Naučite osnove izgradnje događaja budžeta

Kao planer događaja , ostajanje u budžetu vašeg klijenta je ključno. Da biste to uradili, potreban vam je detaljan budžet događaja o kome se slažete i vi i vaš klijent. Bez obzira da li ste novi planiranje događaja ili profesionalni stručnjak, održavanje budžeta za događaj će vam pomoći da ostanete organizovani i pripremljeni za bilo kakvo istraživanje klijenata - i pomoći vam da izbjegnete prevazilaženje budžeta. Za osnovni događaj, kao što su seminar ili večera, Excel ili drugi programi za tabelarne proračune mogu biti korisni.

Navedite sljedeće četiri kategorije na vrhu:

• Stavka
• Projektovani trošak
• Stvarni trošak
• Detalji

Zatim kategorizujte i pratite stavke troškova.

Upravljanje budžetom događaja

1. Pratite troškove iznajmljivanja lokacije. Kako planiramo sam događaj i kada se sastanete sa menadžerom prodaje vašeg mjesta, pratite sve projektovane zakupnine za događaj i funkcionalni prostor, održavanje kućanstva, rukovanje prtljakom i troškove srodnih usluga.

2. Procijeniti troškove ugostiteljstva. Ovo uključuje sve troškove hrane i pića, uključujući savete i gratuity - koji mogu da čuvaju do 30%.

3. Prijevoz dokumentacije. Tu spadaju šatlovi, treneri, transferi događaja i bilo koji povezani troškovi.

4. Dodajte troškove dekora. Većina događaja uključuje troškove za dekoraciju, kao što su centralni objekti, florali, iznajmljivanje šatora i sl. Ovdje ćete navesti te troškove.

5. Naknade za zabavu i opremu za dokumente. Zajednički troškovi u ovoj kategoriji uključuju A / V opremu, ali takođe je dobro mjesto za upis honorarima na zvučnike ili ukoliko angažujete zabavljače.

1. Sumirajte troškove štampanja. Nekoliko troškova malih artikala zapravo kombinuju da naprave veću stavku troškova. Ovo uključuje pozivnice, imena značke, programske brošure, oznake događaja i banere.

2. Stavka za poklone. Jedan od najčešćih tipova događaja nije dozvoliti gostu da napusti prazne ruke. Dakle, bez obzira na poklon ili poklone koje pružate, pratite troškove za njih posebno; bili biste zapanjeni koliko količine ovih stvari mogu koštati.

1. Identifikovati troškove aktivnosti. Ako vaš događaj uključuje aktivnosti kao što su golf, tenis, spa, rafting, biciklizam ili druge aktivnosti, želeli biste posebno da primetite troškove ovih naknada. Uzmite u obzir sumiranje ukupnih troškova u vašoj tabelarnoj tabli i pripisivanje sloma.

2. Objavi druge troškove. Ako trošak ne spada u neku od gorenavedenih kategorija, navedite ih kao stavku raznih troškova ovdje.

3. Dajte sebi kategoriju nepredviđenih fondova. U zavisnosti od veličine ili složenosti događaja, možda ćete želeti da dirate čak do 20% budžeta događaja ovde. Uprkos najboljim planovima, troškovi će prevazilaziti projektovane planove sa troškovima koje nikada ne uzimate. To će vas sprečiti da prelazite preko budžeta svaki put.

4. Sumirajte projektovane troškove. Dok gradite program događaja, dobićete dobru projekciju ukupnih troškova. Ovo su informacije koje ćete dijeliti sa klijentom događaja kako biste bili sigurni da su upoznati sa budžetom događaja, tako da kasnije neće biti iznenađenja.

5. Sumirajte stvarne troškove. Ovo se dešava nakon završetka događaja. Izračunajte fakture u gore navedene kategorije i dokumentujte stvarni budžet. Ako je izuzetno povoljno, identifikujte uštede u stvarnom budžetu u odnosu na predviđeni budžet, pokazujući vrijednost koju ste doveli na ulogu.