Postoje varijable koje treba uzeti u obzir prilikom odabira. To uključuje cilj vašeg događaja, budžet sa kojim radite, razlog za angažovanje spolja, i dostupni kandidati za posao, a na sreću, postoje izvrsna sredstva koja kompanije mogu koristiti za odabir najboljeg planera događaja ili proizvođača pomažu u stvaranju svog događaja kompanije.
Koristite sledeći vodič kako biste utvrdili da li vam je potreban planer događaja za vaš sljedeći događaj kompanije, a ako ga uradite, kako odabrati najboljeg kandidata za posao.
Odredite svoj cilj i potrebu za planiranje događaja
Većina ljudi misli da zapošljavanje spoljnog planera ili ugostiteljskog događaja počinje određivanjem budžeta događaja , ali istina je da je važnije početi definiranjem zašto želite održati događaj na prvom mjestu. Pre nego što dođete do spoljnog ili unutrašnjeg resursa koji će vam pomoći da planirate taj događaj, želite biti u mogućnosti da podijelite važne ciljeve događaja. Odgovori na vaša relevantna pitanja o tome ko, šta, gde, kada, zašto i kako - biće dovoljno vremena da kasnije napravite prilagođavanja.
Jednom kada definišete svoje ciljeve, nekoliko jasnih ideja će početi da se pojavljuju o tome koja tema i poruka želite da prenesete na vašem događaju, ali što je najvažnije, želećete da odredite koje aktivnosti i usluge vam trebaju spoljni resurs za rukovanje u vaše ime.
Želite da utvrdite koji budžet imate za planera i da li će pomoći izboru lokacije, izgraditi menije i dati preporuke o opcijama hrane i pića, izvornim zvučnicima i zabavi, biti na licu mjesta za potrebe proizvodnje u danima, i / ili pomoći u kreiranju važnih komunikacionih dokumenata kao što su pozivnice i lista gostiju.
Ako planirate svoj događaj sami i još uvek imate neku od ovih potreba, nećete moći da angažujete planera događaja za upravljanje ovim zadacima i odgovornostima.
Koristite lokalne izvore da biste pronašli kvalifikovani planer događaja
Često ljudi misle da je reč o usta najbolji način da se angažuje planer događaja za njihovu jubilejnu zabavu, poslovni sastanak za doručak, vikend povlačenje ili drugu vrstu događaja, iako svakako pomaže, ovo verovatno nije najefikasniji pristup.
Ako pokušavate da pronađete najbolje planer događaja za vašu afekciju, najbolje je istražiti nekoga ko je iskusan i ima snažnu reputaciju unutar zajednice planera događaja. Riječ iz usta pruža mogućnost lakše prodaje za planera koji želi pronaći nove klijente, ali reputacija vršnjaka je veoma efikasna.
Bez obzira na to da li je to društveni događaj ili korporativni sastanak, uopšteno govoreći, pravila angažiranja planera događaja ili ugostitelja ostaju ista: želite unajmiti nekoga ko ima stručnost u kreiranju vašeg tipa događaja.
Razmotrite poglavlja profesionalnih članskih grupa ili provjerite u nacionalnom ili lokalnom poglavlju Meeting Professionals International, Međunarodnog udruženja za posebne događaje, Nacionalne asocijacije rukovodilaca ugostiteljstva.
Takođe je važno da saznamo ko objavljuje članke u svojoj industriji.
Ako želite znati ko ima reputaciju za pružanje usluga ili stručnost na određenom tržištu, provjerite kod lokalnog kongresa i biroa za posjetioce jer su mnogi događaji planeri aktivni članovi, a oni također održavaju odnose sa lokalnim privrednim komorama; drugi način da se izvuče stručnjaci je da dođete do odeljenja prodaje kongresa hotela - oni će dijeliti sa vama kome vjeruju.
Intervjui i diskusije o potrebama događaja kod aplikanata
Većina planera događaja će biti željna čuti o vašem konkretnom događaju, ali u početku im pružiti kratke detalje i fokusirati se malo više na njihovu ekspertizu u početnom krugu intervjua, tokom kojeg vremena trebate smanjiti broj kandidata tri najjača kandidata.
Zatim zatražite od svakog planera događaja ili njihove firme da razmene informacije o svom poslu, iskustvu sa prošlim događajima i kako planiraju za nepredviđene situacije, obraćajući pažnju na način odgovora podnosioca prijave i bilo kakva dodatna pitanja koja on ili ona možda ima za vašu kompaniju, događaj ili njegove ciljeve.
Dobri planeri će vas provesti kroz diskusiju kako biste saznali o ukupnim ciljevima vašeg događaja, vremenskom okviru, budžetu, brojanju gostiju i ličnim preferencama. Dobri planeri će vam postavljati pitanja o vašoj organizaciji i saznati o vašim ciljevima i vašem konkretnom događaju - potražite ove znakove prilikom intervjua kako biste pronašli kandidate koji se izdvajaju od ostalih.
Iako nije uvek moguće susretati nekoga lično tokom prvog kruga intervjua, pogotovo ako je vaš program van grada, ovo može biti kritičan korak u izboru pravog planera ili proizvođača za vaš događaj i kompaniju.
Face-to-face sastanci pružaju uvid izvan stručnjaka ili iskustva planera u njegovom odnosu sa timom u vašoj kompaniji koji će pomoći u kreiranju ovog događaja - želeli biste da izaberete kandidata koji ne samo ima odlične rezultate stvaranje kvalitetnih događaja, ali i onih koji se slažu sa svojim timom.
Smanjivanje opcija i izbor
Nije dovoljno dobro da idete na svoj instinkt, savjete svojih prijatelja, pa čak i kolege i kolege, ili sami sastanak u ličnom susretu - ovo je vaš događaj, a vaše ime i reputacija će biti povezani sa njim - vi ćete potrebno je provjeriti i vaše reference kandidata. Obavezno pitajte imena klijenata sa kojih su kandidati ranije radili, ali i kopirajte u istoriju svakog planera kako biste pronašli događaje koje on ili ona možda nije spomenuo - možete saznati da je on ili ona pokvarila nekoliko događaja sa određenim klijentom koji nije ne pravi njegovu nastavu.
Jednom kada potvrdite da kandidat dobro ide sa vašom kompanijom, demonstrira stručnost u ovoj oblasti i ima prilično dobro shvatanje događaja koji želite da proizvedete sa njim ili njom, vrijeme je da smanjite izbor na jedan i slušate njegove ili njene ideje o događaju. Na osnovu vaših ciljeva i ideja, dobar planer događaja će vam predstaviti plan koji će vam pomoći da postignete svoju temu - ako je privatno veče i večera za intimnu grupu ljudi, planer bi trebalo da vam dođe sa idejama koje uključuju mnoge detalje za vaš program.
U ovom trenutku planer događaja treba da vam predstavi ideje koje će vam osetiti da su uzeli vaš budžet i udvostručili njegovu vrednost. Trebalo bi da bude očigledno na način na koji oni misle svoje vizije za vaš događaj.
Upoređivanje budžeta sa planerom događaja
Na osnovu ciljeva vašeg događaja, moguće je stvoriti opšti smisao koliko će koštati različite elemente vašeg programa, koji će se razlikovati u zavisnosti od vrste događaja koji hostujete i šta to uključuje. Mnogi ljudi koji prvi put organizuju događaj imaju tendenciju da padnu u zamku da žele da planiraju akciju šampanjca na budžetu piva, zbog čega će se mnogi ljudi obratiti planeru događaja za pomoć.
Idealni kandidat će uzeti u kakav budžet ih predstaviti i pretvoriti u nešto čarobno, ali te ideje dolaze po ceni i važno je od vas zatražiti od planera da otkrije sve svoje troškove i potencijalne izvore kako su ti troškovi biće obuhvaćeni i inkorporirani u ukupni budžet - takse za planiranje događaja će se razlikovati od planera do planera ili kompanije događaja za kompaniju događaja.
U zavisnosti od prirode vašeg događaja, od vas će biti zatraženo da obezbedite depozite, dokumentaciju i ugovore planeru događaja i mestima događaja i uslugama koje nude. To je sasvim prihvatljiv način rukovanja biznisom, ali najbolji savet u ovom trenutku je tražiti stručni savjet i nikada ne potpisati ugovor koji nije pregledao vaš vlastiti pravni savjetnik, posebno kada se radi o privatnim licima koji možda nemaju isti resursi velike firme.
Ostanite sa svojim planerom i pripremite se za vatru i rehire
Većina loših priča koje se događaju vezane za planiranje događaja obično su rezultat nedostatka praćenja. Planiranje događaja zahtijeva efikasnu koordinaciju logistike i odricanje od toga osobi treće strane može povratiti vatru ako planer događaja koji ste unajmili nije u potpunosti odgovoran za ciljeve i ciljeve vaše kompanije za događaj.
Iz tog razloga vi kao rukovodilac zapošljavanja trebate blisko sarađivati sa planerom ili proizvođačem kako biste osigurali da svaki element proizvodnje odlazi bez naprezanja - od osiguranja da mjesta i dobavljači budu spremni da događaj obezbedi plaćanja svakom prodavač prije i poslije. To ne znači da većina događaja planeri ne isporučuju svoje obećane usluge; to jednostavno znači da treba osigurati da je logistika potvrđena.
Ako se sve odvija po planu, dobićete uspešan događaj i izvrsni resurs za planiranje događaja za budućnost, ali ako se proces planiranja ne odvija dobro za usluge dogovorene u pisanoj formi, onda je važno provjeriti da li je projekat dobro se uklapa sa planerom.
Iako je razumno biti strpljiv i raditi kroz logistiku i bilo kakve potencijalne nesporazume na putu, ukoliko ne primate usluge koje želite, onda bi trebalo da budete spremni za neke ozbiljne diskusije. Ako morate, budite spremni da otpustite lošeg planera i imate rezervnu opciju u svakom trenutku.