Gradska kancelarija za posebne događaje u Čikagu i Asocijacija restorana u Ilinoisu zajedno rade na planiranju i izvršenju ovog godišnjeg festivala hrane .
Planiranje Festivala hrane u zajednici
Bez obzira na to da li veliki festival hrane, kao što je Taste of Chicago ili manja verzija istih, planiranje zajedničkih festivala značajna je odgovornost za lokalne vlasti i opštinske planere. Taste of Chicago služi kao odlična studija slučaja za bilo koju zajednicu koja razmatra sličan program. Primarne funkcionalne oblasti bilo kojeg festivala hrane u zajednici će uključivati sljedeće:
- Operacije
- Dobavljači hrane
- Programiranje
- Sponzorstvo
- Marketing / Odnosi sa javnošću
- Računovodstvo / upravljanje ugovorima
Kopatićemo dublje u svako područje, ali prvo, hajde da se osvrnemo na vremenski okvir i generalno upravljanje takvim događajima koristeći stvarno planiranje Taste of Chicago.
Raspored planiranja festivala u zajednici
Za svakoga ko po prvi put pristupi ovoj vrsti događaja ili onima koji razmišljaju o proširenju na postojeći festival, važno je započeti planiranje najmanje godinu dana prije vašeg događaja.
Za opipljivi primjer, Kancelarija za posebne događaje Gradonačelnika prati sljedeći grubi raspored za ukus svakogodišnjeg Čika:
- 12 meseci : Identifikujte lokaciju, datume i grubu skicu mape festivala. Uključite relevantne gradske agencije na svaki korak
- 9 meseci : ažurirajte mapu festivala i započnite funkcionalne RFP-ove
- 6 meseci : potvrdite prodavce, sponzore, programere i dobavljače
- 4 meseca : Završite zabavu i ponovo potvrdite funkcionalnu oblast
- 3 meseca : Izradite marketinške materijale za festival
- 1 nedelja : Upravljanje operacijama u opterećenju
- 1 dan : Upravljajte učitavanjem proizvođača
- Zaključak događaja : Upravljajte operacijama
- 1 sedmično nakon : održite sastanak završetka i dajte preporuke
Opšta uprava festivala
Kao vladina agencija, kancelarija za posebne događaje Gradonačelnika zadužena je za ukus Čika i dugačku listu drugih događaja na čikagu, susjedskim festivalima i drugim područjima. Ukus je jedinstven u Čikagu jer je to besplatan događaj, ali prihod od Taste plaća za većinu svih drugih događaja kojima upravlja kancelarija.
Sa iskustvom u upravljanju festivala hrane koji datira još od 1980. godine, većina funkcionalnih timova u Kabinetu specijalnih događaja gradonačelnika i Asocijacije restorana u Ilinoisu su iskusni u svojim oblastima. Ovo omogućava generalnom menadžeru za Taste of Chicago da se fokusira na planiranje i izvršenje svih uključenih strana i održava događaj na pravom putu.
Pored članova kancelarije, generalni direktor radi sa najmanje 20 različitih gradskih ureda i agencija, uključujući (ali ne ograničavajući se na) sledeće:
- Policijska stanica
- Vatrogasci
- Odjel za zdravlje
- Ulice i kanalizacije
- Park District
- Kancelarija za komunikacije u hitnim slučajevima
Još jedan važan funkcionalni dio područja Kancelarije za posebne događaje Gradonačelnika je računovodstvo / upravljanje ugovorom. Budući da je državni događaj, to je visoko strukturiran proces nabavki, a svi sporazumi moraju biti u skladu sa gradskim smjernicama.
Sa planiranom vremenskom linijom događaja i opštim upravljanjem događaja, sada možemo pogledati svaku primarnu funkcionalnu oblast događaja.
Nakon što smo upoznati sa istorijom događaja Taste of Chicago i koristeći njegovo planiranje i izvršenje kao studiju slučaja, spremni smo da kopamo malo dublje u svaku od primarnih funkcionalnih oblasti događaja.
Operacije
Područje operacija je odgovorno za pripremu lokacije, faze i proizvodnju, podršku događaja, sigurnost i još mnogo toga.
Operacije zahtevaju mnoge sastanke pred događajima, a operativni tim je blisko povezan sa izgledom mape događaja.
To čini veliku razliku u uključivanju svih gradskih agencija na početku procesa, kaže menadžer operacija za Taste of Chicago. Operativni tim upravlja procesima za:
- Opterećenje pre događaja (podešavanje)
- Operacije tokom događaja
- Post-event load-out (rušenje)
Ovi procesi uključuju zatvaranje ulica, izgradnju šatora, operatera viličara, stolara, električara, opreme za održavanje i osoblja, sigurnosti, logistike za kamionske dobavljače, upravljačkih prikolica i još mnogo toga. Uzmite u obzir šta će vaš operativni tim rukovoditi i šta će se dogovoriti za vaš događaj. Na koje druge agencije će vaš tim trebati raditi? Kontaktirajte ih što pre.
Restorani / prodavci
S obzirom na složenost i veličinu festivala hrane poput Taste of Chicago, Asocijacija restorana u Ilinoisu preuzima vodeću ulogu u upravljanju prodavcima hrane koji učestvuju u godišnjem događaju. Za Taste of Chicago u 2015. godini događaj je bio partner sa 60+ prodavaca prehrambenih proizvoda, uključujući 19+ novih restorana koji su predstavljali mnoge četvrtine Chicaga. Naravno, u Čikagu, određene stvari uvek će se naći kod proizvođača hrane odabranih za događaj, uključujući picu, rebra, sladoled i sira. Vaš festival hrane u zajednici će verovatno imati i svoju tradicionalnu hranu.
To je omiljeno mesto koje treba odabrati kao prodavac restorana koji učestvuje na ovom konkretnom festivalu hrane, a kriterijumi zahtevaju da učesnici budu lokalni restorani koji odražavaju četvrti Čikaga. Pored toga, oni moraju biti u mogućnosti da upravljaju tom glasom i imaju potpuno čist status sa gradom. Učesnici restorana prolaze kroz sledeće kurseve i čekove:
- Završiti sertifikat kursa sanitarnog certifikata za letovalište u Illinoisu
- Odeljenje za javno zdravstvo u Čikagu posjećuje štandove tri puta dnevno
- Upravljanje protokom inventara između njihovih kabina i kamiona u hladnjaku
Kada je reč o vašem događaju u zajednici, razmislite o kriterijumima koji bi vam možda trebali da učestvujete u prodaji hrane i koliko želite. Prva godina može biti teška, ali uz godišnji uspeh, verovatno ćete pronaći da imate više i više voljnih učesnika.
Programiranje
Ukus čika je opšti događaj u zajednici. To znači da dok je "hrana" ono što privlači gomilu, to su druge aktivnosti koje zadržavaju ljude tamo. Tokom godina, programski tim je uključio mnoge od sledećih elemenata u ukupni program:
- Besplatni koncerti na više faza (nacionalni i lokalni zabavljači)
- Kuhanje demonstracije paviljon sa vrhunskim kuhara i autora kuvana
- Porodično selo, uključujući i dečiju scenu
- Šator za zaštitu životne sredine za "zeleno" obrazovanje
- Sportski paviljon sa fitnes savetima
- Međunarodni paviljon (kupovina)
- 2 hoda hoda
- Dobavljači hrane
- Budweiser Clydesdales i njihovi dalmatinski saputnici
- Zabava vožnja
- Program vatrometa
- Svečano otvaranje
Razmotrite koje druge programe i aktivnosti koje želite da uključite na festival hrane.
Sponzorstvo
Ukus Čika uključuje nekoliko kategorija za sponzorstva , što je glavni izvor finansiranja i podrška u naturi. Korporativni marketeri i planeri korporativnih događaja imaju tendenciju da učestvuju u događajima u zajednici kao što je "Okus" kako bi se ojačao njihov brend i stekla izloženost.
Ugostiteljstvo je element koji neki sponzori uključuju u svoje pakete, omogućavajući sponzorima da dobiju povoljan pristup nekim prostorijama za sjedenje i privatnim šatorima da bi bili domaćini vlastitim događajima klijenta.
Vrste sponzora u okviru Taste uključuju sledeće:
- Mobilne komunikacije
- Lanac prodavnice prehrambenih proizvoda
- Prehrambene kompanije
- Maloprodaja i banke
- Avio kompanije i hoteli
- Mediji
- Automakers
- Dobavljači hrane
- Restorani
- Fitnes i zdravstvene ustanove
- Gradski park i javni prevoz
Razmislite o tome koji lokalni korporativni sponzori mogu biti zainteresovani za finansiranje vašeg događaja u zajednici i razmislite o vrstama paketa i perksa koje možete pružiti ovim sponzorima.
Marketing / Odnosi sa javnošću
Marketisti koji rade na ukusu Čika su u zavidnom položaju jer je to vrsta događaja koji automatski privlači pažnju medija u Čikagu i drugde. Još bolje, medijski sponzori takođe pomažu u promociji Taste. To znači da kancelarija za posebne događaje gradonačelnika ne mora da troši previše na tradicionalne oblike reklamiranja kako bi širila riječ i promovirala događaj .
Marketatori promoviraju događaj pišući posvećena saopštenja za štampu svakoj oblasti događaja, održavanje web stranice događaja i izradu brošure o događaju. Ovi predmeti zahtevaju blisku saradnju sa svim ostalim funkcionalnim područjima kako bi dokumentirali raspoređivanje i promjenu sadržaja dok se one pojavljuju.
Na početku, za festivale hrane u zajednici može biti teško da dobiju vrstu izloženosti da veliki i poznati događaji poput Taste of Chicago-a garantuju. Ali uzmite u obzir koje medijske kuće možete dobiti za slobodne štampe i početi sa planiranjem za one marketinške materijale koji će vaš marketinški tim voditi kao web stranicu, letake i brošure.