Kako uspješni planeri događaja ostaju organizovani

Saznajte ključeve da ostanete organizovani

Bez obzira da li ste planer za korporativne događaje ili administrativnu osobu, osnove planiranja događaja zahtevaju da imate jake organizacione, komunikacijske i dokumentacijske veštine. Bez obzira na nivo vašeg iskustva, čak i ljubaznost entuzijasta može da stavi neverovatan poslovni događaj sa malo kreativnosti i puno organizacije na putu. Ali kada je u pitanju planiranje događaja, naročito za planere sa događajima koji imaju više od jednog događaja u svojim knjigama, ostajanje organizovano može biti veća prepreka nego što se većina realizuje.

Kako organizatori događaja ostaju organizovani

Organizacija je jedan od mnogih ključeva uspeha za većinu planera događaja. Ne samo da savladavanje organizacionih veština može dovesti do manjeg stresa, već može povećati vašu kreativnost kao planer događaja koji vam omogućava da vidite veću sliku i razmislite izvan okvira saznajući da imate čvrstu ruku na detaljima. Evo nekoliko načina da ostanu organizovani planeri događaja.

Kreiranje vezivanja događaja

Stvaranje veziva za planiranje događaja i događaja je vjerovatno najefikasniji način da ostanete organizovani za planiranje seminara, konferencija, internih treninga, izvršnih sastanaka i svih vrsta događaja. Iako mnogi planeri događaja kreću u više elektronskih i digitalnih organizacija alata, fizička veziva mogu poslužiti kao mjesto za najvažnije detalje događaja i programa. Čuvanje kopija određenih dokumenata, napomena i drugih detalja može biti štednjak u životu događaja.

U idealnom slučaju, svaki događaj i / ili program treba da ima svoj registrator. U zavisnosti od složenosti vašeg događaja, vaš registrator može sadržati nekoliko sekcija, uključujući:

• Itinerary / Agenda
• Ključni kontakti
• Učesnici
• Komunikacije
• Ugovori
• Banket Event Orders
• Zabava
• Lista smeštaja / smeštaja
• Dolasci / odlasci
• Aktivnosti

• Pokloni
• Budžet
• Razno

Sa vašim registracijom za planiranje događaja redovno se ažuriraju, lako ćete dijeliti informacije sa svojim internim kolegama i klijentima, čak i ako vam ne daju dovoljno vremena za pripremu.

Koristite softver za planiranje događaja ili skladištenje onlajn dokumenata

Iako vaši registratori događaja treba da sadrže sve najvažnije detalje svakog događaja u štampanom obliku, ostatak vaših referentnih napomena, ideja i prepiske takođe treba da bude organizovan i zajedno. Danas mnogi planeri događaja koriste softver za planiranje događaja i upravljanje, ali još mnogo toga traži online opcije za skladištenje datoteka koje će biti organizovane.

Online alati kao što su Google disk i Dropbox mogu pružiti organizovano mjesto za sve vrste elektronskih dokumenata iz spreadsheets-a na fakture. Ovi alati omogućavaju vam da otpremate, skladištite i organizujete dokumente u online datoteke i fascikle gde ih lako može pristupiti s bilo kog mesta. Možete otvoriti dokumente na svom laptopu, pametnom telefonu ili tabletu. Takođe možete lako dodati te datoteke u e-poštu ili dijeliti dokument sa kolegama, proizvođačima i klijentima. To može biti savršeno rešenje organizacije za planere događaja koji su uvek u pokretu.

Organizaciona donja linija

Na kraju, kako organizujete svoje dokumente, beleške i korespondenciju, zavisi od vas.

Svaki planer događaja ima drugačiji sistem koji radi za njih i njihove događaje. Najvažniji faktor treba uvek biti pristupačnost i spremnost informacija. Dakle, uverite se da bilo koji sistem koji koristite možete brzo i jednostavno pronaći informacije koje tražite.