Kako planirati mali sastanak

Čak i najmanji poslovni susreti zahtevaju pravilno planiranje kako bi se osiguralo da su sve potrebe i ciljevi ispunjeni za sve uključene. Da bi bio efikasan, postoji redosled operacija koje treba pratiti kako bi se spriječilo da detalji okliznu kroz pukotine . Dole navedeni su 8 osnovnih koraka za planiranje vašeg sledećeg sastanka.

Izaberite svoju temu i lokaciju

Ovaj korak predstavljaju dve promenljive koje će vaša publika želeti da znaju pre bilo čega drugog.

"Gde i zašto" sastanka će odmah uticati na to ko će biti pozvan i da li će ili ne prisustvovati.

Mjesto koje izaberete utiče na ukupan sastanak i utiče na čoveka i druge odluke koje ćete morati da uradite prilikom planiranja događaja.

Identifikovati učesnike

Veliki deo vođenog fokusiranog i produktivnog sastanka izbjegava odvraćanje pažnje, a to znači ograničiti pozive na najviše donosioce odluka. Postoji tendencija korporativne kulture da uključi sve povezane partnere u komunikaciju, ali možete povećati proizvodnju eliminacijom saradnika koji bi mogao da uspori napredak uz nevažne diskusije. Umjesto da pozivaju učesnike bez glasanja, ohrabrujete ključne prisutne da razgovaraju sa svojim potčinjenim pre nego što dođu na sastanak.

Ponuda tri datuma i vremena

Budite pažljivi kako se raspitujete o dostupnosti svake prisutne. Lako je otvoriti "Pandorinu kutiju" problema kada je u pitanju planiranje obostrano korisnog datuma za vaš sastanak.

Jedan od načina da to izbegnete jeste da ponudite nekoliko datuma i vremena, zatim pitajte svaku osobu koja najbolje radi. Ako imate sreće onda će jedan od datuma odgovarati za sve. Ako ne, nemojte se bojati da pitate izvanredne strane da li mogu prilagoditi svoj kalendar da bi se prilagodio većini.

Napravite putanje

Od presudnog je značaja da se raspiše o kojim temama će se raspravljati zajedno sa ko će voditi svaki segment sastanka.

Planeri bi možda trebali tražiti savjet od vrhovnih direktora kako bi precizno kreirali putanje. Nakon završetka prvog nacrta, treba ga podneti grupi na odobrenje.

Diskutujte o potrebama prezentacije

Postoji mnogo različitih načina da se grupama predstavi ideja, a svaki zakazani govornik će imati svoje želje. PowerPoint funkcionalnost, pristup internetu i bele ploče su samo neke od komponenti koje ćete morati da organizujete. Budite proaktivni u traženju ovih detalja i pratite ih da biste ih potvrdili nekoliko dana pre sastanka.

Raspored cateringa

Ključ za naručivanje hrane za male sastanke je održavanje funkcionalnog menija. Ne želite da ugostiteljstvo ometa bilo koji aspekt biznisa, pa izbegavajte previše formalne obroke ako je moguće. Ako se zatraži ručni sat, pokušajte da rezervišete susednu prostoriju za obrok, tako da se prisutni mogu vratiti na sastanak što je prije moguće.

Pošaljite finalne podatke

Otprilike sedam dana pre događaja želite da pošaljete konačnu kopiju itinerera i detalje svakom učesniku. Ovo treba da sadrži sve što je naređeno za dan. Takođe uključite uputstva, informacije o parkingu, brojeve soba i hitne kontakte.

Ako radite sa rukovodiocima onda kopirajte njihove administrativne pomoćnike i na e-poštu.

Dan sastanka

Kao planer sastanka, vaš posao je da se pobrinite da se događaj uspešno pokrene. Naravno, želećete da stignete na lice ranije da biste pregledali prostoriju i upoznali se sa ugostiteljskim i A / V koordinatorima. U zavisnosti od lokacije, možda ćete želeti da postavite oznake kako bi svi pronašli put do sobe.

A tu imate - osam relativno jednostavnih koraka za planiranje uspešnog malog sastanka.

Izvršavanje svakog koraka očigledno će uzeti vrijeme i marljivost s vaše strane, ali komuniciranje vaših planova sa učesnicima je pola bitke. Što više ljudi zna šta očekivati ​​od sastanka, to će biti spremniji da se upute u posao.