Veličina i opseg bilo kojeg događaja mogu se brzo promeniti, a potrebno je da se osećate prijatno sa osobom koja plati račune. Zbog toga je vaš početni razgovor sa klijentima toliko važan.
Ako ne dobijete odgovore koje vam trebaju, ili ako stvari izgledaju neobično, možda ćete želeti da odnesete svoje usluge na drugo mesto kako biste izbegli katastrofu niz put.
Dole navedene su ključna pitanja koja planeri treba da zatraže pre nego što naprave ugovor za svog klijenta.
Koji je projektovani datum i lokacija za vaš događaj?
To je možda najosnovnije od pitanja, ali važno je za vaš klijent da pruži direktan odgovor. To može biti loš znak ako osećate mnogo neodlučnosti ili konflikta sa ovom temom. Naravno, nekim klijentima je potrebna vaša pomoć u izboru mesta, ali zaista bi trebali imati najmanje nekoliko mesta u mislima. Možete potrošiti znatan broj vremenskih mjesta za kupovinu , a potrošićete još više ako klijent nema pojma šta žele.
Koliko gostiju će prisustvovati događaju?
Razlika u troškovima između 200 i 500 učesnika je ogromna, tako da ako vam potencijalni klijent daje široki broj, onda verovatno nisu uradili ništa istraživanje troškova.
U ovom slučaju, odmah ćete želeti da nastavite sa sledećim pitanjem na listi.
Kakav je vaš budžet po osobi?
Više volim da vodim istraživanje budžeta "po osobi" jer pruža bolji osećaj koliko je klijent stavio na događaj. Odgovori sa brojkama kao što su $ 5,000 ili $ 20,000 su suviše udaljeni od iskustva sa gostima.
Koji god broj vaš klijent koristi da bi predstavio svoj budžet, trebalo bi da ga prekinete na stopu po osobi, tako da obojica možete da vidite šta stvarno morate raditi.
Šta treba 3 da ima elemente za svoj događaj?
Nakon što saznate više o budžetu, vrijeme je da se utvrdi da li je dovoljno velika da zadovolji očekivanja vašeg klijenta. Must-haves mogu predstavljati glavnu blokadu puta u određenim situacijama. Zamislite da vaš klijent želi određenu slavu da nastupi na njihovom događaju, ali oni nemaju pojma koliko je troškova ili da li je ta osoba čak dostupna. Ovo su tipovi problema koje morate obraditi na početku, a ne možete uvijek da se oslonite na klijenta da ih pomene.
Šta su 3 stvari koje ne želite na vašem događaju?
Iako vrlo sličan prethodnom pitanju, dodavanje negativne konotacije može dati značajan uvid u planera. Recimo na primer da je klijent neprikosnoveno protiv služenja piletine na večeru. Reakcija na ovo bi bila povećanje troškova hrane . Bez piletine kao opcije, moraćete da razmotrite govedinu ili ribu, oba su obično skuplja. Razumijevanje kako "ne-bez liste" utiče na veliku sliku je kritična veština u proceni kompatibilnosti klijenta.
Stara priča o tome da nema torte i da je jede, savršeno ilustruje tačku.
Ove pet jednostavnih pitanja o planiranju događaja će vam puno reći o vašem klijentu pre nego što se složite da radite zajedno. Iako su nove perspektive od suštinskog značaja za vaše poslovanje događaja , pogrešna vrsta kupaca će potrošiti sve svoje resurse i koštati vas dugoročno.