Zajedničke greške u planiranju događaja treba izbjegavati

Greške se vrše u poslovnom iu našem ličnom životu redovno. Tako raste i učimo. Ali neke greške su skupe. Preduzmite potrebne korake da biste izbegli ove pet veoma čestih grešaka u planiranju događaja i - ako napravite grešku - budite sigurni da ne pravite istu grešku po drugi put.

Ne početak dovoljno rano

Zastarelost je vaš neprijatelj. Ovo je jedna od najčešćih grešaka u planiranju događaja koje želite izbjeći.

Neuspeh u početku procesa planiranja događaja može prouzrokovati mnoštvo problema nizu linije. Čim se odabere datum i imate opšti opseg vašeg događaja i budžeta, idite na posao. Hoteli i ostali prostori rezervišu unapred, tako da je to što prije moguće. Ukoliko to ne učinite, ograničićete svoje izbore za mjesto i nažalost ćete ostati sa mestom koja je dostupna. Gostujući zvučnici i zabava uživo takođe vode rezervacije pre isteka datuma događaja. Kada je datum vašeg događaja siguran, uradite svoje istraživanje i kada odlučite o svom izvođaču izbora, odmah sklopite ugovor.

Organizovanje sebe sa kontrolnom listom za planiranje događaja je još jedan zadatak koji treba odmah rešiti. Mapiranjem svih koraka u procesu planiranja događaja, određivanjem kada ih treba završiti i izradom rasporeda za svako od njih, imat ćete dragoceni vodič da biste započeli i držali vas na pravom putu.

Početak kašnjenja je jedna od najčešćih grešaka u planiranju događaja.

Ne proveravajući konkurentne događaje

Da li ste ikada zakazali svoj događaj samo za učenje - kada se proces planiranja počeo i datum događaja - da postoji istovremeno drugi takmičarski događaj? Samo jedan događaj će privući gomilu, tako da ne uzimajte svoje šanse i pređite prste koji će pozvani izabrati vaš događaj.

Izbegavajte situaciju u potpunosti.

Uradite svoj pregled i provjerite bilo kakav konflikt događaja prije nego što bude prekasno. Pogledajte rasporede za okupljanja u industriji (i velike i male), blizine praznika, glavnih sportskih događaja i lokalnih okupljanja koje mogu izazvati štetu za one koji vode do događaja. Kada odlučite o datumu vašeg događaja, izvijestite svoje goste. Obavještenja "Sačuvaj datum" i lista "Predstojeći događaji" daju zainteresovanima priliku da obilježite svoj događaj na svojim kalendarima.

Ne potvrđuju prodavače

Potpisani ugovor o prodaji je pravno obavezujući ugovor i daje vam nešto u pismenoj formi da bi prodavac bio odgovoran za usluge koje treba da pruže. Međutim, to ne čini ništa za vas u vreme događaja kada shvatite da je prodavac ne-show. Taj ugovor u ruci neće poslužiti hranu vašim gladnim gostima ili isporučiti stolove i stolice u praznu salu. Potvrdite sa svakim proizvođačem ne jednom, već dva puta. Da, dva puta . Potvrdite prijem vašeg potpisanog ugovora u trenutku kada obojica prihvatite uslove. Ponovo potvrdite pre samog događaja. Ovo nije razgovor koji ćete imati o detaljima o isporuci hrane ili dekoraciji; ovo je pratite posebno da biste bili sigurni da je vaš događaj još uvek u kalendaru.

Prodavci događaja beleže više događaja i veoma je lako da se papiri izgube u shuffle-u ili ih misfiliraju neko drugi u kompaniji. Dakle, pobrinite se da se to ne dogodi tako što ćete se vratiti na njih da biste se prijavili i potvrdili da je vaš događaj i specifičnosti u vezi sa datumom, vremenom i uslugama koje će biti pružene u stvari po njihovom rasporedu. I zadržite ugovor o dobavljaču na raspolaganju.

Ne imati "Plan B"

Imati plan za nepredviđene potrebe je neophodan za bilo koji događaj, ali posebno za one događaje koji se trebaju održati na otvorenom. Vremenski uslovi su nepredvidljivi i ako uragana, teška vjetrova ili neuronska oluja prete da otkažu vaš događaj, napravite rezervni plan. Datumi kiše, alternativni događaji događaja i modifikovani raspored aktivnosti su sve opcije ako se vaš događaj na otvorenom - ili njegov dio - mora premestiti u zatvorenom prostoru.

Pored pripreme za vremenske neizvesnosti, i druge neobične okolnosti mogu se rešiti i pred vremenom. Isušivanje snage može se smanjiti time što ima generator na mestu. Parkiranje preliva se može premeštati na drugu, unapred dogovorenu lokaciju. Problemi sa raspoloživošću hotelske sobe mogu se riješiti zadržavanjem nekoliko dodatnih soba na rezervatu unutar vašeg hotelskog bloka . Razmotrite specifičnosti vašeg događaja i razmislite o onim područjima koja su više podložna problemima koji se javljaju. Planiranjem napred i razvojem alternativnih scenarija, možete izbjeći jednu od najskupljih grešaka u planiranju događaja.

Ne zapošljava dovoljno pomoći

Kada je riječ o zapošljavanju osoblja za događaje, više je bolje. To će vas koštati više novca, ali to može spasiti vaš događaj. Slikajte ovo: rezervna kopija automobila koja čekaju da uđu na parkirno mjesto dok parking službe pokušavaju da se drže gore. Linija frustriranih gostiju koji čekaju da naruče napitak kao jedan server bori se za održavanje potražnje. Radnici za registraciju događaja preplavili su veliki broj gostiju koji su upravo stigli, ostavljajući užasne putnike da čekaju previše vremena da se prijave. Dobili ste ideju. Uz dodatne osoblje za događaje koji će vam pružiti pomoć u vrijeme zauzetosti, pružite dodatne usluge područjima u nevolji, rešite probleme koji se javljaju, ili biti dobrodošao prisustvo gostiju koji dolaze s pitanjima koja mogu podići svoj događaj od dobrog događaja do vrhunskog događaja.

Pri zapošljavanju osoblja za događaje potražite zaposlene koji imaju iskustva koji rade na tipu događaja koji planirate. Unajmite samo profesionalne, visoko preporučene osoblje. Obucite ih o tome na koji se događaj događaju, o gostima koji će prisustvovati, o vašim očekivanjima, i o tome ko im je tačka kontakta ako imaju pitanje ili problem. Osoblje događaja - iako ih pruža vanjski prodavac - predstavlja vas i vaš posao planiranja događaja. Negativan susret sa osobljem događaja će živeti u sećanju i gosta i klijenta i može sipati čak i najpovoljnije planirane događaje.