Budite šef
Većina događaja predstavlja zajednički napor između nekoliko različitih odeljenja, ali na kraju dana mora postojati jedan lider koji nadgleda celu proizvodnju. Svaka osoba u timu treba da se fokusira na njihovu specijalnost i shvati važnost svojih granica. Identifikujte se kao vodeći planer od samog početka projekta. Objasnite saradnicima važnost protoka informacija i ilustrirajte šta se događa kada se protokoli ignorišu. Pošto niko ne želi da bude odgovoran za stvaranje problema, objasni pravila za unutrašnji dijalog prvog dana.
Organizujte odbore
Cilj je da uparite radnike čije će se odgovornosti na neki način sjediniti. Na primer, odeljenje za marketing bi trebalo da bude na istoj komisiji kao i audio vizuelni tim kako bi se osiguralo da se sve grafike i logotipi pravilno prikazuju. Stvaranje timova koji su prirodno potrebni da rade zajedno će eliminisati puno redundantnih e-pošte koje se često gubi u shuffle-u.
Izaberite jedan kontakt od svakog odbora da biste se prijavili vama s najnovijim događajima.
Rokovi
Rokovi za objavljivanje daleko unaprijed će smanjiti nivo stresa za sve uključene. Možete povećati vrednost svojih rokova tako što ćete kreirati dijagram tokova koji ilustruje kako će se rad svakog komiteta koristiti kako bi se sve složilo.
Zaposleni uglavnom bolje reaguju kada znaju da drugi odjel čeka njihov odgovor. Deljenje ove informacije održava proces transparentnim i naglašava odgovornost bez upotrebe negativnih akcija.
Držite rukovodioce obaveštene
Jedna od najvećih grešaka koje možete napraviti je raditi iza scene dok ne budete spremni da predstavite svoje ideje svojim izvršnim liderima. Retko, ako ikada, idete li u njihovu kancelariju i odlazite bez promene nekog aspekta vašeg događaja. Sačuvajte ovu frustraciju proaktivnim sastajanjem s njima u redovnim intervalima tokom procesa planiranja. Mnogo je lakše napraviti promjene u sredini vašeg projekta, nasuprot kruženju nazad na kraju.
Kontaktirajte svoje prodavce
Druga naizgled nevina greška koja može doći je sekundarna komunikacija sa prodavcima . To se dešava kada saradnik preduzme inicijativu da direktno kontaktira prodavca kako bi dijelio planske detalje za koje ne znate. Rezultat ovih bočnih razgovora može imati veliki uticaj na to kako se događaj sastaje. Jedini način da se to spreči je ograničiti vašeg prodavca da primi naređenja od drugih zaposlenih. Možda mislite da to zvuči surovo u početku, ali ćete puno lakše spavati saznajući da sve informacije teče kroz vas.
Proaktivna ažuriranja
Biti vodeći planer za događaj zahtijeva od vas da dijelite što više informacija koje dobijate. Vodite glavni planski dokument koji opisuje detalje događaja i pošaljite nedeljne ispravke svim članovima odbora. Čuvajte komunikaciju kratkim i tačnim. Želite da svi pročitaju beleške u vašim nedeljnim ažuriranjima e-pošte, ali ako se neprestano držite, onda ćete brzo izgubiti pažnju.
Upravljanje protokom informacija o vašim događajima zahteva iste procedure kao i međusektorske komunikacije. Vodite svima svjesni svojih odgovornosti i dijelite važne ispravke sa svim uključenim stranama. Ključna razlika je u tome što ste izvršni direktor projekta. Vaša uloga je da upravljate svim detaljima koji su ušli i prevedu ih u zajedničku viziju koja odgovara potrebama svakog odeljenja.
Osnova za uspjeh je osigurati da svi podaci teče u istom pravcu.