Kontrolna lista planiranja sitnih događaja

Mali događaji imaju mnogo više fleksibilnosti kada su u pitanju mogućnosti sa mestima, aktivnostima i interakcijama. Na kraju, jednostavno je lakše raditi sa potrebama manje grupe. Naravno, planeri i dalje trebaju biti kreativni ako želite da dan dobro protiče i zbog toga sam napravio kontrolnu listu stavki koje treba razmotriti prilikom koordinacije malih događaja.

Počnite sa osnovama

Najbolje ideje počinju dobrim temeljima, tako da je važno postaviti okvir vašeg događaja pre nego što gledate predaleko.

Stvari poput datuma, vremena i itinerera treba da budu završene pre nego što pređemo na sve složene detalje.

Izaberite pravo mjesto

Imaćete lakše pronaći prostor za manju grupu, ali pragovi kapaciteta će biti jači. Ako se vaš događaj širi od 50 ljudi do 100, možda ćete morati da pređete u veću prostoriju u zavisnosti od kapaciteta vašeg lokaliteta. Uopšteno govoreći, lakše je ići u manju, zato kupujte sobu koja može da primi vašu najveću projekciju prisustva.

Izradite strategiju marketinga

Čak i ako ste domaćin "besplatnog događaja", ipak ga morate predstaviti na način koji podstiče prijave . Ljudi žele da znaju kako će imati koristi od prisustvovanja tom prilikom, a način na koji pričate vaše pozive i marketinški materijali mogu imati veliki uticaj na to da li će se oni pojaviti ili ne. Dok vaš događaj verovatno zvuči uzbudljivo za vas, pravi izazov je da se i drugi uzbuđuju.

Budžet po osobi

Jedna mana u manjim slučajevima je to što one obično koštaju više po osobi, jer cijene hotela i ugostiteljstva padaju kako se povećavaju količine. Da bi stvari bile još komplikovanije, 20% pad broja za mali događaj ima potencijal da utiče na vaš status grupnog određivanja cijena. Imajući to u vidu, želite troškove budžeta po osobi ispod najnižeg projektovanog broja pohađanja.

Ako to učinite tačno, onda će se vaša marža profitiranja povećati za svaku osobu koju dodate u projekciju.

Igraj na svoje snage

Male grupe pružaju više mogućnosti za organizovane diskusije, pa iskoristite ovo u svoju korist prilikom planiranja itinerera. Malo je zabavno da se "razgovaraju" celim danom, zbog čega mnogi mali događaji nude grupne sesije ili opcije izbijanja. Čak i grupni projekti mogu se integrirati pod pravim okolnostima. Pomislite na načine da učesnike uključite u dijalog jer će to povećati stopu zadržavanja svake prezentacije.

Uključite pitanja i odgovori i povratne informacije

Najbolji način da se skočite na planiranje vašeg sledećeg događaja jeste da slušate povratne informacije od trenutne. Ostavite dosta vremena za pitanja na kraju svakog segmenta. Takođe možete postaviti pitanja od osoblja da biste započeli razgovor. Obrasci za povratne informacije su dovoljno jednostavni za uključivanje u vaše pakete informacija, ali obavezno upućujete učesnicima na to kako želite da ih pošalju.

Dodaj umrežavanje po događaju

Dobra mrežna funkcija može dodati ogromnu vrednost svim učesnicima. Ako ste bili efikasni u podsticanju dijaloga između učesnika, onda bi svi trebali do kraja do kraja znati nešto o jednoj drugoj.

Uvek pomaže da se hrana postavi na ovakvu funkciju, a možda čak i želite da regrutujete obaveze pre dana događaja. Kako kažu, ništa ne izaziva publiku kao gomilu, tako da budite proaktivni u promovisanju svih funkcija nakon događaja.

Mali događaji imaju potencijal da budu bogato i nagrađivano iskustvo za sve, ali vam je potrebno svakog minuta planirati u vidu publike. Dobra vest je da se to olakšava svaki put, jer ćete precizno shvatiti o čemu se vaši gosti nadaju.