Veštine koje morate imati za planera događaja
Najuspešniji planeri događaja imaju alatni materijal ispunjen impresivnim veštinama. Od toga, ovo su vrhunske veštine planiranja događaja na koje ćete stići na redovnoj osnovi i oni koji mogu da naprave ili raskinu vaš uspeh.
5 Veštine planiranja događaja koje trebate
Visoko organizovan
U planiranju događaja uspeh je u detaljima. A ima ih mnogo! Održavanje praćenja brojnih zadataka, višestrukih proizvođača i stalno menjanje listi zadataka odjednom - uz zadržavanje zadovoljnog klijenta - može biti izazovno za neke i zastrašujuće za druge. Biti visoko organizovan je neophodno za uspešno planiranje događaja. Za one koji kreiraju i upravljaju listama kako bi održali svoje lične živote bez problema, organizovanje može doći prirodno. Za druge koji se bore da pamte rokove ili da pokupe hemijsko čišćenje, organizovanje može zahtevati više napora.
Planeri događaja mogu upravljati jednim događajom istovremeno ili biti u fazi planiranja više događaja.
Neki događaji, kao što su godišnje konferencije, traje više od godinu dana planiranja, tako da planeri događaja moraju ostati organizovani tokom dužeg perioda.
Organizacioni alati za planere događaja obiluju, od softvera koji prati registraciju na šablone za forme i tabelarne tablice. Kontrolna lista za planiranje događaja koja je prilagođena za svaki događaj je jedan od najznačajnijih alata za planiranje događaja bez obzira na vaše prirodne organizacione sposobnosti.
Dakle, shvatite organizacioni sistem koji radi za vas, jer je ovo jedna od najvažnijih veština za planiranje događaja koje možete imati.
Lično
Šta imaju zajednički svi događaji? Ljudi! Sa kim se sarađujete i radite u procesu planiranja događaja? Ljudi! Uspješni planeri događaja su prijatni, angažovani, dobri razgovornici i izvrsni slušatelji. Planiranje događaja je vrlo društvena profesija u tome što je krajnji rezultat - sam događaj - ili grupa ljudi, velika ili mala. Razumevanje ljudi i uživanje u razgovoru s njima su dio posla. To ne znači da će, kao planer događaja, većinu dana provesti na ručkovim klijentima i imati koktele na društvenim događajima. Ne sve. Planiranje događaja je težak rad i većina se troši za stolom sa telefonom ili kompjuterom. Ali biti privlačan je potreba kada se bavite jednom od ovih zajedničkih zadataka planiranja događaja:
- Pregovaranje sa hotelima
- Diskusija o menijima sa menadžerima ugostiteljstva
- Sastanak sa prodavcima
- Predstavljanje ideja vašeg događaja potencijalnom klijentu
- Umrežavanje bilo kada i bilo gdje
- Nadzor osoblja događaja
- Radite svoj događaj i interakciju sa gostima i radnicima
Na kraju krajeva, u svakodnevnom životu, većina nas se seća se prijatnih, korisnih ljudi s kojima sarađujemo i ta interakcija može učiniti iskustvo koje je mnogo ugodnije za obe strane.
Znajući kako se odnositi na različite ličnosti, kako se povezati sa nekim kim želite da poslujete i da budete neko ko daje pozitivan utisak, ključni su za uspjeh, pa razmislite o ovoj od ključnih vještina planiranja događaja. Niko ne želi da sarađuje sa nekim kome je teško razgovarati, teško je razumeti ili grubo i neprofesionalno na bilo koji način.
Odličan komunikator (koji uključuje slušanje!)
Odlične veštine komunikacije su neophodne u mnogim profesijama. U planiranju događaja, loša komunikacija može dovesti do brojnih problema kako za planera događaja, tako i za klijenta, a jednostavan nesporazum može imati katastrofalne rezultate. Biti sposoban da efikasno komunicira misli i ideje je vrlo praktična veština koja se svakodnevno koristi planerima događaja svih nivoa iskustva.
Evo nekoliko primera kako se ove veštine planiranja događaja koriste prilikom planiranja događaja:
Pisana komunikacija:
- pisanje prijedloga događaja za potencijalnog klijenta
- stvaranje materijala za plasiranje vaše firme
- sklapanje ugovora sa klijentima i dobavljačima
- Izrada zahvalnica beleškama gostima i VIP osobama
Verbalne komunikacije:
- sposobnost objasniti obim i svrhu događaja
- efikasno prenosi svoje ideje supervizoru, klijentu ili prodavcu
- razumevanje i obrada informacija koje se pružaju, kao što su zabrinutost klijenta ili pitanja od ugostitelja
- vješto pregovaranje o hotelskim cenama, detaljima ugovora ili dodataka od prodavca
Kreativno
Uspješni planeri događaja imaju ideje. Mnogo njih. A uz tu kreativnost, sposobnost pretvaranja ideje u nešto opipljivo. Oni mogu uzeti viziju i dovesti do života. Od razvijanja jedinstvene teme za partiju da dođe do pristupačnog rješenja za ukrašavanje koje ispunjava mali budžet, kreativnost je od suštinskog značaja za planiranje događaja.
Kreativnost takođe dolazi u obzir kada se suočava sa neizbežnim problemima koji nastaju tokom čak i najodrživijeg, profesionalno planiranog događaja. U ovom scenariju kreativnost se formira u obliku rešavanja problema. Kreativno razmišljanje o razvoju rešenja problema može pozitivno uticati na uspeh vašeg događaja.
Multitasker
U raznim fazama procesa planiranja događaja, upravlja se brojnim zadacima. Možda se pregovarate o hotelskom ugovoru, sastanete se sa klijentom kako biste razgovarali o potencijalnim gostima, rezervisali ugostitelje, intervjuisali prodavce za iznajmljivanje i istražili mogućnosti zabave. I to je samo za jedan događaj. Dodajte više događaja u faze planiranja odjednom, a rezultat je žongliranje. Uspješni planeri događaja trebaju znati kako efikasno vršiti multitaskiranje i zadržati mnoge aspekte događaja koji se kreću istovremeno bez ikakvih zadataka koji padaju pored puta.
Uspeh leži u mogućnosti da se prioritet i fokusiranje na svakom zadatku u tom redosledu prioriteta ne udaljavaju druge stvari koje treba da se nagomilaju ili postanu preopterećene brojnim stvarima kojima je potrebna vaša pažnja. Ostanati mirni, fokusirani i fleksibilni su atributi uspešnog multitaskera.