Ne dozvoljava dovoljno vremena za podešavanje
Uvek postoji trka sa vremenom prilikom postavljanja događaja , ali trebali biste imati procjenu koliko će vam vremena biti potrebno. Ništa ne izgleda gore nego što ima sobu puna radnika koji rade kada prvi stigne gost. Cilj bi trebalo da bude sve postavljeno najmanje 15 minuta pre otvaranja vrata.
Nije planiranje usavršavanja sa klijentima
Tablice s tablicama, e-pošta i narudžbine za banket su izvrsni alati za komunikaciju detalja događaja. Međutim, oslanjanje isključivo na dokumente za slikanje prilike može dovesti do propusta. Bolja strategija je da prođete kroz putanju sa svojim klijentom na licu mjesta kad god je to moguće. Razgovarajte o svakom momentu i detalju kao da se događaj dogodio ispred vas.
Zaboravite da potvrdite svoje prodavce
Vaš prosečan prodavac događaja služi više klijenata u nekoliko različitih kategorija.
Ukratko, to znači da imaju puno toga da se sećaju. Uvek želite da dobijete verbalno ili email poruku od svih proizvođača 48 sati pre podešavanja. E-adresa je obično bolja jer možete navesti svoja očekivanja i zatražite od njih da pismeno odgovore.
Izgledajuci na konkurentnim dogadjajima
Ako ste ikada imali "bučnog suseda", onda već znate kako odvraćanje ovih situacija može biti.
Izazivanje protiv drugih događaja u vašem mjestu može biti veliki izazov, zbog čega bi trebalo unapred da razgovarate o ovom scenariju sa menadžmentom mjesta i vašim klijentima. Saznajte ko će dijeliti iste zajedničke oblasti i javne resurse sa vašom strankom i identifikovati ko ima ovlašćenja da reši probleme sa bukom ako postanu problem.
Ne imati plan za nepredviđene situacije
Šta se dogodilo sa vašim događajem u slučaju lošeg vremena, ili čak zatvaranja mesta? Ovo nije laka stvar za planiranje, ali je nemoguće upravljati danom predstave. Izradite strategiju za vanredne situacije najmanje 2 nedelje unapred za dobru meru. Čak i ako planirate da otkažete događaj, i dalje će vam trebati organizovani način za kontaktiranje svih vaših gostiju.
Nije dovoljno pomoći na Dan događaja
Troškovi rada uvek predstavljaju problem kada pokušavaju balansirati budžete za događaje . To što se kaže, ako ne pomognete rukama, može prouzrokovati veće probleme nego prevazilaženje budžeta. Ne možete očekivati da sve učinite sami ako ste planer događaja. Koordinacija zaposlenih, proizvođača i detalja je dovoljna da vas zadrže sami. Nemojte se bojati da provedete nekoliko stotina dolara za angažovanje dodatnih radnika jer nećete moći da se kreću.
Ne koristeći listu za pakovanje
Upravljanje van off-site događaja obično zahteva obimne liste zaliha. Naravno, obično imate nekoliko sedmica da nabavite sve ove stvari u redu, ali neće raditi ništa ako nikad ne stignu do mjesta. Lista pakovanja pruža instant osvježavanje stvari koje trebate učitati u automobil. Naravno, verovatno ćete naći olovke i traku za pozajmljivanje na mjestu održavanja, ali šta se događa ako zaboravite svoje oznake imena ili laptop? Napravite listu pakovanja i proverite je dva puta pre nego što odete.
Dobre vijesti su sve greške u planiranju događaja lako sprečiti. U stvari, mogli biste da odštampate ovaj članak i pošaljete je da služi kao podsetnik o tome šta ne treba raditi. Zapamtite, sprečavanje je uvek lakše od oporavka!