Šta trebate znati kako biste izbjegli konfuziju klijenta
Podjednako je frustrirajuće za profesionalce koji se suočavaju sa klijentima koji pogrešno razumeju ponuđene usluge.
"Upravljanje događajima" i "planiranje događaja" se često bacaju naizmenično, iako su to dve različite stvari. Jednostavno, planiranje i upravljanje nisu isti. Dok se skupovi veština ove dve funkcije preklapaju, one su dve različite funkcije. To stvara probleme za one koji se bave klijentima koji pogrešno misle da im je potreban menadžer događaja kada im je potreban planer događaja. A za one klijente koji imaju utisak da svi menadžeri događaja takođe rade na planiranju događaja. Dakle, razjasnimo konfuziju, jer je važno da vi i vaši klijenti imaju isto razumijevanje.
Planiranje događaja
Počnimo sa planiranjem događaja . Ključna operativna reč ovde je planiranje . Svi događaji - od svadbi za svadbe do slavnih rođendanskih proslava do velikih korporativnih okupljanja - počinju sa nekom vrstom plana.
Inicijalne diskusije sa klijentima o idejama događaja, temama, poželjnim datumima i budžetskim uputstvima su deo procesa planiranja događaja.
Planiranje događaja počinje na početku , od ranih faza koncepta i nastavlja do kraja događaja. I, iskreno, nekoliko sedmica nakon događaja kao planeri događaja završi detalje i rukovodi nadoknadama.
Planiranje događaja podrazumeva blisku saradnju sa klijentom kako bi dizajnirao događaj koji odražava viziju klijenta o skupu i ispunjava cilj događaja. Klijenti koji angažuju planer događaja unajmljuju nekoga da planira sve aspekte događaja, uključujući i srodne detalje i elemente akcije, i da se taj događaj do kraja završi.
Odgovornosti za planiranje događaja mogu uključiti, ali nisu ograničene na:
- izbor celokupne teme za događaj
- razvoj budžeta
- odabir mesta
- pregovori o hotelskim ugovorima
- zapošljavanje spoljnih proizvođača
- planiranje menija
- angažovanje ugostitelja
- uređivanje gostujućih zvučnika ili zabave
- koordiniranje prevoza
- odabir šeme boja
- razvijanje poziva
Planiranje događaja je sve što ide u sastavljanje događaja. Ova funkcija spada u veći krov upravljanja događajima.
Upravljanje događajima
Svaka vrsta događaja sastoji se od brojnih dijelova koji se uklapaju kao delovi slagalice. Svi ti delovi se na kraju sastaju da bi se napravio događaj. Uspješni događaji imaju sve te povezane dijelove koji se udružuju u pravo vrijeme i na pravom mjestu, glatko i efikasno i prema planu. Ovaj proces se naziva upravljanje događajima. To je, jednostavno, upravljanje projektom samog događaja.
Upravljanje događajima podrazumijeva stvaranje, koordiniranje i upravljanje svim različitim komponentama događaja, kao i timove ljudi odgovornih za svaki aspekt. Neki aspekti upravljanja događajima mogu uključivati, ali nisu ograničeni na:
- rezervisati lokaciju za događaj
- koordiniranje spoljnih proizvođača
- izradu plana za parkiranje
- projektovanje hitnih planova za vanredne situacije
- obezbeđivanje usklađenosti sa zdravstvenim i sigurnosnim standardima
- rukovodstvo osoblja odgovorno za svaku funkciju
- nadgledanje izvršenja događaja
- praćenje događaja
- rješavanje događaja događaja na licu mjesta
Menadžeri događaja i planeri događaja zajedno rade
Definisanje ove dve funkcije je izazovno, jer se ne samo da su blisko povezane, a odgovornosti se često preklapaju. Individualni planeri događaja mogu ponuditi usluge upravljanja događajima, a menadžeri događaja mogu takođe ponuditi planiranje događaja.
Sve to zavisi od individualnog planera ili tima za upravljanje događajima, lokacije i samog događaja.
Važno je razumjeti razlike između njih i odrediti koje usluge će vam pružiti. Na primjer; Ako nudite usluge planiranja događaja za događaj velikog obima, radit ćete sa menadžerom događaja koji će koordinirati vaše usluge sa uslugama menadžera ugostiteljstva, audiovizuelnog tima itd. Definišite svoju ulogu i usluge koje ćete pružiti i jasno komunicirati ovo potencijalnim klijentima kako bi izbjegli konfuziju tokom procesa planiranja.