svoje omiljene aplikacije i alate koje svakodnevno koristimo, iako su neki verovatno korisniji od drugih. Zapravo, za svaku aplikaciju koja poboljšava produktivnost koju koristite, kladim se da postoji još jedan koji nije upravo ispravan, ali ga i dalje koristite jer ga dugo koristite i naviknete na to. Zbog toga je toliko važno da - najmanje jednom godišnje - pregledate aplikacije i alate koje koristite u vašem malom biznisu i odlučite da li i dalje odgovaraju vašim potrebama. Ovo je takođe sjajno vrijeme za razmatranje ako imate neke praznine i pronađete odgovarajuće alate za njihovo popunjavanje. Ispod su neke od najboljih oblasti u kojima mnogi vlasnici malih preduzeća smatraju korisne alate za proizvodnju. Ovo bi trebalo da vam daju solidnu polaznu tačku za dobijanje vaših alata za produktivnost u ovoj godini:
    • Kontakt management. Od praćenja vaših kupaca da zapamtite ljude koje upoznajete tokom umrežavanja, svaki vlasnik malih preduzeća treba sistem za upravljanje kontaktnim informacijama. Možete se opredeliti za sveobuhvatni sistem za upravljanje odnosima s kupcima (CRM) kao što je Salesforce ili za manju upravu velikog obima možete podesiti postojeću aplikaciju Kontakti za rad za vaše poslovanje.
    • Sastanci i komunikacija. Bilo da vodite sastanke licem u lice, putem telefona ili putem video chat servisa, postoji način da se taj proces organizuje više organizovanim. Možete koristiti uslugu poput "Do" da biste organizovali više organizovane - prije, tokom i kasnije.
    • Računovodstvo i knjigovodstvo. Organizujte i pojednostavite način na koji fakturisate, plaćate i upravljate cashflow-om pomoću alatki kao što su Quickbooks Online, Xero i Wave.
    • Putovanje i troškovi praćenja. Možete koristiti aplikacije poput Expedia i TripAdvisor da biste olakšali plan putovanja. Zatim, jednom na putu, aplikacije kao što su Expensify pomažu vam da pratite troškove i izveštavate kada se vratite kući mnogo više organizovanim.
    • Upravljanje društvenim medijima. Svi znamo koliko se vremena može potrošiti na društvene medije ako se ne približavate na sistematičan i organizovan način. To je razlog zašto alati poput Hootsuite i Buffer mogu biti neprocjenjivi za vlasnike malih preduzeća.
    • Upravljanje e-poštom. Ako koristite Gmail u malom biznisu, imate pristup dosta Google ekstenzija koje mogu brzo dobiti organizovano prijemno sanduče. Ako koristite drugu aplikaciju za e-poštu, isprobajte SaneBox za automatsko filtriranje, podsjetnike i još mnogo toga.
    • Upravljanje projektima. Dobra aplikacija za upravljanje projektima će vam pomoći da pratite zadatke, delite datoteke i sarađujete s kolegama na svim mestima i može biti jedan od najboljih alatki koje možete koristiti za organizovanje vašeg rada. Probajte Basecamp ili Asana za rešenje za upravljanje projektima sve u jednom.

    Produktivnost je veoma lični proces i aplikacije koje su vam potrebne će biti specifične za vas rad i način na koji radite. Uzmite vremena da istražite šta su vaše potrebe pre ugradnje novog alata u vaš proces. Možda vam ne treba toliko onoliko koliko mislite. Da biste dobili više inspiracije alata za produktivnost, pročitajte ovaj članak sa 101 aplikacijom male poslovne produkcije i istražite ove 27 aplikacija za štednju vremena .

  • 03 - Uzmi računar organizovan

    Ovo je veliki za sve vlasnike malih preduzeća koji većinu svog posla rade na računaru. Verovatno znate da za vašu radnu površinu ne treba mnogo vremena da se prepliću ikonama, fascikli vaših preuzimanja da postanu tako puni neobično nazvanih dokumenata da je nemoguće pronaći nijedno, ili da vaš e-poštni prijem postane tako van kontrole koju započnete misliti da bi stvarno mogla eksplodirati. Ne samo da je ovo strašno za vašu produktivnost, već može znatno usporiti performanse računara.

    Evo spiska stvari koje sada možete uraditi da biste organizovali vaš računar i vratili se u radni oblik:

    • Očistite svoju radnu površinu. Postoji nekoliko načina na koji možete ići ovdje, i sve to zavisi od vašeg stila rada i načina na koji koristite računar. Možete da se rešite svega sa vašeg desktopa, osim za vašu korpu za smeće (zapamtite da su ikone aplikacije na vašoj radnoj površini samo prečice - sve vaše stvarne aplikacije obično žive u folderu Aplikacije). Ili možete dodati nekoliko prečica do najčešće korišćenih aplikacija i datoteka. Napraviću grešku prema prvoj opciji, što je što bolje moguće, ali često koristim moju radnu površinu radi lakšeg pristupa datotekama na kojima trenutno radim. Onda ih prebacim u svoj stalni dom, kad završim.
    • Postavite sistem digitalnog podnošenja. Govoreći o tome da vaši dokumenti budu stalni domovi, ovde kreirate sistem za podnošenje podataka koji vam pruža potpunu smjernicu kako biste mogli pronaći dokumente koji su vam potrebni kada vam trebaju. Ovaj vodič za organizaciju datoteka i fascikli pruža veliki broj saveta koji vam pomažu da započnete.
    • Ažurirajte softver. Ako je vaš računar podešen da automatski instalira ažuriranja aplikacija i operativnog sistema, odlično. Ako je to ručni proces za vas, trebalo bi da potražite ažuriranja barem dvomesečno, pošto mnogi uključuju sigurnosne zakrpe. Zatim, jednom godišnje pregledajte trenutne verzije softvera koje koristite i donijete odluku ako je vrijeme za nadogradnju.
    • Skeniraj za probleme sa virusima i performansama. Bez obzira na vrstu računara koje imate, svi oni mogu dobiti viruse ili malware (da, čak i Macs!). Ako imate računar zasnovan na operativnom sistemu Windows, ovi saveti za održavanje računara od PCWorld-a će vam pomoći da održite svoj računar zdravim i bez problema.
    • Proverite integritet rezervne kopije podataka. Podržavate svoje podatke, zar ne? U suprotnom, preskočite sve drugo za sada i prvo uradite ovo. Možete koristiti Cloud backup bazu podataka kao što su Carbonite, Backblaze ili CrashPlan ili možete koristiti spoljni čvrsti disk koji priključite na vaš računar (ja obojicu). Sa bilo kojom opcijom, konfigurirajte servis ili disk za kontinuirano automatsko pravljenje rezervnih kopija tako da ne morate ručno da radite. Zatim, jednom ili dva puta godišnje, idite u rezervnu službu ili pokrenite i pokrenite se kako biste bili sigurni da je sve tamo i da je pristupačno potrebno da povučete kopije na svoj lokalni računar.
    • Spakujte svoje prijemno sanduče. Mnogi vlasnici malih preduzeća imaju odnos prema ljubavi i mržnji sa svojim poštanskim sandučetom e-pošte. Oni to vole jer je to visoko produktivan i efikasan komunikacijski alat; ipak to mrze jer se brzo može izvući iz kontrole i uzrokovati nepotrebnim stresom . Postoje stvari koje možete učiniti kako biste čuvali svoje poštansko sanduče u liniji, kao što su automatizacija, pojednostavljujući ono što primate svakodnevno i ograničavajući koliko često proveravate e-poštu tokom vašeg dana. Pročitajte ovaj članak za savjete o upravljanju e-poštom koji će vašu prijemnu poštu učiniti moćnim alatkom za produktivnost, a ne sa velikim vremenom.

    Saveti iznad će vam pomoći da odmah organizujete svoj mali biznis, ali zapamtite koliko brzo stvari mogu izaći iz kontrole. Uparite ove aktivnosti sa rezolucijom da biste brzo i jednostavno pregledali svoje radove, alatke za produktivnost i računarski status nekoliko puta mesečno, kako biste mogli ostati organizovani i sprečili da stvari dođu do ogromnih nivoa neorganizovanja.