Kako je APEX inicijativa promenila planiranje korporativnih događaja

Originalni pritisak da standardizuje komunikaciju u industriji događaja

Jedan od najčešćih zahteva među planerima za korporativne događaje i planiranje sastanaka je standardizovani softver za planiranje događaja koji će pomoći u komunikaciji između industrijskih profesionalaca i ukupne efikasnosti. Dok jedan potpuno standardizovan i propisan sistem ili softver još nije usvojen u čitavoj industriji, Konvencijski savet za industriju (CIC) pokrenuo je inicijativu koja je pružila neprevaziđeni smer za planere događaja, industrijske profesionalce i na kraju planove razvoja softvera širom nacije sa ono što je poznato pod nazivom APEX.

Razmjena prihvaćene prakse CIC-a

APEX označava "Exchange Accepted Practices", inicijativu Konvencije Industrijskog Vijeća (CIC) koja je pokrenuta da objedini čitav sastanak, konvencije i izložbene industrije radi razvoja i implementacije dobrovoljnih standarda za softver za planiranje događaja i drugih alata. Uprkos svojoj dobrovoljnoj prirodi, to je bio mjenjač igre u industriji.

Više od 2500 članova industrije u 60 gradova širom SAD-a i Kanade učestvovalo je u praktičnim razgovorima, a više od 350 profesionalaca u industriji bilo je uključeno kao dobrovoljci od 2001. godine. Kroz saradnju, oni koji su bili uključeni u APEX-u su se nadali da će definisati prihvaćenu industriju prakse, koje bi definirale standarde za softver za planiranje događaja i druge alate. Ova inicijativa se na kraju razvila u kreiranje APEX alata za planiranje događaja, koji uključuju niz resursa za planere događaja i nastavak razvoja novog softvera za planiranje događaja.

APEX Alati i resursi

Još 2001. godine, inicijativa APEX-a bila je jedini industrijski i kohezivni pritisak za razvoj standarda za alat za planiranje događaja. Na kraju, to je dovelo do razvoja alata, predložaka i preporuka za najbolje prakse koje mnogi planeri događaja i danas koriste u nekom obliku. Svi resursi su i dalje dostupni za online upotrebu ili dostupni za preuzimanje u Microsoft Word formatu PDF-a.

Alati su dostupni besplatno.

1. Online APEX Industrijski rečnik
   Ovaj interaktivni online alat je sveobuhvatna referenca za terminologiju, žargon i akronime koji se koriste tokom sastanka i događaja industrije. To čini odličan resurs za obezbeđivanje konzistentnosti uslova i i dalje se pokazuje kao korisno sredstvo za obuku za nove zaposlene.
2. Šablon ESG (Vodič za specifikacije događaja)
   Planeri događaja su koristili izraz "nastavak" da referenciraju specifikacije sastanka. Akronim ESG (koji se odnosi na vodič za specifikacije događaja) zamenio je ovaj izraz nakon lansiranja APEX-a sa standardizovanim alatom koji se koristi pri pripremi i dijeljenju kompletnih uputstava i detalja za događaje svih veličina.
3. APEX Housing & Registration
   Ove prihvaćene prakse su razvijene za prikupljanje, izveštavanje i preuzimanje kompletnih podataka o smeštaju i registraciji za sastanke, konvencije i druge događaje. Takođe se pokazao kao resurs za bavljenje stambenim pitanjima, kao što su davaoci stanova, internetska pitanja, međunarodno stanovanje i objelodanjivanje.
4. PER (Post-Event Report) šablon
   Zamena starih izveštaja o istoriji, Post-Event izveštaja ili PER je i dalje format prihvaćenog događaja i sastanaka za prikupljanje, čuvanje i deljenje tačnih i temeljitih izveštaja o događajima svih vrsta (mada postoje nove verzije u razni programi).

1. Zahtjev za predlog (RFP) Šablone
   Zajedno sa bijelim papirom objavljenim od strane CIC-a u saradnji sa delegatima APEX-a i Global Business Travel Asocijacije (GBTA), CIC još uvijek nudi standardne RFP formate koje se bave osnovnim informacijama i jedinstvenim potrebama za raznovrsnim različitim potrebama RFP-a, uključujući: audiovizuelnu, odredišnu firma za upravljanje, izvođač radova, jedan objekat, prevoz, raspored funkcija i postavljanje funkcija. Ovi predlošci olakšavaju traženje ispravnih informacija, upoređivanje odgovora i donošenje odluka na osnovu kojih se donose odluke.

Resursi za planiranje događaja i softver

Cilj inicijative APEX industrije Savjeta za industriju je bio da fundamentalno promijeni način na koji su profesionalci komunicirali kroz sastanke i događaje od planera događaja do dobavljača, dobavljača, izvođača radova i drugih stručnjaka za usluge događaja.

Prije APEX-a, standardizovane smjernice, najbolje prakse i konačno njene online alate i izvori, komunikacija je bio glavni izazov za profesionalce u industriji.

Mnogo se promijenilo od ranih 2000-ih godina. Iako je ideja za APEX i ove ciljeve počela još 1997. godine, a CIC se uglavnom usredsredila na konceptualnu fazu 2000-2004. Koja čeka na lansiranje do 2004. i 2005. godine. Od pokretanja APEX standarda i alata, mnogih drugih resursa i događaja softver za planiranje je razvijen, ali nijedan autoritet nije poništio CIC u propisivanju industrijskih standarda u praksi.