Registracija je prva tačka kontakta sa vašim gostima, a glatka prijava održava visok nivo uzbuđenja i podešava ton za odličan događaj. Sa druge strane, neorganizovano i dugotrajno iskustvo može napustiti gužvu sve dok se vaš događaj ne pokrene. Sa toliko vožnje na tabeli za registraciju, definitivno želite da to ispravite prvi put. Pratite ovu listu od suštinskog značaja kako biste osigurali dobar početak.
Veći je bolji
Jednostavna matematika nam govori da će velikim gomilom biti potrebno više radne snage ako želite da izbegavate dugačke linije. Preporučujem jednog prisustvovača za svakih sto gostiju, i jedan plutač za svaku dvesta gostiju. Što se tiče stola potreba , pretpostavite dva prisutna po tabli od osam stopa i dodajte dodatnu tablu ovoj obračunu za potrošni materijal i radni prostor.
Ostani povezan
Ne želite da trčite kroz hodnike koji traže utičnicu za napajanje ili internet vezu, tako da budite sigurni da ove linije unapred izaberete za vašu stolu. Takođe ćete želeti da unesete laptop čak i ako ne planirate da ga koristite. Online pristup može biti zgodan ako trebate provjeriti e-poštu ili pomoći izgubljenim gostima pronaći svoj put do i od mjesta održavanja. Na kraju, ali ne i najmanje važno, proverite situaciju osvetljenja. Ako je hodnik slabo osvetljen, možda ćete želeti da dodate nekoliko desk lampica kako biste mogli da čitate svoje liste.
Nemojte zaboraviti kancelarijski materijal
Svaki planer bi trebao imati kutiju sa napunjenim kancelarijskim materijalima poput trake, makaze i asortimana markera.
Drugi važni predmeti za vašu listu pakiranja uključuju prazne oznake za nametanje, brojeve tablica i rezervisane znakove za upotrebu po potrebi. Da, vaše mesto će imati pristup većini ovih stvari, ali vrijeme i frustracija koju spasite time što ih imate pored vas je neprocenjiva.
Expedite Answers
Jedan od najvećih poremećaja u vašem "registracionom ritmu" biće ogroman broj jednostavnih pitanja koja dolaze od dobrovoljaca i do učesnika.
Ovu istragu možete sprečiti da usporite registracionu liniju postavljanjem tabele pomoći. Biće vam zaprepašćena koliko efikasnija tabela za prijavu može da se pokrene kada imate posvećenu osobu koja odgovara na pitanja poput "gde je kupatilo?"
Ostanite otvoreni
Neophodno je zadržati barem jednu osobu u tabeli za registraciju tokom cijelog događaja. Ne želite relativno manji problem snežnoj kugli u nešto veće jer niko nije bio na raspolaganju za pomoć. Ovo se obično dešava kada su gosti prisiljeni da traže drugde kada se vaš tim ne može naći. Potrebno je samo jedno loše vreme za odmor u kupatilu kako bi poslali nestrpljivog prisutnog u kuhinju kako bi tražili salatu bez luka!
Zadržite svoje prijatelje
Postoji nekoliko kontaktnih brojeva koje želite da dobijete pre nego što se događaj pokrene. Prvi je mobilni broj za vašeg koordinatora mesta. Neće biti vremena za prebrisati zgradu kada se papuče u kupatilu ispadne, tako da je ovaj broj apsolutno neophodan. Još jedan dobar broj koji ima pitanja vezana za hranu jeste menadžer cateringa. Na kraju, potvrdite najbolje brojeve službi za hitne slučajeve policije i vatrogasnih službi. Neki hoteli imaju svoje osoblje za sigurnost koji su često najbolja tačka kontakta u ovim situacijama.
Tabele za registraciju treba da pruže više od znakova dobrodošlice i imena. Iz perspektive gostiju, oni predstavljaju centar za korisničke usluge za vaš događaj. Međutim, da bi se zadovoljili ovim očekivanjima, morate biti spremni. Na kraju krajeva, ako gosti ne mogu proći kroz registraciju, ostatak vaših planskih napora će ostati neprimećen.