Kako povećati prisustvo na seminarima i poslovnim događajima

by Rob Hard

Saveti za povećanje prisustva korporativnih događaja

Najvažniji korak za prevazilaženje straha od nedostatka prisustva na događaju ili povećanja liste RSVP jeste da prepoznajemo da ljudi stvarno uživaju u prisustvu dobro održavanih seminara i drugih događaja. Učestvujući na poslovnim sastancima, učesnik dobija priliku da nauči nove informacije i sarađuje sa vršnjacima i liderima u svojoj oblasti. Međutim, najuspješniji sastanci prelaze izvanredne keynote i inspirativne prezentacije; oni stvaraju toplo, prijateljsko okruženje za sve - što ih čini prijatnijim. Evo kako možete planirati prijatan poslovni događaj koji će privući veliki odziv.

01 - Kreirajte Veliku agendu

Jednom kada domaćini shvate da ljudi uživaju u prisustvu događaja, važno je napraviti program koji vredi prisustvovati. Dnevni red treba da bude usredsređen na jedinstvenu temu kako ne bi preplavio prisutne, ali treba imati dovoljno raznolikosti da bi se održao interes prisutnih. Na primer, sledeći uzorak seminara poludnevnog seminara razmatra potrebe učesnika na sastanku od hrane do prekida prezentacija:

8:00 sati Dolasci i doručak
8:45 am Dobrodošlica
9:00 Pozdravni govornik
10:00 Pauza
10:15 Diskusija
11:30 Završne napomene

02 - Budite osetljivi na kalendar i sat

Uprkos najboljoj agendi, učesnici događaja imaju preferencije kada žele da prisustvuju takvim programima i kada to ne rade. U nekim sezonskim industrijama, to ponekad ne može biti tako. Razmotrite sledeće prilikom planiranja datuma i vremena za vaš događaj:

Učesnici preferiraju jutarnje rasporede za seminare
Učesnici vole apresijaciju događaja odmah nakon posla
Utorkom i četvrtkom su popularni sastanci
Izbegavajte održavanje sastanaka u petkom ako je moguće
Izbegavajte raspored sastanaka na praznicima i predvečerima praznika
Budite osetljivi na zahteve putnika za takmičenje

Jednako važno je uspostavljanje reputacije za početak na vrijeme i završavanje na vrijeme - naročito za godišnje ili ponovljene događaje.

03 - Identifikujte jedinstvenu i prikladnu lokaciju

Većina poslovnih susreta se održava u hotelima i ta vrsta mjesta po sebi nije toliko jedinstvena. Možete odabrati da razbijete kalup i pronađete odlično ne-hotelsko mjesto ili možete prepoznati da svi hoteli nisu kreirani jednaki i pronalaze odličan hotel. Glavna tačka je da izaberete lokaciju na kojoj će vaši gosti htjeti ići. Na kraju krajeva, oni će se udaljiti od svoje rutine i žele uživati u događaju. Razmotrite sledeće faktore:

Izaberite mesto koje je u blizini većine prisutnih
Izaberite mesto gde će se prisutni uživati
Izaberite mjesto koje se doživljava kod sličnih događaja

Za više savjeta o izboru mesta, obavezno pogledajte Vodič planera događaja za planiranje lokacija .

04 - Sastavi odgovarajuću listu gostiju

Uspešni sastanci imaju određenu temu ili poruku i ciljnu publiku za tu poruku. Važno je sastaviti listu gostiju koji uključuju odgovarajuće prisutne, čak i ako su rangirani po redosledu važnosti. Često, domaćini će sastaviti glavnu listu potencijalnih gostiju samo da bi onda otvorili sastanak u masama. Ovo će funkcionisati samo ako pokušavate da popunite mesta na osnovu broja brojeva.

Poslovni sastanak, konferencija ili seminar ne treba smatrati direktnim poštarskim naporom sa 1-3% stope RSVP. Više volim da obučavam klijente da generišu određene liste ciljanih učesnika - ljudi kojima stvarno žele da prisustvuju nadimcima sa RSVP stopama od 50% ili bolje.

Konačna misao o prisutnima: Pokušajte pozvati pojedince s sličnog ranga i iskustva na sastanak.

05 - Pozovi, Pozovi, Pozovi!

Jedan od ključeva za postizanje velikog prisustva vašem događaju je poziv na ljude ranije i praćenje. To znači slanje podsetnika onima koji nisu dobili RSVP i potvrde onima koji imaju. Pošiljanje podsetnika o događajima neposredno pre događaja za potvrđene goste nije ništa loša ideja.

Važno je izazvati uzbuđenje oko događaja. Tradicionalni štampani pozivi su prikladni, ali postaje norma koja takođe traži email, a čak i društvene medije u zavisnosti od vaše publike. Probajte ovaj pristup:

Navedite događaj za goste koje vi ili vaš tim lično znate pre slanja poziva.
Pošaljite datum sačuvaj ranije u procesu planiranja (papir ili elektronski).
Pošaljite detaljan poziv, uključujući glavne nagoveštaje (papir ili elektronski) sa zahtevom RSVP-a.
Ponovo prosledite detaljni poziv s personalizovanom notom ličnim prijateljima ili poznanicima (elektronskim). *
Pratite potvrđene goste jedan do dva dana pre zakazanog događaja (elektronski ili preko telefona).

* Možete i da formalno pozovete goste i proširite lični poziv na događaj.

06 - Ne potcenjujte moć ličnih poziva

Fizički poziv - bilo da je štampan ili elektronski - je lep, ali ne treba smatrati zamjenom za lično proširen poziv prijateljima, kolegama ili poznanicima (osim ako, naravno, planiramo veliki simpozij ili konvenciju sa 500 ili više prisutnih). Ovo je korak kojim se mnogi domaćini obuzdavaju ... ne žele da pokupe telefon, ali to može značiti razliku između visokih stopa za RSVPs (sa malim stopama bez prikaza) i manje od idealnog ispada.

Za neke događaje, može biti korisno dijeliti tu odgovornost. Lista gosta događaja često se sastavlja iz kontaktnih listi koje održavaju različite osobe, a oni koji imaju najbliže odnose sa pozvanima treba da prošire direktan poziv svojim gostima.

07 - Uspostavite ugled za pružanje odličnih programa

Svi su prisustvovali dobrim konferencijama i lošim konferencijama. Isto važi i za seminare i druge zahvalne događaje. Srećom za planere događaja, ljudi češće uživaju u sastancima kojima prisustvuju.

Ključ je da pomogne vašem klijentu da uspostavi reputaciju za pružanje odličnih poslovnih programa. Jednostavno kako izgleda, ako neko uživa da prisustvuje vašem poslednjem događaju, verovatnije je da će prisustvovati budućim programima - a možda i dovesti prijatelja ili kolegu.

08 - Send Follow Up Communications i zahvaljujući prisutnima

Zbog toga što ljudi prisustvuju sastancima kako bi prikupili nove informacije, mnogi prisutni ceni primanja dodatnih materijala i materijala na koje su mogli voditi prezenteri i drugi ljudi u vašoj organizaciji. Nadoknada je izvrsna prilika da podijelite te informacije i proširite zahvalne poruke onima koji su prisustvovali događaju.

Zahvalnicu i pratnju komunikacije je nešto što mnoge organizacije često zanemaruju, ali oni koji ne žive koristi.