Kako planirati neverovatnu zabavu za zaposlene od početka do završetka

01 - Osnovni elementi događaja na odmoru

Naravno, kao i svaki drugi događaj ili projekat, morate kreirati plan projekta koji identifikuje detalje događaja za zabavu za zaposlene. Tema, mjesto, vrijeme, datum, broj gosta, izbor hrane i pića, dekor i dnevni red događaja moraju se razmotriti pre nego što počnete da izvršavate svoj događaj.

Svima dobrim stranama je potrebno da ovi ključni elementi budu uspešni, ali ne moraju sve biti postavljene na kamen pre nego što počnete da izvršavate ispunjavanje vaših potreba (kao što su obezbeđivanje mesta, rezervacija ugostitelja ili planiranje dnevnog reda).

Iako postoji mnogo načina pristupa ovim odlukama, a odluke za ideje višeg nivoa poput teme i vremena često padaju na rukovodioce kompanije umjesto proizvođača događaja, najbolje je raditi s timom da odlučite koji su detalji ispravni za vaše specifične kompanija.

02 - Izaberite najkoračnije vreme za održavanje događaja

Nažalost, svako ne može imati priliku da učestvuje u događaju, jer neko mora da se zadrži i odgovori na pozive i pitanja kupaca. Ali događaj za ručak omogućava organizaciji da kontroliše troškove i smanjuje obaveze prema osobnom vremenu i obavezama zaposlenih.

Očigledno je da, ukoliko organizacija ne organizuje program ručka, onda će biti domaćin večernji događaj, koji omogućava prisustvu više zaposlenih, ali se često može uzeti sa višim troškovima, zavisno od toga koje veče u nedelji održava događaj.

Pa kako dobiti najveći udarac za novac ? Iako neki misle da je petak najbolji dan održavanja događaja, jer će većina zaposlenih biti van vikenda, petak je najpopularniji dan u nedelji u restoranima i drugim mestima - najskuplji put. Nekoliko organizacija će želeti razmotriti nedjelju uveče, pa izgleda da je sljedeća najbolja opcija možda u ponedjeljak uveče.

03 - Razmislite o gostovanju stranke u van sezone

Početkom oktobra i krajem januara su odlična vremena za održavanje godišnje partije za procenu pošto možete pronaći povećanu dostupnost opcija za mjesto mjesta, uštedjeti novac za troškove ugostiteljstva i potencijalno dobiti bolje dogovore o partijskim paketima tokom ovog događaja van sezone.

Jedan nedostatak stvaranja godišnje stranke za procenu umjesto slave zajedničkih godišnjih praznika jeste to što zaposleni možda to ne bi zapamtili kao tradiciju, kao i božićne ili novogodišnje stranke. Želite da budete sigurni da ćete napraviti opkladu oko događaja ako to nije tradicionalna zabava za praznike.

04 - Izaberite tim koji će pomoći da izvrši događaj

Odlučivanje prave veličine tima i odabira najboljih članova tima su od suštinskog značaja da vaš događaj uspije sa što manje moguće poteškoća. Međutim, na kraju se ne radi o veličini komiteta, već o kvalitetu onih koji rade na njemu koji određuje kalibar tima za planiranje događaja.

Manja grupa pojedinaca verovatno će učiniti planiranje efikasnijom i isplativijom, ali mnoge organizacije uključuju veliki odbor pojedinaca tako da se glasovi više zaposlenih predstavljaju u fazi planiranja i izvršenja. Međutim, vreme provedeno za planiranje ovakvog događaja može zavisiti od svakodnevne produktivnosti onih koji su uključeni, tako da biste mogli razmisliti o uspostavljanju manjeg tima osoba koje su ovlaštene da donose odluke za veću grupu.

Odabir ovih pojedinaca za njihovu sposobnost da pozitivno utiču na druge zaposlene i koriste zadatak kao nagradu ili podsticaj za one koji su izabrani. Organizator planiranja događaja treba da radi sa osposobljenim liderom u ljudskim resursima ili marketingom - nekim ovlašćenim za odobravanje plana - da pomogne u donošenju odluka i odabiru najboljih članova tima.

05 - Kreirajte Cost-Effective Holiday Party Menu

Obloženi obroci su često ekonomičnije od bifea, a mogu se predstaviti mnogo elegantnije nego da svi stoje u redu i služe sebi.

Naravno, vaš meni treba da pojačava temu vašeg događaja i pokušajte da izaberete stavke koje sadrže boje ili brend vašeg događaja, ali to ne znači da bi trebalo da iznajmite skupe posteljine za dekoraciju i ostale materijale.

Izbor skromnih predmeta ili svežeg voća za centreke, ograničavanje potrošnje alkohola i hosting na mjestu gdje su standardne dekoracije za praznike i opcije za određivanje cena hrane su takođe odlični načini da se smanjuju troškovi dok se zaposlenima daju dobro iskustvo.

06 - Odlučite o nivoima i granicama konzumiranja alkohola

Ipak, većina zaposlenih ne želi da prisustvuje društvenom događaju koji ne sadrži neki oblik alkoholnog pića. Iz tog razloga, želite da smanjite izbor pice ili čak stvorite koktele za jeftin potpis kako biste smanjili troškove i spustili nivo opijenosti.

Takođe možete razmotriti ograničavanje izbora samo na vino, rano zatvaranje bar i ponuditi piće samo tokom obroka kako biste dodatno smanjili troškove i ograničili količinu zaposlenih koji piju dok predstavljaju kompaniju na vašem događaju.

07 - Podsjeti zaposlenike u odgovarajućoj etiketi

Etiquette greške koje se izbegavaju na prazničnoj stranci uključuju izbjegavanje prekomjernog pijanja, jedenja, razgovora ili žaljenja, stiže suviše rano ili kasno napuštaju, nosi nepravilnu odjeću i donosi prekomjerne goste - a sve to ne samo da utiče na iskustva drugih na događaju ali i troškove kompanije.

Iako je godišnja zabava za kompaniju namenjena da zajedno dovede tim i smanji inhibicije koje se najčešće nalaze na radnom mestu, podsjetite svoje goste da i dalje predstavljaju kompaniju, čak i kada prisustvuju ovom događaju nakon radnog vremena i zbog toga se očekuje da se ponašaju na način pogodan za radno mesto.

08 - Razmislite o uspostavljanju razmene poklona

Generalno, mnoge organizacije zapravo uključuju razmjenu poklona između zaposlenih na strankama za odmor. Međutim, ako je organizacija veća, verovatno je to najbolje na nivou odjeljenja, a ne na događaju na svim zaposlenima, jer se organizovanje na ovakvom nivou može pokazati teškim - pogotovo ako niste upoznati sa određenim odjeljenjima i njihovim zaposlenima.

Međutim, ako postoji razmena poklona, ​​možda će biti najbolje ako domaćin ili organizator zatraži finansijski limit poklona - možda 10 dolara - kako bi izbjegli probleme vezane za poklon cijene.

Pored toga, postavljanje "bijelog slona" ili slične vrste sveobuhvatne poklone razmene, gdje su svi u kompaniji poželjni da učestvuju na pojedinačnom nivou, može pomoći u sprečavanju organizacionih noćnih more ili pojava kada jedan gost ne dobije poklon jer je drugi zaboravio da ga donese.

09 - Razmotrite Ako je prikupljanje sredstava pravo za vaš događaj

Hrana, odjeća i igračke drajvove su dio kulture u mnogim organizacijama, dok neki podstiču pokretanje donacije gotovine, ali to ne znači da je vaša kompanija za razmjenu vrijednosti zaposlenih pravo mesto za prikupljanje sredstava.

Iako je veoma korisno povezati određeni uzrok za zabavu, možda bi bilo korisno da organizacija podstakne samo ne-poklon poklone i donacije u naturi, koje bi mogle imati koristi od dobrovoljne pomoći. Na ovaj način, svima je dozvoljena opcija da ponude poklon po vrijednosti koja odgovara njihovim ličnim budžetima.

10 - Procijenite sponzorstva dobavljača za vaš događaj

Neki ljudi mogu misliti da su sponzori prodavaca odličan način da nadoknade troškove njihovog godišnjeg odmora; međutim, planeri događaja i njihovi klijenti možda žele ostati usredsređeni na cilj svoje stranke za odmaranje na cijenjenju zaposlenih, a ne na outsourcing troškove sponzorisanim prodavcima.

Zaposleni često smatraju da troškovi ovih posebnih događaja treba pokriti iz operativnog budžeta poslodavca. Ako organizacija ne može sebi priuštiti da organizuje dvodnevni događaj za svoje zaposlene ili ako nije iz poslovnog plana iz bilo kog razloga, poslodavac ne bi trebao tražiti spoljne prihode da pokrije troškove putem sponzorstava.