Seminar je možda najčešći događaj koji će planeri organizirati. Većina seminara je planirana bilo ½ dana ili celog dana. Za one koji su zainteresovani za kreiranje kontrolne liste za planiranje seminara , sljedeće nudi strukturu visokog nivoa za planiranje i realizaciju seminara.
A za one koji planiraju konferenciju za više dana ili više sesija, razmislite o sličnom pristupu. Međutim, vaša lista za planiranje seminara će jednostavno biti duže.
01 - potvrditi svrhu događaja
- Ko je publika?
- Koja je tema seminara?
- Gde treba da se nalazi?
- Zašto će ljudi prisustvovati?
- Koji je program seminara?
02 - Pregledajte Vodič za specifikacije Apex Event Specifikacija
Konvencija za industriju konvencija uspostavila je niz alata koji treba posmatrati kao odličan izvor najboljih praksi koji će pomoći planeru događaja ili sastanka da prati detalje o planskim događajima. Uz besplatne alatke za preuzimanje, to će pomoći bilo kojem planeru događaja da napravi listu relevantnih detalja. Ovo uključuje, ali nije ograničeno na:
- Profil događaja (datum, vrijeme, lokacija, kontakti, itd.)
- Informacije o organizatoru događaja / hostu
- Kontakt informacije za dobavljače
- Profil prisutnog
- Potreban je prostor
- Hrana i piće
- A / V zahtevi
- Funkcija / podešavanje sobe
03 - Kreirajte profil događaja
Jednom kada planer ima neka od osnovnih pitanja oko događaja, vreme je da se istraže moguća mesta za sastanak. Važno je blisko sarađivati sa organizatorom događaja / domaćinom kako biste odredili vrstu mjesta i gdje je seminar najpogodniji za organizatora i gosta (lista ideja može biti beskonačna):
- Lokalni hotel
- Lokalni konferencijski objekat
- Privatni restoran
- Muzej privatnog kluba / umetnička galerija
04 - Izrada potreba za seminarima i reqeuest prijedloga mjesta.
Većina mesta je srećna što pruža procjenu za mogući seminar. Kontakt za ugostiteljstvo ili prodaju će trebati sledeće informacije BEO :
- Mogući datumi za događaj
- Broj prisutnih
- Stil podešavanja sobe (učionica, u-oblik, itd.)
- Vreme događaja (račun za podešavanje / rušenje)
- Zahtevi za hranu i piće
- A / V potrebe (uključujući ekrane, mikrofone, itd.)
- Postavljanje sobe
Savet: Nađite A / V tehničara koji će biti posvećen vašem događaju iz hotela.
05 - potvrditi i / ili razviti dnevni red
Veoma je važno da planer događaja blisko sarađuje sa organizatorom događaja / domaćina jer se dnevni red događaja često menja od inicijalne razgovora do trenutka dana događaja. Planer događaja mora biti spreman za prilagođavanje plana i blisko sarađivati sa mestom kako bi se osiguralo da sve ide bez problema.
06 - Potvrdite BEO sporazum
Kada planer upozna ciljani broj prisutnih i logističke zahtjeve za seminar, on ili ona treba osigurati prostor događaja i srodne zahtjeve. Većina sporazuma treba omogućiti planeru da smanji / poveća zahteve hrane i pića do određenog broja dana pre događaja. Međutim, mnogi dogovori će ograničiti koliki će dozvoliti grupi da smanji količine, pa dobro procijenite.
07 - Napravite komunikacije i materijale o događajima
Ovo je stavka sa kojom neki planeri mogu biti uključeni, dok drugi ne mogu. U suštini, neki planeri sastanka će biti odgovorni za svaki od sledećih:
- Kreiranje poziva za događaj
- Program za štampanje i drugi materijal
- Osiguravanje poklona / rafala posjetioca
- Izrada prigodnih imena
- Isporuka događaja i prikaza događaja
08 - Radite u neposrednoj blizini sa gostima događaja kako biste dovršili logistiku
Prije događaja, postoje nekoliko važnih koraka koje planer sastanaka završi pre događaja. To podrazumijeva potvrdu sledećeg:
- Događaji zvučnici
- Event A / V zahtjevi
- Broj učesnika događaja
- Uloge i odgovornosti domaćina
- Potrebne materijale za događaj (provjerite više puta)
09 - Podešavanje događaja
Obavezno dopustite vreme u BEO rasporedu za podešavanje događaja i preporučuje se da stigne približno dva sata prije događaja.
Savet: Ako je seminar zakazan ujutro, pitajte kontakt za prodaju lokacije kako biste dozvolili vašoj grupi da ustanovi noć prije (ali ne ostavljajte ništa vredno na javnoj lokaciji).
Svi događaji, materijali, oznake, prikazi, pokloni, tablice za registraciju , značke imena i ostalo moraju biti spremni za događaje.
Upozorenje: Zvučnici ponekad menjaju slajdove pre noći i pružaju nove prezentacije koje treba dodati u tačku 10 minuta pre događaja.
10 - Izvršenje događaja
Nakon što ste pripremili, vreme je za seminar. Očekujte sledeće:
- Neki će prisutni uvijek stići ranije.
- Neki prisutni će uvijek stići kasnije.
- Često postoji neka vrsta tehničkih problema.