Hajde da razgovaramo o 5 najvažnijih pitanja za procjenu prije nego što se budžet za događaje obračunava za troškove štampe.
Poravnajte imena soba sa imovinom
U ovoj modernoj eri spoznaje sponzorstva, često ćete videti prostoriju za razbijanje nazvanu nakon sponzora koji učestvuje. Ovo ima smisla, jer je to odličan način da istakne učesnike konferencije. Međutim, jedna stvar koju ne želite da uradite je da preklapate imena vaše sobe. Na primjer, ako je mesto definisalo vašu glavnu sjednicu kao Banket Room 4, onda je potrebno te informacije uključiti na vaše oznake i programe. Prateći ovaj protokol pomoći će svima, od menadžera do dženera, direktno izgubiti prisutne na tačnoj lokaciji. U suprotnom, izgubljena duša u potrazi za kreativno nazvanom "Zlatna soba" može preći na nekoliko ljudi pre nego što dobije odgovarajuće informacije.
Koristite Velcro da biste dodali fleksibilnost na vašu signalizaciju
Ovo je jednostavan trik koji će vam uštedjeti mnogo problema na dan događaja.
Napravite nekoliko općih smera sa strelicama Velcro koje možete promeniti po potrebi. Neke saobraćajne obrasce je nemoguće predvidjeti, a imajući fleksibilnost da postave smernice u nečemu možete spasiti od katastrofe. Pored iste linije, možete takođe iskoristiti funkcionalnost Velcro-a kako biste ponovili znakove za buduće događaje.
Na primjer, znakovi parkiranja i umivaonika su vrste stvari koje možete koristiti za praktično svaki događaj.
Uverite se da se vaši znaci izdvajaju od odmora
Zajednička gripa za planere događaja je nedostatak prevalentnih znakova događaja koje pružaju hoteli i konferencijski centri. Najjednostavniji način da prođemo ovo je preuzimanje odgovornosti za sve potrebe za signalizacijom. Naravno, ima smisla da napravite popis raspoloživih in-house opcija, ali ne zaboravite da ćete možda morati dijeliti neke od ovih resursa sa drugim događajima na mjestu događaja. Znameniti znakovi koji se izdvajaju od suptilne oznake mesta su mnogo više prepoznatljivi za vaše goste. Ljudi imaju tendenciju da šetaju pored kućnih oznaka, pa se uverite da je vaš brend ili logo jasno prikazan kako biste privukli pažnju.
Prvo gadite svoje gosti na prednja vrata
Nemojte sačekati prisutne da uđu u imanje pre nego što počnete da ih usmeravate. Ulazni i parkirni znakovi su od ključnog značaja za to da se učesnici parkiraju i uđu u zgradu na odgovarajućem mestu. Vjeruj mi; ne želite da budete osoba koja pozdravlja registraciju koji je upravo napustio pola milje jer su se parkirali na pogrešnoj strani zgrade! Dobra strategija signalizacije počinje na prvom mestu, a gost će pristati na imovinskoj osnovi.
Nikad ne potcenjujte moć ljudske interakcije
Bez obzira na to kako vam se čini da su vaši znakovi privlačni, oni nikad ne mogu zameniti vrijednost prijateljskog lica. Greeters, korisnici i službenici za parkiranje uvek će biti najbolja odbrana od izgubljenih i iritiranih prisutnih. Većina konferencijskih centara nudi ove usluge po satnim cijenama ili možete prijaviti volontere iz vaše organizacije. Strateško postavljena tabela za registraciju će ublažiti neke od potreba za osobljem, ali se pobrinite da prođete kroz imovinu lokacije i identifikujete lokacije na kojima će se vaši gosti možda izgubiti.
Najbolji pristup razvijanju dobre strategije signalizacije događaja je da baci sve vaše pretpostavke van prozora. Svaki hotel i konferencijski centar ima određeni nivo oznake zaliha, ali se ne smijete osloniti na to kao primarni izvor uputstava za vašu konferenciju.
U svetu u kojem se oglašavanje gurne na nas iz svakog ugla, efektni događaji moraju da se izdvoje i da privuku pažnju svojih prisutnih. Ovo može biti jednostavno uključivanje logotipa konferencije na sve znakove ili još sigurnije, određeni član osoblja da se nasmeši i odgovori na pitanja dok gosti dolaze.