Teško je planirati budžet za događaje, osim ako imate dobru ideju o tome koje će troškove nastati. Ovo se čini dovoljno očiglednim, ali troškovi vezani za planiranje događaja mogu da potiču iz više različitih mesta. Samo kada mislite da ste identifikovali sve svoje kategorije troškova, još jedan se pojavljuje da biste vas poslali nazad na crtež za crtanje. Da bismo to sprečili da vam se dogodi, sastavio sam ovaj plan troškova planiranja događaja koji treba imati u vidu prilikom kreiranja budžeta.
Troškovi na licu mesta
Uključeni su troškovi i naknade koje se obično naplaćuju po događaju . Ovo je često najskuplja kategorija, ali je i najjednostavnije predvidjeti, jer ćete dobiti formalno procjenu troškova da biste unaprijed pregledali. Kako se to kaže, ne zaboravite da uključite varijabilne troškove koji se mijenjaju sa vašim brojem prisustva. Ugostiteljstvo je dobar primer ovoga jer će se troškovi hrane povećati sa svakim dodatkom u vašem spisku.
Troškovi održavanja
- Iznajmljivanje sobe
- Sigurnosni depozit
- Pokrivenost osiguranja
- Parking
Prehrana i ugostiteljstvo
- Obroci
- Piće
- Tarife za barmen / server
- Porez i naknade za usluge / naknade
Audio / vizualni
- Mikrofoni
- Ekrani i projektori
- Pristup Internetu
- Druga specijalizovana oprema
Dobavljači treće strane
Ova kategorija predstavlja sve stavke i usluge koje isporučuju proizvođači van mjesta domaćina. Svaki će vam računati nezavisno, tako da je važno držati bliske tabove sa svima sa kojima radite.
Korišćenje tabele pomoći će vam da organizujete kontakte prodavača zajedno sa troškovima koji su povezani sa njihovim uslugama.
Event Rentals
- Posteljina, Stolovi za pregradu i stolice
- Šatori, Staging i zabavne atrakcije
- Fizičke tačke koje ne obezbjeđuje mjesto
- Rad i isporuka za instalaciju / Teardown
Décor Vendors
- Accent Lighting
- Cvijeće i centri
- Baloni
Zabava
- Muzičari ili DJ
- Zvučnici za zvučnike
- Contract Riders (hrana, smještaj, prevoz)
Troškovi proizvodnje
Proizvodnja obuhvata sve osoblje i resurse potrebne za planiranje i izvršenje događaja. Ovi troškovi počinju u trenutku kada se događaj sanja i nastavi kroz papirima posle događaja. Ukratko, ova kategorija predstavlja troškove organizovanja događaja, privlačenja polaznika i upravljanja administrativnim elementima.
Marketing i registracija
- Štampanje i dizajn rad
- Oglašavanja
- Pozivnice
- Upravljanje registracijom
Planiranje i organizacija
- Naknade za planiranje događaja
- Redovni i privremeni radnici
- Uredski pribor
- Troškovi komunikacije
- Putne troškove
Administrativni troškovi
- Salari zaposleni zadaci
- Računovodstveni troškovi
- Pravne naknade
- Konsultant takse
Prekovremeni troškovi i vanredni fondovi
Ne postoji magični broj za ono što bi trebali izdvojiti za neplanirane troškove, ali definitivno morate očekivati neočekivano. Neki planeri događaja predlažu budžetiranje od pet do deset procenata u odnosu na očekivane troškove, dok drugi biraju okrugli broj za rad. Veći događaji bi, naravno, trebali više izdvojiti jer se nadgledanje koje se fakturiše po osobi može pretvoriti u hiljade dolara.
Svrha ovog pregleda je da vas upozna sa različitim vrstama troškova planiranja događaja koji mogu doći. Svaki događaj je jedinstven , tako da vaš može uključiti više ili manje stavki koje su ovdje navedene. Važno je znati odakle dolaze do vaših troškova. Prezimanje troškova koji su povezani sa određenim prodavačem ili kategorijom mogu uticati na vaš budžet, ali najgori scenario je potpuno zaboraviti na trošak dok ne stigne račun.