Ovo je jedna lekcija koju sam brzo naučio kao koordinator mjesta i kasnije sam razvio svoju vlastitu listu za podešavanje kako bi klijenti bili zadovoljni (i zauzeti) tokom perioda podešenog perioda.
Pripremite svoje kolica
Prva stvar koju će vaš klijent želeti da uradi je da raspakuje sve svoje događaje za događaje iz svog vozila. Ovo može biti težak zadatak, pogotovo ako je situacija sa parkingom teško za navigaciju. Zamislite nekoga ko ide u vašu prostoriju sa opterećenjem teških kutija - koja je prva stvar koju će tražiti? Odgovor je, naravno, kolica, ili bilo šta drugo što će osvetliti njihov opterećaj i znatno olakšati zlonamerni posao istovara. Pošto su vozovi na raspolaganju prilikom šetnje u mestu, to je jednostavan način da ih osete "oslobođeni" samo što se pojavljuju.
Pripremite tabele za registraciju
Sledeći na listi stvari koje treba učiniti za većinu klijenata postaje podešavanje registracije. To znači da vaše mjesto bolje ima sve komponente registracije pre nego što stignu.
To podrazumeva sve stolove, stolice, električni i pletenje. Organizovanje oznaka za imenovanje i check-in materijala će potrošiti mnogo vremena za planere događaja, i ne bi trebalo da čekaju da vam postave ove jednostavne stvari kako bi oni započeli.
Imate sve sobe za stolove i posteljinu
Postavljanje svih stolova i stolica u prostoru događaja može očigledno trajati neko vreme.
Nadamo se, ako izađete iz nekog ranijeg događaja, unapred ste rekli klijentu kada biste očekivali da se sve komponente komponente postavljaju. Ako vaš klijent odlazi u prostoriju sa desetinama radnika koji se bore za stolove i stolice bez stack-a, verovatno će panići. U idealnom slučaju, vaš operativni tim će imati sve postavljeno sa posteljinom na posteljini, tako da planeri mogu početi postavljanje centralnih artikala, aukcijske stavke itd.
Prihvatite sve prijave ranije
Samo zato što vodeći planer zna kako se kretati kroz zgradu ne znači da je njena ekipa podrške. Svima možete uštedeti mnogo nepotrebnih problema tako što ćete ažurirati oznake u svojoj zgradi čim počinje period podešavanja. Imajte na umu da prodavači poput florista i DJ-a takođe moraju znati gde da idu. To su sve stvari koje možete pregledati sa svojim klijentom pre dana događaja, ali su takođe neophodne da pazite na veliki dan.
Pregledajte BEO i fakture
Ponovo ste verovatno poslali ove dokumente nekoliko puta tokom dana koji su vodili do događaja, ali to nikada ne boli da ih pregledate poslednji put. Iako je vreme podešavanja uzbudljivo, potrebno je da odvojite 15 minuta da zajedno pogledate ove dokumente. Koordinatori mjesta treba da imaju paket spremljen za svog klijenta koji uključuje BEO, dijagram prostorija i prospektivnu fakturu.
Veoma mali broj iskusnih planera će preneti priliku da pregledaju ove kritične radove.
Uvod
Obavezno dovedite kljucne clanove svog tima klijentu na formalni uvod. Ova lista uključuje menadžer ugostiteljstva , kapetan banketa, supervizor operacija i audio / vizuelni koordinator. Mislite u ime vašeg klijenta prilikom uvođenja tima - da li ima bilo kakvih detalja o kojima treba razgovarati licem u lice sa svojim menadžerskim timom? Započinjanje kratkog razgovora je efikasan način da se istakne ko je zadužen za svaku oblast.
Ova kratka lista za postavke događaja će proći dug put ka održavanju vašeg klijenta sretnim po dolasku. Kao primarni zastupnik za vašu lokaciju, uvek je najbolje dati klijentima vaš broj mobilnog telefona u slučaju da nešto krene naopako dok radite u svojoj kancelariji.
Zapamtite, oni bi mogli biti frustrirani ako im treba nešto, ali će biti još frustriraniji ako ne mogu naći nikoga da im pomogne!