Struktura naknada planera događaja

Bez obzira na to da li započinjete poslove planiranja događaja za društvene događaje, poslovne događaje ili kombinaciju oboje, svako ko razmišlja o svom poslu treba svakako biti zabrinut za uspostavljanje fer rate za usluge. Važno je znati kako se naplaćuje za usluge.

Nažalost, odgovor nije jednostavan. Nekoliko faktora dolazi do određivanja stope, uključujući troškove operativnog planiranja događaja , plate i profit.

Realnost je da se stope menjaju zavisno od toga gde vi poslujete svoje poslovanje, vrste projekata koje uzimate i šta je tržište spremno platiti.

Takođe zavisi od vašeg ciljnog tržišta. To jest, vaš klijent ili prospekt će imati ciljni budžet na umu, a vaše usluge moraju biti konkurentne unutar tih parametara.

Načini planiranja događaja strukturiraju njihove naknade

Ipak, ako želite da započnete posao sa punim radnim vremenom ili čak punim radnim vremenom, ima približno pet načina da se strukturira vaša nadoknada za takmičenje i citirate svoje naknade svojim klijentima:

Za sledeća objašnjenja i primjere, pretpostavimo da želite da zaradite u proseku 75 dolara po satu za svoje usluge.

Naknade zasnovane na brzoj projektnoj stopi

Mnogi klijenti vole da znaju koliko će koštati projekat, uključujući sve naknade. Kao planer događaja , da biste to ponudili, morate odrediti fiksnu naknadu i odrediti koje će usluge biti pokrivene za tu količinu.

Ovo stavlja odgovornost za upravljanje budžetom direktno na vas, planera i zahteva predviđanje različitih scenarija u kojima se okolnosti mogu promijeniti. U ovom scenariju, klijent se može direktno ugovoriti sa planerom događaja da koordinira svu logistiku, ugostiteljstvo, mesto održavanja, troškove smeštaja itd.

Plaćeni projektni troškovi se obično koriste za pakirane događaje, kao što su oni koji se nalaze kod sportskih marketinških programa i mogu se izračunati po osobi sa mnogim odredbama i ograničenjima.

Na primer, pretpostavite da su angažovani da organizujete jednodnevnu istorijsku turu za 15 gostiju. Vaš klijent želi da navedete fiksnu naknadu za prevoz, privatni vodič, ručak i sve / sve ulaznice za mesta; međutim, ona takođe zatraži da obezbedite razdor na visokom nivou za svaku cenu troškova.

U ovom scenariju, morate pregovarati / izračunati troškove svih usluga, uključujući vreme i citirajući ukupan iznos za troškove. Odgovornost / rizik planera događaja će biti za identifikaciju potrebnih depozita, plaćanje svih usluga i odgovornost za sve uslužne ugovore.

Naknade zasnovane na procentu troškova

U prosjeku, najkvalifikovaniji planeri događaja bi se trebali osjećati prijatnim uz naplatu između 15-20% ukupnih troškova događaja kao dio njihove naknade. U zavisnosti od složenosti programa i količine vremena koje je potrebno za planiranje i izvršenje događaja, ponekad je to dovoljno da pokrije celokupan trošak planera i izvor profita.

Na primer, pretpostavite da su angažovani da organizujete privatnu večeru u ekskluzivnom restoranu za 40 gostiju sa prosjekom od 175 dolara po osobi.

Procenimo da vam treba ukupno 15 sati da se sastanete sa svojim klijentom, da planirate, prisustvujete i završite sve što sledite na ovom događaju. Ako naplaćujete stopu od 18% ukupnih troškova, zaradićete samo malo više od ciljane satne cene od 75 dolara po satu:

$ 175 x 40 gostiju = $ 7,000 x 18% = $ 1,260
15 sati x $ 75 / hr = $ 1,125

Ako se klijent ugovara sa vama za sve usluge direktno, trošak nadoknade za klijenta bi iznosio ukupno 8,260 dolara.

Naknade po časovnoj stopi

Neki klijenti preferiraju planeru događaja da citira satnu cenu za usluge i procenjuje ukupan broj sati za upravljanje i izvršavanje datog programa klijenta. Možda izgleda slično ravnomjernom projektnom nivou, ali omogućava više fleksibilnosti od strane obe strane da se prilagode promjenama koje mogu biti potrebne na tom putu.

Mnogi planeri poslovnih događaja će računati po satu za usluge. Klijentu dozvoljava da zna koliko će koštati vašu uslugu i omogućiti mu da izračunava razumni budžet. Često, razlog za to je što klijent želi bolje da se nosi sa neočekivanim troškovima.

Uvek zapamtite da definišete pažljive parametre oko očekivanja, tako da se obe strane slažu o tome koje će usluge biti pružene. Kao planer događaja, trebalo bi da uključite referencu na fakturisanje za sve razumne poslovne troškove koji mogu nastati.

Neki planeri događaja mogu označiti operativne troškove kao što su isporuka, iznajmljivanje automobila i drugi razni troškovi za čak 15-20%, dok drugi ne rade; ako to uradite, trebalo bi da otkrijete takve oznake i da unapred dogovorite sa svojim klijentom.

Kada su u pitanju dnevne stope planiranja događaja, takođe je važno odrediti koliko često možete računati za svoje vrijeme.

Na primer, pretpostavimo da vas klijent zapošljava u oktobru da biste organizirali jednodnevni seminar u martu. Vaše usluge se ugovaraju sa izvorima i pregovaranjem za mjesto, ugostiteljske usluge , A / V i doprinose kreiranju sadržaja za ograničen broj komunikacionih stavki (npr. Pozivnice, dnevni red, obrazac za evaluaciju itd.).

Vaš klijent vas takođe angažuje da obezbedite upravljanje na licu mesta. Uspostavite sporazum unapred koji ćete računati za identifikovane usluge u različito vrijeme i podnositi fakture za sve usluge koje se izvršavaju do danas, nedeljno, dvonedeljno ili mesečno.

Prema ovom sporazumu, vi i vaš klijent bi trebalo da izradite detaljnu izjavu o radu koja uključuje očekivane odgovornosti obe strane. Zatim možete procijeniti ukupni budžet toliko sati i razumnih troškova (jasno je o tome šta ti detalji mogu uključiti).

Naknade zasnovane na procentu troškova plus flat fee / satni kurs

Ponekad vas unajmljuju da organizujete događaj, a iz bilo kojeg razloga, klijent preferira stopu zasnovanu na procentu troškova. Međutim, to nije dovoljno za pokrivanje troškova vašeg ukupnog vremena i usluga. U ovim situacijama, razumno je predstaviti svoje naknade po zajedničkom trošku u dvije različite kategorije.

Na primer, klijent vas zapošljava da organizujete događaje povezane sa konferencijom. Vaš zadatak je da organizujete dve privatne večere i izlete za golf, svaka sa 50 gostiju. Ukupni troškovi za ove kombinovane događaje čine oko 20.000 dolara, ali zahteva oko 60 sati vašeg vremena, a složenost ovog projekta može opravdati višu stopu marža. Imajući to na umu, možete doći do vaše konačne naknade za stanovanje + po satu sa sledećim proračunama:

Procenat troškova Procjena:
$ 20,000 x 18% = $ 3,600

Procjena godišnje procjene:
60 sati x $ 75 / h = $ 4,500

Primarni deficit: 900 dolara

Ako dođe do deficita, kao što smo to učinili u gore navedenom primeru, možete izabrati da citirate 15 sati da biste upravljali logistikom više spoljnih proizvođača. Vaš citat može onda da odražava sledeće:

Troškovi subtotalnog događaja: 23.600 dolara
Stanarina: $ 1,125 (na temelju 15 sati od 75 USD / sat)

U ovom scenariju, morate pažljivo utvrditi da ste procijenili svoje vrijeme na odgovarajući način (račun koji pokriva nestandardne operativne troškove kao što su lična putovanja). Kao što se i očekivalo, mali broj klijenata je zadovoljan što kasnije vidi povećanja troškova, osim ako nisu opravdani razlozi.

Naknade po osnovu tarifa koje se mogu koristiti

Drugi način na koji planeri događaja mogu prikupljati naknade za usluge je obezbeđivanje prostora događaja kroz prostorije koji nude povoljnu cijenu. Ovo su obično takse za turističke agencije za rezervacije ulaznica, hotelskih soba i drugih vidova prevoza.

Na primer, mnogi hoteli mogu produžiti povoljnu stopu do čak 10% za sobe za goste i druge troškove.

Iako neki planeri događaja prihvataju povoljne stope kao izvor prihoda za sebe, savjeti klijenti mogu dovesti u pitanje planer događaja za lojalnost kada su uključeni uplaćeni troškovi. Iz tog razloga mnogi zaštićeni planeri će ograničiti sve planske izbore koji uključuju povoljnu stopu ili pregovaraju o neupućivanju cijena za svoje programe i prenose taj izvor štednje direktno na krajnji red svog klijenta.

Nadalje, neki klijenti mogu biti svjesni da postoje opkladne stope i ne očekuju da njihovi spoljni konsultanti računaju pomoću bilo koje druge identifikovane metode plaćanja koje smo naveli i još uvek plaćamo povoljnu cijenu. Uopšteno govoreći, mnogi planeri događaja ne smatraju dobrom formom da bi se u suštini "duplirali" svoj prihodi na ovaj način.

Ako prihvatite naručene tarife, najbolje je da ne plaćate naknade za klijente za svoje usluge koristeći alternativne metode plaćanja.

Postoje scenariji kada su najsmjereniji opkladljivi stavovi, kao što su manje neprofitne organizacije ili udruženja koja mogu angažovati svoje usluge za događaj ili sastanak članstva, a većinu naknada plaćaju direktno učesnici, a ne organizacija.

Drugi scenario može biti ako vaš klijent od vas kupuje klijentske poklone i takođe možete nuditi usluge distribucije promotivnih artikala. U tom slučaju, jednostavno pregovarajte za promotivne artikle i ne naplaćujete za svoje usluge na sat vremena, osim ako vaš klijent nije upoznat sa svim optužbama.