Šta ako se smatrate superorganizovanim i već koristite kontrolnu listu prilikom planiranja događaja, ali ste se suočili sa situacijama kada ste shvatili (prekasno) da vam se nije naginjala neka važna detalja. Gde si pogrešio?
Svaki događaj zahtijeva kontrolnu listu za planiranje događaja koja je dizajnirana s tim konkretnim događajima i prilagođena pojedinačnim specifikacijama događaja. Dakle, lista za planiranje događaja je različita. Međutim, postoje pet stavki koje morate imati na kontrolnoj listi za planiranje događaja, bez obzira da li planirate mali rođendan ili veliku korporativnu funkciju.
Potpisivanje ugovora o događaju
Ovo može zvučati očigledno, ali uverite se da ste potpisali - i primili potpisane kopije zauzvrat - sve ugovore koji su vam potrebni za vaš događaj. Ovo uključuje ugovore o događajima sa klijentom, mjestom, prodajom, hotelom, zabavom itd. Čvrsto rukovanje je lijep način za obavljanje posla, ali ne način osiguranja zapošljavanja bilo kojeg prodavca, a ne načina da se obavezuje na rad za klijenta .
Uzmite sve u pisanoj formi i nemojte raditi ni trošiti dime kada planirate svoj događaj sve dok se ne potpišu i dostave svi papiri. Ako ste planer događaja za koji je potreban ugovor o događajima za vaše usluge događaja, kliknite ovdje.
Potvrdite datum i vrijeme događaja
Kolena ste duboko u fazi planiranja ovog događaja.
Kako bi neko mogao pogrešno odrediti datum? Prodavci često dolaze drugi posao. Klijenti se mogu složiti sa datumom i vremenom za događaj, a zatim samo zaboraviti da vas obaveste o promeni u planovima. Pre nego što započnete planiranje vašeg događaja, dvostruko proverite datum i vrijeme početka i završetka i pismeno ih upišite kako bi svi bili na istoj stranici.
Nađite dodatnu pomoć
Nemojte potcenjivati vrijednost dodatne pomoći na dan vašeg događaja. Uvek postoji nešto što treba da se skloni i većina planera događaja je već previše zauzet da pokrenu događaj da bi posvetili pažnju situacijama koje se pojavljuju. Zapošljavanje dodatne pomoći je važan korak koji se često zanemaruje sve dok nije moguće prekasno da angažuju najbolje osoblje za rad na poslu. Nemojte se smiriti za ostatke kada je u pitanju zapošljavanje osoblja za događaje. Stavite ovu stavku na vašu kontrolnu listu događaja i obezbedite najbolje obučeno osoblje potrebnim iskustvom koje odgovara vašem budžetu događaja.
Sprovedite šetnju kroz sajt
Ništa se ne može uporediti sa predviđanjem nešto u tvom umu, kao što je to iskustvo iz prve ruke. Sprovođenje šetnje sajta sa klijentom i dobavljačima predstavlja kritičan korak u procesu planiranja događaja.
Predstavlja mogućnost postavljanja pitanja, rešavanja problema i dogovora o postavljanju prostora, dekoru, plasmanu registracije i ukupnom protoku događaja. Često, čak i kada mislimo da jasno komuniciramo, naša vizija nečega je u potpunom kontrastu sa onim što neko drugi predviđa na osnovu našeg opisa. Prođite kroz fizički prostor tokom faze planiranja, tako da na dan događaja nema iznenađenja.
Uključite podsetnike na praćenje
U idealnom svetu, nekome bi neko rekao da bi bilo dovoljno da se posao završi. Nažalost, pravi radni svet ne funkcioniše na taj način, ili bar ne u planiranju događaja. Sa toliko detalja za upravljanje i više igrača uključenih u različite faze događaja, lako se nešto izgubiti.
Dakle, kada razvijete svoju listu za planiranje događaja da biste održavali organizaciju i po planu, uključite podsetnike za određene prakse. Na primer, ako ste razgovarali sa ugostiteljima o idejama menija, uključite stavku na svojoj listi za planiranje događaja koja glasi: "Nastavite sa ugostiteljstvom na predloženom meniju" i "Okusiti raspored s ugostiteljem." U planiranju događaja, nema takva stvar koja potvrđuje nešto previše puta.